Päivitetty viestintäsuunnitelma Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijakunnalle
Karvonen, Milla (2020)
Karvonen, Milla
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121027374
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121027374
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimii Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijakunta. Työn tarkoituksena on kehittää ja päivittää opiskelijakunnan jo olemassa olevaa viestintäsuunnitelmaa. Vuoden 2020 toimintasuunnitelmassa on mainittu viestintäsuunnitelman päivittäminen ja toiminnassa mukana olleet ovat huomanneet, että se on todella tarpeen. Ehdotus viestintäsuunnitelman päivittämisestä opinnäytetyönä tuli toimeksiantajan puolelta.
Opinnäytetyöhön on kerätty kehitysideoita kahdelta eri työryhmältä työryhmähaastattelun muodossa. Työryhmiä on kaksi, joista toinen on käsitellyt viestinnän kehittämistä sisäisen viestinnän ja viestinnän luomista, etsimällä vastauksia kysymyksiin: Minkälaista tietoa opiskelijakunnan viestinnästä olisit kaivannut hallituskauden alussa. Mitkä viestinnälliset asiat tai toimet ovat olleet haasteellisia viestinnän tuottamisessa. Mitä ohjeita antaisit seuraaville toimijoille niin sisäiseen viestintään ja viestinnän tuottamiseen. Toinen työryhmä pureutuu viestintään ulkoisen viestinnän näkökulmasta, jossa pohdittiin sitä, minkälainen viestintä herättää kiinnostuksen, minkälainen on opiskelijakunnan viestinnän määrä ja mitä tulisi kehittää opiskelijakunnan viestinnässä.
Vuonna 2015 päivitetyn viestintäsuunnitelman ja työryhmätyöskentelyistä kerätyn materiaalin avulla on päästy lopputulokseen, joka on opiskelijakunnan uusi käyttövalmis viestintäsuunnitelma, joka voidaan ottaa käyttöön heti vuoden 2021 alussa, osana vuoden 2021 hallituksen jäsenten perehdytystä. Viestintäsuunnitelma sisältää kirjoitusohjeita, uusia toimia viestinnän kehittämiseen sekä linjauksia, joilla viestinnästä saadaan säännöllistä.
Viestintäsuunnitelmaa tulee jatkossakin päivittää, sillä muutoksia organisaation toimintaan voi tapahtua lyhyessäkin ajassa. Edustajiston tulisi tarkastella viestintäsuunnitelma vuosittain ja tehdä siihen tarvittavat poistot ja lisäykset. Alkuperäinen ajatus oli sisällyttää viestintäsuunnitelmaan myös graafisen ohjeiston päivitys, mutta opinnäytetyön laajuuden vuoksi, sen vuoksi se jätettiin pois tästä työstä. Siksi jatkokehitysaiheeksi sopisi opiskelijakunnan graafisen ohjeistuksen päivittäminen ja siitä saisikin kokonaan uuden opinnäytetyön aiheen opiskelijakunnalle. This bachelor´s thesis was commissioned by the Student Union of Kajaani University of Applied Sciences. The purpose was to develop and update the existing communication plan. The student union’s action plan for the year 2020 mentions the communication plan update and the involved members have found that it is necessary. The proposal to update the communication plan as a thesis came from the commissioner.
Development ideas have been collected with two working groups in group interviews. There are two working groups, the first group focused on internal communication and creating communication, looking for answers to the following questions: What kind of information would you need about student union’s communication at the beginning of the year? What communication issues or actions have been challenging in producing the communication? What kind of instructions would you give to the members in charge of internal communication and communication production? The second working group has been concentrat-ing on the external communication perspective. The group has discussed what kind of communication would be interesting, what they think about student union’s amount of communication and how they would develop the student union’s communication.
The communication plan, updated in 2015, and the material collected from the working groups have re-sulted in a new communication plan, and is ready for the use. The communication plan can be implement-ed at the beginning of the year 2021, as part the 2021 board members orientation. The communication plan includes writing instructions, new measures for the development of communication and guidelines for making communication regular.
