Kohti vaikuttavampaa viestintää: osallistavia työkaluja viestinnän ammattilaisille

Abstract

Viestinnän ammattilaisten kysyntä on jatkunut 2010-luvulla, ja Suomessa trendi näkyy esimerkiksi viestintäalan avoinna olevien työpaikkojen kasvuna. Vaikka viestijöitä on palkattu lisää, niin suuri osa heistä työskentelee kuitenkin yksin tai korkeintaan kolmen hengen tiimissä.

Työ tehtiin toimeksiantona palvelumuotoiluun erikoistuneelle viestintätoimisto Kaiku Helsingille. Opinnäytetyön ensimmäisenä tavoitteena oli kerätä tietoa viestinnän ammattilaisten näkemyksistä viestinnän strategiasta, sen toteutumisesta sekä heidän työhönsä liittyvistä haasteista. Opinnäytetyön toisena tavoitteena oli kehittää työkaluja, jotka auttaisivat viestinnän ammattilaisia toteuttamaan vahvemmin strategista viestintää pienistä resursseista huolimatta.

Aloitin kehittämistyön haastattelemalla neljää palvelumuotoilun ja yhdeksää viestinnän ammattilaista. Viestinnän ammattilaisten haastatteluissa nousi esiin eri tasoilla työskentelevien viestijöiden toisistaan poikkeavat näkemykset viestintästrategian tarpeellisuudesta. Erityisesti johtotasolla työskentelevät haastateltavat olivat luopuneet ”viestintästrategiasta” ja ylipäänsä koko ”strategia”-sanan käytöstä. Päällikkötasolla työskenteleville strategia toimi itsensä johtamisen työkaluna – etenkin niin sanottua sälää vastaan. Asiantuntijoille viestintästrategia tuntui olevan pikemminkin johdolta saatu mandaatti omalle työlle. Viestijöiden työssään kokemia haasteita olivat esimerkiksi itsensä johtaminen, ”säläksi” kutsutut, yllättävät työtehtävät sekä oman työn näkymättömyys. Yksin tai pienessä tiimissä toimivien viestinnän ammattilaisten suurimpia haasteita olivat kuitenkin organisaation sisäisen vuorovaikutuksen lisääminen ja muun organisaation valjastaminen viestijöiksi.

Järjestin näiden haasteiden pohjalta viestinnän ammattilaisille työpajan, jossa he ideoivat, miten henkilöstöä voisi osallistaa ja motivoida viestimään. Työpajan tuloksena syntyi neljä työkaluprototyyppiä. Kahden työkalun tavoite oli osallistaa henkilöstöä jakamaan tietoa sisäisesti viestinnälle, yhden lisätä henkilöstön strategista ymmärrystä ja empatiaa asiakasta kohtaan ja yhden sitouttaa henkilöstöä sisäisen viestinnän kehittämiseen. Työkalujen testaaminen on rajattu tämän kehittämistyön ulkopuolelle.

Viestinnän vaikuttavuuden kasvattamiseksi viestinnän ammattilaisten on saatava muu henkilöstö viestimään. Tämä onnistuu henkilöstöä ja ennen kaikkea niitä osallistamalla, keiden organisaatiossa halutaan viestivän. Viestinnän rooli organisaatioissa on muuttumassa yksisuuntaisesta informaation välittäjästä vuoropuhelun ja osallistamisen mahdollistajaksi. Koska palvelumuotoilu on vielä varsin uudenlaista tekemistä viestinnän kentällä, viestijöille on tarjottava keinoja ja työkaluja tämän mahdollistamiseksi. Työpajassa kehitetyt työkalujen prototyypit toimivat konkreettisina esimerkkeinä viestinnän kentälle työkaluista, joilla henkilöstön osallisuutta on mahdollista tukea ja joita voidaan kehittää palvelumuotoilun keinoin loputtomasti.