Pohjola-Nordenin jäsenrekisterin käyttöoppaan toteutus
Neffling, Susan (2020)
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121427959
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020121427959
Tiivistelmä
Jäsenrekisteri on tuttu työväline monille järjestöissä ja yhdistyksissä työskenteleville henkilöille. Kun jäsenrekisterin ylläpitoon panostetaan, pysyy se ajan tasalla pienemmällä panoksella. Mikäli jäsenrekisteriä käyttävä henkilö ei saa rekisterin käyttöön riittävää perehdytystä tai ohjeistusta, voi osaamattomuus ja huolimattomuus kuluttaa yhdistyksen ajallisia ja taloudellisia resursseja. Tällaisen henkilökohtaisen kokemuksen perusteella syntyi ajatus tämän opinnäytetyön tekemisestä.
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoite oli kuvata jäsenrekisterin käyttöoppaan kehittämisprosessia ja suunnitella helppokäyttöinen käyttöopas Pohjola-Norden-nimiselle järjestölle uusien työntekijöiden perehdyttämiseksi sekä jäsenrekisterin päivittäisen käytön tueksi. Opinnäytetyössä pyrittiin löytämään vastauksia siihen, mitä kannattaa ottaa huomioon käyttöopasta laatiessa ja mikä merkitys hyvällä ohjeistuksella on jäsenrekisterin ylläpidon kannalta. Ensisijaisena kohderyhmänä olivat Pohjola-Nordenin liittotoimistolla työskentelevät jäsenrekisterin pääkäyttäjät.
Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä aihetta pohjustettiin aluksi yleisellä teoriatiedolla yhdistystoiminnasta ja jäsenenä olemisesta, GDPR:ää unohtamatta. Lisäksi käsiteltiin hyvän käyttöoppaan ominaisuuksia ja niiden vaikutusta käyttöoppaan käytettävyyteen. Toimintatutkimuksen, eli toiminnan sisällä tapahtuvan tutkimuksen, kautta havaittiin jäsenrekisterin vahvuuksia ja heikkouksia, joiden pohjalta käyttöopasta lähdettiin kehittämään. Kehittämismenetelminä tässä opinnäytetyössä käytettiin SWOT-analyysia ja käsitekarttaa, joista saatujen tulosten pohjalta käyttöoppaan ulkoasu, rakenne ja sisältö suunniteltiin.
Lopputuotoksena syntyi jäsenrekisterin käyttöopas Pohjola-Nordenin työntekijöiden käyttöön. Käyttöoppaassa on otettu huomioon käytettävyys niin sisällön kuin ulkoasunkin kannalta, jotta käyttäjän on helppo oppia käyttämään rekisteriä oikein. Käytettävyyteen vaikuttaneita valintoja avataan työn suunnittelu ja toteutus -osiossa. Lopusta löytyy yhteenveto projektista sekä pohdintaa mahdollisista jatkokehitysehdotuksista. The membership register is a familiar tool for many people working in different organizations and associations. When paying attention to the maintenance of the membership register, it stays up to date with a smaller investment. If the person using the membership register does not receive sufficient orientation or instructions for using the register, incompetence and negligence may consume the association's time and financial resources. The idea of doing this thesis arose based on such personal experience.
The aim of this functional thesis was to describe the process of developing a user guide for a membership register and to design an easy-to-use user guide for Pohjola-Norden to familiarize new employees and to support the daily use of the membership register. The aim of the thesis was to find answers to what should be considered when creating the user guide and what significance the good guidelines have for the maintenance of the membership register. The primary target group were the users of the membership register working at Pohjola-Norden's federal office.
In the theoretical part of the Bachelor’s thesis, the topic was initially grounded with general theoretical knowledge about association activities and membership, not forgetting GDPR. In addition, the features of a good manual and their impact on the usability of the manual were discussed. Through the action research, in other words the study that takes place with-in the activity, the strengths and weaknesses of the membership register were identified, based on which the user manual was developed. The development methods used in this thesis were SWOT analysis and a concept map, based on the results of which the layout, structure and content of the user manual were designed.
The result of the thesis was a user guide to a membership register for Pohjola-Norden's employees. The user guide considers usability in terms of both content and layout, so that it is easy for the user to learn how to use the register correctly. The choices that affect usability are opened in the planning and execution section. A summary of the project and a reflection on possible further development proposals can be found at the end.
Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoite oli kuvata jäsenrekisterin käyttöoppaan kehittämisprosessia ja suunnitella helppokäyttöinen käyttöopas Pohjola-Norden-nimiselle järjestölle uusien työntekijöiden perehdyttämiseksi sekä jäsenrekisterin päivittäisen käytön tueksi. Opinnäytetyössä pyrittiin löytämään vastauksia siihen, mitä kannattaa ottaa huomioon käyttöopasta laatiessa ja mikä merkitys hyvällä ohjeistuksella on jäsenrekisterin ylläpidon kannalta. Ensisijaisena kohderyhmänä olivat Pohjola-Nordenin liittotoimistolla työskentelevät jäsenrekisterin pääkäyttäjät.
Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä aihetta pohjustettiin aluksi yleisellä teoriatiedolla yhdistystoiminnasta ja jäsenenä olemisesta, GDPR:ää unohtamatta. Lisäksi käsiteltiin hyvän käyttöoppaan ominaisuuksia ja niiden vaikutusta käyttöoppaan käytettävyyteen. Toimintatutkimuksen, eli toiminnan sisällä tapahtuvan tutkimuksen, kautta havaittiin jäsenrekisterin vahvuuksia ja heikkouksia, joiden pohjalta käyttöopasta lähdettiin kehittämään. Kehittämismenetelminä tässä opinnäytetyössä käytettiin SWOT-analyysia ja käsitekarttaa, joista saatujen tulosten pohjalta käyttöoppaan ulkoasu, rakenne ja sisältö suunniteltiin.
Lopputuotoksena syntyi jäsenrekisterin käyttöopas Pohjola-Nordenin työntekijöiden käyttöön. Käyttöoppaassa on otettu huomioon käytettävyys niin sisällön kuin ulkoasunkin kannalta, jotta käyttäjän on helppo oppia käyttämään rekisteriä oikein. Käytettävyyteen vaikuttaneita valintoja avataan työn suunnittelu ja toteutus -osiossa. Lopusta löytyy yhteenveto projektista sekä pohdintaa mahdollisista jatkokehitysehdotuksista.
The aim of this functional thesis was to describe the process of developing a user guide for a membership register and to design an easy-to-use user guide for Pohjola-Norden to familiarize new employees and to support the daily use of the membership register. The aim of the thesis was to find answers to what should be considered when creating the user guide and what significance the good guidelines have for the maintenance of the membership register. The primary target group were the users of the membership register working at Pohjola-Norden's federal office.
In the theoretical part of the Bachelor’s thesis, the topic was initially grounded with general theoretical knowledge about association activities and membership, not forgetting GDPR. In addition, the features of a good manual and their impact on the usability of the manual were discussed. Through the action research, in other words the study that takes place with-in the activity, the strengths and weaknesses of the membership register were identified, based on which the user manual was developed. The development methods used in this thesis were SWOT analysis and a concept map, based on the results of which the layout, structure and content of the user manual were designed.
The result of the thesis was a user guide to a membership register for Pohjola-Norden's employees. The user guide considers usability in terms of both content and layout, so that it is easy for the user to learn how to use the register correctly. The choices that affect usability are opened in the planning and execution section. A summary of the project and a reflection on possible further development proposals can be found at the end.