Muutosviestintäsuunnitelma: uuden intranetin käyttöönotto

Abstract

Tämän opinnäytetyön aihe on muutosviestintäsuunnitelman tekeminen uuden intranetin käyttöönotosta. Työn tilaaja on Lahden kaupunki. Työn tavoitteena on selvittää, miten Lahden kaupungin henkilöstö saadaan viestinnän keinoin sitoutettua uuden intranetin käyttöön. Työn tutkimusnäkökulma on muutosviestintä. Uuden intranetin käyttöönotto on osa Seutuintra-hanketta. Raporttiosuudessa tutkitaan muutosta organisaatiossa ja muutosviestintää. Produktiivinen osa on muutosviestintäsuunnitelma, joka sisältää lyhyen esittelyn uudesta intranetistä, muutoksen kohderyhmän määrittelyn, muutosviestinnän tavoitteet ja riskit, viestintätoimenpiteet ja niiden ohjeistukset sekä viestinnän mittarin. Muutosviestintäsuunnitelma toimii tukena ja ohjeena intranetmuutoksesta viestimisessä Lahden kaupungin viestintäyksikössä. Suunnitelma on tehty Lahden kaupungin viestintäyksikölle, mutta myös muut Seutuintra-hankkeessa mukana olevat kunnat voivat ottaa suunnitelmasta mallia muutosviestinnässään. Perehtymällä muutosviestintää käsitteleviin teorioihin saatiin päätelmäksi, että muutosviestintä yksin ei ole ratkaisu muutoksen onnistumiseen. Hyvin suunniteltu ja toteutettu muutosviestintä voi kuitenkin auttaa henkilöstön sitouttamisessa muutokseen, ja näin ollen muutoksen toteutumisessa.

The topic of this thesis is a change communication plan for the implementation of a new intranet. The thesis is commissioned by the city of Lahti. The aim is to examine how to get the employees of Lahti to commit to using the new intranet as a resource of communication. The focus of the thesis is on change communication. The implementation of the new intranet in Lahti is a part of the regional Seutuintra initiative. The theoretical part of the thesis concentrates in examining change in an organisation and change communication. The concrete outcome of the study is a change communication plan. The plan contains a short presentation of the new intranet, the target group of the communication, the objectives and risks for the change communication, the communication actions and instructions for realising them, and a survey for measuring the success of the communication. The plan will work as an aid and a guide for the communication department of Lahti. Even though the plan is made for the needs of Lahti, it can also be used as a guideline for change communication in the other towns involved in the Seutuintra initiative. The examination of theories on change communication revealed that communication alone cannot make the change take place. However, well-planned and delivered change communication can be a remarkable help in committing human resources to the change and in that way make the change possible.