Ostolaskujen käsittelyn automatisointi : Käyttöliittymäautomaatio ja ohjelmistorobotiikka
Tolmala, Toni (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020061118313
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020061118313
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli vertailla ostolaskujen käsittelyn automatisointia käyttöliittymäautomaation ja ohjelmistorobotiikan avulla. Tavoitteena oli selvittää keskeiset tekijät, jotka vaikuttavat sääntöperusteisen automatisoinnin toteutukseen. Lisäksi haluttiin kartoittaa käyttöliittymäautomaation ja ohjelmistorobotiikan välisiä eroja sekä yhtäläisyyksiä automatisointitoteutuksissa.
Toimeksiantajana työssä oli taloushallintopalveluiden alalla toimiva organisaatio. Tutkimuksen tuottamia yksityiskohtaisia tietoja automatisointitoteutuksista ja niiden yleisistä onnistumisen tekijöistä voitaisiin hyödyntää suunniteltaessa toimeksiantajan omaa palvelutarjontaa. Saatuja tietoja olisi myös mahdollista käyttää tarvittavien resursointien arvioimiseen. Tutkimuksen lähestymistapana on käytetty tapaustutkimusta. Työssä on keskitytty automatisointiprosesseihin ja aineistoa on kerätty kvalitatiivisin menetelmin. Tutkimuksessa on käytetty havainnointia sekä sisällön- ja prosessianalyysia. Näiden menetelmien valintaa puolsi se, että niiden avulla voitiin paneutua tarkasti prosessien sisältöön ja eri vaiheisiin.
Työn tietoperustan pohjan muodostavat ostoreskontran prosessien selvitys sekä digitaalisen taloushallinnon käsittely. Ostoreskontran prosesseista on selvitetty yleisiä parhaita käytäntöjä, jotta näitä voidaan hyödyntää prosessien optimoinnissa. Digitaalisesta taloushallinnosta tarkasteltiin sen määritelmiä sekä sillä tavoiteltavia asioita. Tietoperustan keskiössä on ohjelmistorobotiikka sekä yleiset vaatimukset, joita tarvitaan tehokkaisiin digitaalisen taloushallinnon prosesseihin.
Opinnäytetyön avulla saatiin selville, että merkittävimmäksi tekijäksi sääntöperusteisen automatisoinnin onnistumisen kannalta muodostui tarvittavien tunnistetietojen sisältyminen laskuun rakenteisessa muodossa. Saadusta aineistosta pystyttiin myös tunnistamaan keskeiset vastuut eri prosessin vaiheissa, jotta automatisointitoteutukset saadaan vietyä jouhevasti läpi. Automaattisen tiliöintipohjan tietotarpeet ovat varsin samanlaiset niin käyttöliittymäautomaatiossa kuin ohjelmistorobotiikassa. Eroja oli toteutuskäytännöissä sekä tiliöintiteknisten käytäntöjen mahdollisuuksissa.
Opinnäytetyössä löydettiin automatisoinnin kannalta tärkeimmät tekijät ja eri toteutuskäytännöistä saatiin tuotettua yksityiskohtaista tietoa. Kehittämisehdotuksena voidaan selvittää, kuinka laajasti laskuaineiston rivitietoja voidaan käyttää tiliöitäessä usealle tiliöintiriville ohjelmistorobotiikalla. Työn tulosten hyödyntäminen toimeksiantajan käytäntöihin jäi jatkotutkimusaiheen mahdollisuudeksi. The purpose of this thesis project was to compare the automation of purchase invoice processing by the use of user interface automation and robotic process automation. The objective was to identify the key factors influencing the implementation of rule-based automation. In addition, the aim was to map the differences between user interface automation and robotic process automation, as well as the similarities in automation implementations.
This thesis was commissioned by an organization which operates in the field of financial management services. The detailed information provided by the study on automation implementations and their general success factors could be utilized when planning the organization’s own service offering. The obtained information could also be used to assess the required resources. The approach of the research was a case study. The work has focused on automation processes and the data has been collected using qualitative methods. Observation, as well as content and process analysis, have been used as data collection methods. The choice of these methods was supported by the fact that they allowed a precise examination of the content and different stages of the processes.
The knowledge base of the work is based on the examination of best practises in accounts payable processes and digital financial management. These best practises could be utilized in process optimization. The overall goals of digital financial management were examined. Robotic process automation has been viewed in the theoretical section as well as the key prerequisites for digital financial management.
The results of the thesis revealed that the most significant factor for the successful rule-based automation was the inclusion of the necessary identification data in the invoice in a structured form. The interpretation of results also made it possible to identify key responsibilities at different stages of the process so that automation implementations could be carried out clearly and smoothly. The information needs of the automatic invoice coding templates are quite similar in both user interface automation and robotic process automation. There were differences in implementation practices and the possibilities of invoice posting techniques.
