Tiedonohjaussuunnitelma Puolangan kunnassa
Kinnunen, Viktoria (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052814672
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020052814672
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tiedonohjaussuunnitelman (TOS) laatiminen Puolangan kunnalle sekä sen saattaminen loppuun. Opinnäytetyössä selvitettiin myös tiedonohjaus-projektin aloitukseen ja valmistustoimenpiteisiin liittyviä seikkoja. Tutkimusmenetelminä käytettiin aineistonhankintaa, avoimia ja puolistrukturoituja haastatteluja sekä vertaisarviointia. Työn lopputuloksena syntyi toimiva ja laadultaan hyvä tiedonohjaussuunnitelma, joka palvelee Puolangan kunnan toimintaa.
Opinnäytetyön teoreettisessa osiossa käsiteltiin tiedonhallintaa ohjaavaa lainsäädäntöä sekä tiedonohjaussuunnitelmaa koskevia määräyksiä ja suosituksia. Lisäksi osuudessa selitettiin aiheeseen liittyviä keskeisiä käsitteitä ja kerrottiin tiedonohjaussuunnitelman rakenteesta ja rakenneosista. Toiminnallisessa osiossa keskityttiin tiedonohjaussuunnitelman parannustoimenpiteisiin ja kerrottiin sen sisällöstä. Erityistä huomiota kiinnitettiin asiakirjatietojen pakollisiin metatietoihin ja niiden määrittämistä ohjaaviin säädöksiin. Sen jälkeen arvioitiin TOS-työn sujumista ja päätettiin sähköisen säilyttämisen luvan hakemisesta.
Tiedonohjaussuunnitelman kattavuuden arvioimiseksi vertailtiin keskenään Puolangan kunnan sekä Lahden, Lappeenrannan ja Kotkan kaupunkien TOS:n yksittäistä tehtäväluokkaa. Vertailun yhteydessä esitettiin kehittämisehdotuksia Puolangan kunnan tiedonohjaussuunnitelman parantamiseksi. Loppupohdinnassa tiivistettiin tutkimuksen lopputuloksia sekä arvioitiin työprosessien organisointia ja kulkua.
Opinnäytetyön teoreettisessa osiossa käsiteltiin tiedonhallintaa ohjaavaa lainsäädäntöä sekä tiedonohjaussuunnitelmaa koskevia määräyksiä ja suosituksia. Lisäksi osuudessa selitettiin aiheeseen liittyviä keskeisiä käsitteitä ja kerrottiin tiedonohjaussuunnitelman rakenteesta ja rakenneosista. Toiminnallisessa osiossa keskityttiin tiedonohjaussuunnitelman parannustoimenpiteisiin ja kerrottiin sen sisällöstä. Erityistä huomiota kiinnitettiin asiakirjatietojen pakollisiin metatietoihin ja niiden määrittämistä ohjaaviin säädöksiin. Sen jälkeen arvioitiin TOS-työn sujumista ja päätettiin sähköisen säilyttämisen luvan hakemisesta.
Tiedonohjaussuunnitelman kattavuuden arvioimiseksi vertailtiin keskenään Puolangan kunnan sekä Lahden, Lappeenrannan ja Kotkan kaupunkien TOS:n yksittäistä tehtäväluokkaa. Vertailun yhteydessä esitettiin kehittämisehdotuksia Puolangan kunnan tiedonohjaussuunnitelman parantamiseksi. Loppupohdinnassa tiivistettiin tutkimuksen lopputuloksia sekä arvioitiin työprosessien organisointia ja kulkua.