The communication plan needs to be updated in the future because the activities of the organization have a short time span. The student council should review the communication plan annually and make the nec-essary deletions and additions.
The original plan included graphic instructions, but due to the scope of this thesis, it was excluded from this paper. Therefore, updating the student union’s graphic introduction would be a suitable topic for fur-ther development and it would give a new thesis topic for the student union.
Opinnäytetyöhön on kerätty kehitysideoita kahdelta eri työryhmältä työryhmähaastattelun muodossa. Työryhmiä on kaksi, joista toinen on käsitellyt viestinnän kehittämistä sisäisen viestinnän ja viestinnän luomista, etsimällä vastauksia kysymyksiin: Minkälaista tietoa opiskelijakunnan viestinnästä olisit kaivannut hallituskauden alussa. Mitkä viestinnälliset asiat tai toimet ovat olleet haasteellisia viestinnän tuottamisessa. Mitä ohjeita antaisit seuraaville toimijoille niin sisäiseen viestintään ja viestinnän tuottamiseen. Toinen työryhmä pureutuu viestintään ulkoisen viestinnän näkökulmasta, jossa pohdittiin sitä, minkälainen viestintä herättää kiinnostuksen, minkälainen on opiskelijakunnan viestinnän määrä ja mitä tulisi kehittää opiskelijakunnan viestinnässä.
Vuonna 2015 päivitetyn viestintäsuunnitelman ja työryhmätyöskentelyistä kerätyn materiaalin avulla on päästy lopputulokseen, joka on opiskelijakunnan uusi käyttövalmis viestintäsuunnitelma, joka voidaan ottaa käyttöön heti vuoden 2021 alussa, osana vuoden 2021 hallituksen jäsenten perehdytystä. Viestintäsuunnitelma sisältää kirjoitusohjeita, uusia toimia viestinnän kehittämiseen sekä linjauksia, joilla viestinnästä saadaan säännöllistä.
Viestintäsuunnitelmaa tulee jatkossakin päivittää, sillä muutoksia organisaation toimintaan voi tapahtua lyhyessäkin ajassa. Edustajiston tulisi tarkastella viestintäsuunnitelma vuosittain ja tehdä siihen tarvittavat poistot ja lisäykset. Alkuperäinen ajatus oli sisällyttää viestintäsuunnitelmaan myös graafisen ohjeiston päivitys, mutta opinnäytetyön laajuuden vuoksi, sen vuoksi se jätettiin pois tästä työstä. Siksi jatkokehitysaiheeksi sopisi opiskelijakunnan graafisen ohjeistuksen päivittäminen ja siitä saisikin kokonaan uuden opinnäytetyön aiheen opiskelijakunnalle.
Development ideas have been collected with two working groups in group interviews. There are two working groups, the first group focused on internal communication and creating communication, looking for answers to the following questions: What kind of information would you need about student union’s communication at the beginning of the year? What communication issues or actions have been challenging in producing the communication? What kind of instructions would you give to the members in charge of internal communication and communication production? The second working group has been concentrat-ing on the external communication perspective. The group has discussed what kind of communication would be interesting, what they think about student union’s amount of communication and how they would develop the student union’s communication.
The communication plan, updated in 2015, and the material collected from the working groups have re-sulted in a new communication plan, and is ready for the use. The communication plan can be implement-ed at the beginning of the year 2021, as part the 2021 board members orientation. The communication plan includes writing instructions, new measures for the development of communication and guidelines for making communication regular.
The communication plan needs to be updated in the future because the activities of the organization have a short time span. The student council should review the communication plan annually and make the nec-essary deletions and additions.
The original plan included graphic instructions, but due to the scope of this thesis, it was excluded from this paper. Therefore, updating the student union’s graphic introduction would be a suitable topic for fur-ther development and it would give a new thesis topic for the student union.