Sisäinen viestintä kansainvälisten koordinaattoreiden kuvailemana

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on kuvata Yliopisto X:n kahdeksan tiedekunnan kansainvälisen koordinaattorin näkemyksiä heidän sisäisestä viestinnästään sekä muodostaa kehitysehdotuksia sisäisen viestinnän parantamiseksi. Opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Yliopisto X:n kansainväliselle keskukselle. Yliopiston kahdeksassa tiedekunnassa työskentelevät kansainväliset koordinaattorit ovat päivittäin työssään tekemisissä niin kansainvälisten ja vaihto-opintoihin lähtevien opiskelijoiden kuin kansainvälisen keskuksen kanssa. Tutkimuksen tavoitteena oleva koordinaattoreiden viestinnän kehittäminen palvelee koko organisaation toimintaa.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu sisäisen viestinnän näkökulmista, jotka ovat johtamis-, sähköinen viestintä sekä viestintäkulttuuri. Tutkimusote on laadullinen. Aineisto on hankittu kirjallisella valmiiksi teemoitetulla työkalulla. Lisäksi yhdelle vastaajalle on tehty tulosten perusteella syventäviä kysymyksiä. Tutkimusaineisto on analysoitu sisällönanalyysillä.

Tulokset osoittivat, että koordinaattoreiden työnkuva ei ole yhtenäinen. Osa kokee tekevänsä palkkaansa nähden vaativampia työtehtäviä kuin kollegansa. Koordinaattorien mukaan tiedonvälityksessä ja sen tehokkuudessa on ongelmia. Intranetin täyttä potentiaalia ei ole lunastettu. Kansainvälisen koordinoinnin imago on heikko organisaation sisällä. Sisäistä viestintää voitaisiin kehittää viestintäsuunnitelman avulla; viestintä tehostuu kun työnkuva on selkeä ja viestintäkanavat kaikkien tiedossa. Viestintäkoulutuksella voitaisiin selkeyttää viestintästrategian työyhteisön jäsenille. Teknologian parantamisella voitaisiin suuresti vaikuttaa henkilös-tön työmotivaation ja työn mielekkääksi kokemiseen.

The purpose of this thesis is to describe the internal communication of the international coordinators in eight faculties of University X and form suggestions for development. This research was commissioned by the Center for International Affairs of University X. Improving internal communication will increase the level of service provided to the students and enhance internal communication between the commissioner and the international coordinators.

The theoretical background to this thesis consists of different aspects of internal communication. These include management communication, e-communication and communication culture. The approach of the study is qualitative. The research material was collected by a thematized questionnaire. One of the coordinators was interviewed. The questions for this interview were formed on the basis of the findings of the research. Content analysis was the used research method.

The results indicate incoherency between the tasks and the job description of the international coordinators. According to the coordinators, there are problems with communication and its efficiency. The intranet used in the organization does not meet its full potential. The image of international coordination is not clear within the organization. Internal communica-tion could be improved with a communication plan. A clear job description and exploiting the communication channels to their fullest would enhance the efficiency of internal communication. Communication competence training could clarify the communication strategy to the members of the organization. Technological improvements could have an enormous effect on motivation and job satisfaction.