From the thesis project the most important factors for automation were identified and detailed information about the various implementation practices was obtained. Suggestions for improvement were identified and are presented in the conclusions. One area to clarify in the future is how extensively the invoice line data can be used in robotic process automation when determining automatic postings to multiple posting lines. Utilization of the results of the work in the organization’s future practices remained an opportunity for further research.
Toimeksiantajana työssä oli taloushallintopalveluiden alalla toimiva organisaatio. Tutkimuksen tuottamia yksityiskohtaisia tietoja automatisointitoteutuksista ja niiden yleisistä onnistumisen tekijöistä voitaisiin hyödyntää suunniteltaessa toimeksiantajan omaa palvelutarjontaa. Saatuja tietoja olisi myös mahdollista käyttää tarvittavien resursointien arvioimiseen. Tutkimuksen lähestymistapana on käytetty tapaustutkimusta. Työssä on keskitytty automatisointiprosesseihin ja aineistoa on kerätty kvalitatiivisin menetelmin. Tutkimuksessa on käytetty havainnointia sekä sisällön- ja prosessianalyysia. Näiden menetelmien valintaa puolsi se, että niiden avulla voitiin paneutua tarkasti prosessien sisältöön ja eri vaiheisiin.
Työn tietoperustan pohjan muodostavat ostoreskontran prosessien selvitys sekä digitaalisen taloushallinnon käsittely. Ostoreskontran prosesseista on selvitetty yleisiä parhaita käytäntöjä, jotta näitä voidaan hyödyntää prosessien optimoinnissa. Digitaalisesta taloushallinnosta tarkasteltiin sen määritelmiä sekä sillä tavoiteltavia asioita. Tietoperustan keskiössä on ohjelmistorobotiikka sekä yleiset vaatimukset, joita tarvitaan tehokkaisiin digitaalisen taloushallinnon prosesseihin.
Opinnäytetyön avulla saatiin selville, että merkittävimmäksi tekijäksi sääntöperusteisen automatisoinnin onnistumisen kannalta muodostui tarvittavien tunnistetietojen sisältyminen laskuun rakenteisessa muodossa. Saadusta aineistosta pystyttiin myös tunnistamaan keskeiset vastuut eri prosessin vaiheissa, jotta automatisointitoteutukset saadaan vietyä jouhevasti läpi. Automaattisen tiliöintipohjan tietotarpeet ovat varsin samanlaiset niin käyttöliittymäautomaatiossa kuin ohjelmistorobotiikassa. Eroja oli toteutuskäytännöissä sekä tiliöintiteknisten käytäntöjen mahdollisuuksissa.
Opinnäytetyössä löydettiin automatisoinnin kannalta tärkeimmät tekijät ja eri toteutuskäytännöistä saatiin tuotettua yksityiskohtaista tietoa. Kehittämisehdotuksena voidaan selvittää, kuinka laajasti laskuaineiston rivitietoja voidaan käyttää tiliöitäessä usealle tiliöintiriville ohjelmistorobotiikalla. Työn tulosten hyödyntäminen toimeksiantajan käytäntöihin jäi jatkotutkimusaiheen mahdollisuudeksi.
This thesis was commissioned by an organization which operates in the field of financial management services. The detailed information provided by the study on automation implementations and their general success factors could be utilized when planning the organization’s own service offering. The obtained information could also be used to assess the required resources. The approach of the research was a case study. The work has focused on automation processes and the data has been collected using qualitative methods. Observation, as well as content and process analysis, have been used as data collection methods. The choice of these methods was supported by the fact that they allowed a precise examination of the content and different stages of the processes.
The knowledge base of the work is based on the examination of best practises in accounts payable processes and digital financial management. These best practises could be utilized in process optimization. The overall goals of digital financial management were examined. Robotic process automation has been viewed in the theoretical section as well as the key prerequisites for digital financial management.
The results of the thesis revealed that the most significant factor for the successful rule-based automation was the inclusion of the necessary identification data in the invoice in a structured form. The interpretation of results also made it possible to identify key responsibilities at different stages of the process so that automation implementations could be carried out clearly and smoothly. The information needs of the automatic invoice coding templates are quite similar in both user interface automation and robotic process automation. There were differences in implementation practices and the possibilities of invoice posting techniques.
From the thesis project the most important factors for automation were identified and detailed information about the various implementation practices was obtained. Suggestions for improvement were identified and are presented in the conclusions. One area to clarify in the future is how extensively the invoice line data can be used in robotic process automation when determining automatic postings to multiple posting lines. Utilization of the results of the work in the organization’s future practices remained an opportunity for further research.