Tiedonjako valtion ja kuntien välillä

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää tiedonjaon nykytilaa valtion ja kuntien välillä. Tavoitteena oli löytää tiedonjaon haasteet haastattelemalla julkisen hallinnon virastoissa ja laitoksissa työskenteleviä henkilöitä. Tutkimus tukee Valtionvarainministeriön Tiedon hyödyntämisen ja avaamisen -hanketta.

Julkisen hallinnon virastoilla ja laitoksilla on valtavat tietovarannot. Tätä tietoa tarvitaan viranomaisten omien palveluiden tuottamiseen, mutta sitä jaetaan myös muiden viranomaisten toimintaan. Tiedon tehokkaaseen hyödyntämiseen liittyy hyvä tiedonhallinta. Tiedonhallintaan kuuluu tiedon keräämiseen, luomiseen, säilyttämiseen, jakamiseen, hävittämiseen ja arkistointiin liityvät toimet. Viranomaisten tiedonjakoa ja tiedonhallintaa ohjaavat useat eri lait. Kunnissa tiedonjakoa ohjaa muun muassa kuntalaki ja julkisuuslaki.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena, ja aineistoa analysoitiin sisällönanalyysin keinoin. Tutkimuksessa havaittiin tiedonjaossa olevan moninaisia haasteita. Tiedon luonne vaikuttaa tiedon saatavuuteen. Yleistason tietoa saadaan helposti, kun taas spesifimmän tiedon saamisessa ilmenee haasteita. Spesifin tiedon saamisen vaikeudet johtuvat muun muassa organisaatiokulttuurista, yksilön asenteesta, toimintamallien tai rutiinien puuttumisesta ja resursseihin liittyvistä tekijöistä. Tiedonjakoon vaikuttaa myös se, että toisten viranomaisten toimintaa ei tunneta tarpeeksi hyvin, jolloin tiedon jakamisen tarpeellisuutta, merkitystä ja kiireellisyyttä ei ymmärretä. Vaikka tiedonjaon kehityksen suunta on oikea, on vielä paljon tehtävää, jotta kehityksessä pysytään mukana.