Ostoreskontran kehitystyö Yrityksessä X

Abstract

Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää mistä ero laskujen käsittelyn tehokkuudessa Yrityksen X ja Tytäryhtiön Y ostoreskontrien välillä aiheutuu sekä löytää keinoja Yrityksen X ostoreskontran toiminnan tehostamiseen. Tytäryhtiössä Y käsitellään noin kaksin kertainen määrä ostolaskuja vuodessa samalla henkilöresurssimäärällä kuin Yrityksessä X. Tutkimus tehtiin taloushallinnon näkökulmasta ja siinä keskityttiin ostolaskuprosessiin ja laskujen käsittelyyn. Tutkimuksessa Yrityksen X ostoreskontran toimintaa verrattiin Tytäryhtiöön Y sekä kirjallisuudesta löytyvään ostoreskontran toimintaa ja tarkoitusta käsittelevään teoriaan.

Tutkimus toteutettiin laadullisena case-tutkimuksena ja tiedonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia, avointa ja teemahaastattelua sekä numeerista vertailua. Yritysten ostolaskuprosessi-kuvauksista ja ostolaskujen kierrätysjärjestelmistä tutkittiin eroja havainnoimalla. Yrityksen X ostoreskontranhoitajien avoimella haastattelulla tutustuttiin käytettävään ostolaskujen kierrätysjärjestelmään ja teemahaastattelun keinon syvennyttiin Yrityksen X käytäntöihin ja ostolaskujen kierrätysjärjestelmän toimintaan. Numeerisen analyysin avulla tutkittiin yritysten vastaanotettuja ostolaskuja todellisen työmäärän selvittämiseksi.

Tutkimuksessa todettiin tehokkuuseron aiheutuvan löydettyjen eroavaisuuksien yhteisvaikutuksesta. Ostolaskujen käsittelyprosessissa eroavaisuudet havaittiin tiliöintikäytännöissä, laskujen kierrätysperusteessa ja tilauksellisten laskujen käsittelyssä. Lisäksi laskujen käsittelyyn vaikuttivat käytettävät järjestelmät ja muut työtehtävät sekä vastaanotettujen laskujen sisältö. Löydetyt eroavaisuudet vaikuttivat Yrityksen X ostoreskontraan kasvattamalla todellisen työmäärää ja sitä kautta tarvittavaan henkilöresurssimäärään.