Sähköisen ostolaskujen kierrätyksen käyttöönotto Lämpökarelia-konsernissa

Abstract

Lämpökarelia-konsernissa siirryttiin kesäkuussa 2011 sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen. Lämpökarelia-konserni on LVI-alan yritys, joka tarjoaa urakointi- ja remontointipalveluita yrityksille ja yksityishenkilöille. Tutkin käyttöönotetun sovelluksen vaikutuksia ottamalla selville tapahtuneet parannukset ja mahdolliset heikkoudet. Opinnäytetyössäni tuon esille lisäksi kehitettäviä seikkoja uuteen käsittelytapaan liittyen. Sovellus otettiin käyttöön helpottamaan ostoreskontranhoitajan työtaakkaa, mutta myös selkeyttämään ostolaskujen käsittelyä muidenkin ostolaskujen kiertoon osallistuvien kannalta.

Opinnäytetyöhöni sovelsin laadullisia tutkimusmenetelmiä. Käytin sekä haastatteluista saatua materiaalia ja omia kokemuksia opinnäytetyön empiirisen osan aineistona. Työn teoreettinen viitekehys koostuu sähköisestä ja digitaalisesta taloushallinnosta, sähköisestä ostolaskujen kierrätyksestä ja verkkolaskutuksesta.

Tulokset ovat selkeästi positiivisia. Ostoreskontranhoitajan kannalta tärkein seikka on työtaakan vähentyminen, jolloin aikaa jää enemmän muille taloushallinnon työtehtäville. Paperilaskujen käsittely ja edestakaisin kuljettaminen on loppunut lähes kokonaan. Tämä säästää aikaa, pöytä- ja hyllytilaa ja on muuttanut koko ostolaskun kierto -prosessin ympäristöystävällisemmäksi. Kehitettävistä seikoista tärkeimmäksi ilmeni ostajien koulutus. Ostajien tilatessa tuotteet tai palvelut oikealle projektille tai tilausnumerolle laskujen kohdistus helpottuu ja säästää arvokasta työaikaa ostoreskontranhoitajalta sekä muilta ostolaskujen tarkastajilta.

In June 2011 Lämpökarelia Group introduced a new application designed for purchase invoice rotation. Lämpökarelia Group is a HVAC company, offering contract work and renovation services for companies and private customers. I surveyed the effects by trying to find out the improvements and possible weaknesses of the implementation. In my thesis I also disclose what requires development in the new processing method. The application was implemented to reduce the workload of the accounts payable clerk and to streamline the purchase invoice processing for those involved in the invoice rotation.

To execute the thesis, I used qualitative research methods. The data comprised my own experiences and the materials I had received from interviews. The theoretical framework of the thesis is built upon the concepts of electronic and digital financial administration, electronic purchase invoice rotation and e-invoicing.

The results are very positive. The most important aspect for the accounts payable clerk is the significant decrease in her workload. The new application saves time for other tasks of financial administration. Handling and shuttling paper invoices has almost come to an end. This allows more time, table and shelf space and makes the whole purchase invoice rotation process more ecological. The most important aspect that needs to be developed is training for buyers. When the buyers state the right project or order numbers when ordering products or services, the recording of purchase invoices becomes easier. Moreover, it saves valuable working time of the accounts payable clerk and other people participating in the purchase invoice rotation process.