Kaupungin toimintaympäristön seuranta : Heinolan tietotarpeet tilannekuvan muodostamisessa

Abstract

Kaupunkien suunnittelussa, kehittämisessä, johtamisessa ja päätöksenteossa on tarve toimenpiteiden ja niiden vaikuttavuuden seurantaan sekä organisaatio, että yhdyskunnan tasolla.

Kaupunkisuunnittelussa halutaan saada kokonaiskuva yhteiskunnasta ja sen muutoksesta, kun taas kaupungin johtamisessa muodostaa kokonaiskuva organisaatiosta ja sen toiminnasta. Kaupunkiorganisaation tehtävänä on tarjota palveluita yhteiskunnalle ja yhteiskunta vastavuoroisesti tarjoaa resurssit palveluiden tuottamiselle. Kaupunkiorganisaatio ja yhteiskunta kietoutuvatkin siten tiiviisti yhteen.

Kaupunkiorganisaatioiden toiminta ja palvelut ulottuvat lähes kaikille yhteiskunnan osa-alueille, joten niiltä onkin saatavissa tietoa ja tietämystä sekä organisaatiosta, että yhteiskunnasta ja niiden toiminnasta. Tietoa ja tietämystä ei kuitenkaan ole juurikaan kerätty yhteen, vaan tietoa hyödynnetään ja jalostetaan pääasiassa toimialojen sisällä. Toimialojen tieto jääkin siten pääosin hyödyntämättä muilla toimialoilla.

Kokonaiskuvan muodostamiseksi tarvitaankin käsitys siitä, mitä tietoa organisaation ja yhteiskunnan toiminnasta ja kehittymisestä tarvitaan. Toimintaympäristön tilannekuvan tuleekin esittää sekä organisaation, että yhteiskunnan toimintaa sekä niiden vuorovaikutusta. Järjestelmä voidaan muodostaa kokoamalla yhteen organisaation tieto ja tietämys sekä jalostamalla ja analysoimalla niistä tarvittavat tiedot ja mittarit toimintaympäristön tilannekuvan luomiseksi.

Tässä opinnäytetyössä selvitettiin Heinolan kaupungin eri toimialojen tietoaineistoja ja -järjestelmiä, tiedon käyttöä sekä tiedontarpeita toimintaympäristön seurantajärjestelmän toteuttamiseksi. Tutkimus toteutettiin toimialojen johtoryhmien ja asiantuntijoiden ryhmähaastatteluilla.

Planning, developing and directing cities’ demands examining administrative and societal operations.

Urban Planning iterates creating and assessing the big picture of society’s ever-evolving situation. Organizational leadership creates and assesses the big picture of an entity’s administrative and subsequent operations. Municipalities and societies function in reciprocity: as a municipality provides services to its society, its society provides the resources to the municipality to create such services. Therefore, administrations and societies intertwine to form municipalities.

Due to a vast supply of services, municipal organizations acquire ample data and knowledge spanning various fields of society. This data and knowledge are mostly utilized within its own industry, and results in few, if any, collaborations between industries. In other words, the data and knowledge remain hidden from other departments.

In order to create insight, information about such data, information and knowledge are needed from both the administrative and societal operations. Therefore, the Operation Environment Snapshot must demonstrate administrative and societal activity and development, as well as the interaction between them. Municipalities compile and store vast amounts of data and knowledge through information systems which must be merged, refined and analyzed in order to create a joint snapshot of municipalities’ and societies’ operations.

The topic of this thesis is to research the data, information, knowledge and information needs (or gaps) of the Municipality of Heinola that can be used to create a system to collaboratively monitor and conduct its operational environment. The study was conducted through group interviews with executive boards and experts.