Tapahtumaturvallisuus - tietopaketti ja työkalu pienen kokoluokan tapahtumien turvallisuussuunnitteluun

Abstract

Suomessa järjestetään vuosittain paljon erilaisia pienemmän kokoluokan tapahtumia, konfe-rensseja, kokouksia, asiakastilaisuuksia ja muita tilaisuuksia, joissa tapahtumaturvallisuuteen liittyvät toimenpiteet ovat valitettavan usein joko riittämättömiä tai jäävät kokonaan huomioimatta. Helsingin poliisilaitoksen lupamenettelyssä käsitellään vuositasolla keskimäärin noin 450 erilaista tapahtumiin liittyvää ilmoitusta tai viranomaisprosessia (Poliisin tilastot 2010), mutta todellisuudessa järjestettävien tapahtumien ja ilmoitusvelvollisuuden täyttävien tapahtumien määrä on huomattavasti suurempi. Lainsäädäntö asettaa tapahtumajärjestäjälle erilaisia velvoitteita ja vastuita, mutta tietoisuuden ja osaamisen puuttuessa velvoitteet jäävät monissa tapahtumissa täyttymättä. Syynä tähän ovat monissa tapauksissa tiedon puute, osaamattomuus ja asennekysy-mykset.

Tämä opinnäytetyö on tutkimuksellinen kehitystyö, jonka tarkoituksena on ollut laatia tietopaketti tapahtumaturvallisuudesta sekä tapahtumaturvallisuuden suunnittelua helpottavat tieto- ja työkortit, jotka liitetään pienten ja keskisuurten yritysten, pk-rh:n foorumille osaksi entuudestaan laajaa turvallisuuden työkalusarjaa. Opinnäytetyössä on hyödynnetty kirjallista materiaalia sekä koottu yhteen aihetta käsittelevä ajantasainen lainsäädäntö. Lisäksi tutkimusmenetelminä on käytetty haastatteluja, kyselyä ja havainnointia. Opinnäytetyön tuotos, tieto- ja työkortit, on opinnäytetyöprosessin aikana testikäytetty kansainvälisessä konferenssissa Helsingissä kesäkuussa 2011.

Opinnäytetyö rakentuu yleisestä tapahtumia käsittelevästä osiosta, tapahtumia koskevasta ajantasaisesta lainsäädännöstä, riskienhallintaosiosta, turvallisuus- ja pelastussuunnittelua koskevista osioista sekä vastuita, velvollisuuksia ja vakuuttamista koskevista osioista. Opinnäytetyön alussa on esitelty opinnäytetyön tutkimuksellinen osuus menetelmineen ja rajauksineen ja lopussa on kirjoitettu itse prosessista ja työkalun pilotoinnista.

Opinnäytetyön tuotoksen, työ- ja tietokortin käytännöllisyydestä on opinnäytetyön julkaisuvaiheessa käyttäjäkokemuksia vain yhdestä tapahtumasta. Tämän takia aihe-alueesta on tarjolla tulevaisuudessakin jatkokäsittelymahdollisuuksia. Useampien käyttäjäkokemuksien jälkeen tieto- ja työkortista löytyy todennäköisesti hyvä pohja jatkokehittämiselle.

Opinnäytetyön yhtenä tavoitteena on ollut turvallisuusnäkökulman nouseminen entistä enemmän esille ja huomioitavaksi asiaksi jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Julia Rutheford Silversin (2008, 17) sanoin ”Hope is not an action plan”.

Multiple smaller sized events are arranged In Finland every year, such as conferences, meetings, customer events and other events where security is unfortunately often ignored or the procedures adopted are insufficient. In the Helsinki Police Department´s license procedure office approximately 450 different announcements are handled yearly concerning events (Police statistics 2010). In reality the number of the events arranged with an obligation to declare is much larger. Legislation sets various obligations and responsibilities to the organizer but because of the absence of knowledge and capability duties are often not fulfilled. The reason for this is in many cases lack of information, incapability and attitude.

The purpose of this research-based thesis has been to create an information package of events security and an information card and job card to help the planning of events security. Those cards are going to be linked to a security forum called PK – RH (Risk Management of Small and Medium-sized Enterprises). There is already a wide range of security tools in that forum. Literary sources have been utilized for this thesis and relevant valid legislation has been collected. In addition, interviews, questionnaires and observation have been used as research methods. The information and job cards were tested in an international conference in Helsinki in June 2011.

This thesis consists of different types of sections; general overview of events, legislation con-cerning events, risk management, security and rescue planning as well as sections about re-sponsibilities, obligations and insurance policies. At the beginning of the thesis the research-based part with the methods used has been introduced. The final part of the thesis introduces the thesis process and the tool testing.

When publishing this thesis there was authentic user experience from only one event. There-fore in the future there are prospective development possibilities in this subject area. After multiple user experiences the information and job card will offer a good basis for development.

One of the objectives of this thesis has been to emphasize the increasing importance of the security perspective which should be recognized during the planning process. Quoting Julia Rutherford Silvers (2008, 17) ”The hope is not an action plan”.