Tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto Vahanen Monitoring Services Oy:ssä
Javanainen, Mari (2020)
Lataukset:
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202003143430
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202003143430
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsitteli M-Files-tiedonhallintajärjestelmän käyttöönottoa Vahanen Monitoring Services Oy:n energiatiimissä. Työn tavoitteena oli kehittää M-Files-tiedonhallintajärjestelmä vastaamaan yrityksen tarpeita luomalla selkeä ja työtehokkuutta lisäävä projektien ja asiakassähköpostiliikenteen eli tapausten käsittelypaikka. Yrityksellä oli käytössä toiminnanohjausjärjestelmä, joka todettiin liian raskaaksi käyttää ja näin ollen ei vastannut yrityksen tarpeisiin. Tärkeä osa käyttöönottoprojektia oli järjestää järjestelmän käyttäjille onnistunut käyttökoulutus.
Työn teoriaosuus käsitteli tiedonhallintajärjestelmiä, käyttöönottoa, projektinhallintaa ja muutosjohtamista. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusotetta. Kohderyhmälle lähetettiin kolme kyselyä Google Formsia hyödyntäen. Ensimmäinen kysely koski käytössä olleen järjestelmän mahdollisia ongelmakohtia, toiveita M-Filesin suhteen sekä perehdytyksen tärkeyttä. Toinen kysely keskittyi käyttökoulutuksen onnistumiseen ja kolmas käyttöönoton onnistuneeseen läpiviemiseen. Kyselyiden ja havainnoinnin perusteella päädyttiin siihen johtopäätökseen, että järjestelmän käyttöönotto sujui hyvin. Työtehtävät selkeytyivät ja tieto oli helpommin löydettävissä yhdestä paikasta. Järjestelmän käyttökoulutukseen oltiin tyytyväisiä. Kehitysehdotuksia järjestelmään liittyen on annettu runsaasti. Järjestelmän kehitystyö yrityksessä tulee jatkumaan vielä pitkään käyttöönoton jälkeenkin käyttökokemuksen lisääntyessä ja toimintatapojen muuttuessa.
Työn teoriaosuus käsitteli tiedonhallintajärjestelmiä, käyttöönottoa, projektinhallintaa ja muutosjohtamista. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tutkimusotetta. Kohderyhmälle lähetettiin kolme kyselyä Google Formsia hyödyntäen. Ensimmäinen kysely koski käytössä olleen järjestelmän mahdollisia ongelmakohtia, toiveita M-Filesin suhteen sekä perehdytyksen tärkeyttä. Toinen kysely keskittyi käyttökoulutuksen onnistumiseen ja kolmas käyttöönoton onnistuneeseen läpiviemiseen. Kyselyiden ja havainnoinnin perusteella päädyttiin siihen johtopäätökseen, että järjestelmän käyttöönotto sujui hyvin. Työtehtävät selkeytyivät ja tieto oli helpommin löydettävissä yhdestä paikasta. Järjestelmän käyttökoulutukseen oltiin tyytyväisiä. Kehitysehdotuksia järjestelmään liittyen on annettu runsaasti. Järjestelmän kehitystyö yrityksessä tulee jatkumaan vielä pitkään käyttöönoton jälkeenkin käyttökokemuksen lisääntyessä ja toimintatapojen muuttuessa.