Sports Event Management and Development : Case Tekojärvihölkkä

Abstract

This thesis studies sports event management and development. A running event called Tekojärvihölkkä in Vantaa is used as a case example here. Tekojärvihölkkä was organized the fourth time in 2011. It is organized by an association called Ylästön Urheilijat -59 ry that was the mandator of this thesis. The previous year Tekojärvihölkkä had 54 participants and this time the aim was to exceed the figure 100. In the theory section the essential elements of an event are differentiated and handled in detail. The main focus points in developing Tekojärvihölkkä 2011 measured in participation number and visibility are marketing and sponsorship. Moreover, customer behaviour is studied to see its importance when customers make decisions to attend an event and estimate it. The research question was framed as following: “How can the increased marketing and sponsorship improve the visibility of Tekojärvihölkkä?”

The research part was carried out using a quantitative method, a survey. The survey questionnaires were distributed to the participants of Tekojärvihölkkä on the event day, 28th of May 2011, right after the run. The feedback percentage was 42. The results were analyzed using Microsoft Excel and SPSS. The results revealed that the average customer of Tekojärvihölkkä is a male aged 17-44 living in Vantaa. As a total, Tekojärvihölkkä was estimated as a successful event. According to the respondents the running route was beautiful and comfortable to run, there was a nice hometown spirit in the atmosphere and the arrangements were successful. Although the participation number of 100 was not exceeded in 2011 yet the number nearly doubled from the previous year. This year the total number of participants was 98.

Three out of four were taking part in Tekojärvihölkkä for the first time. The same number also enrolled at the spot. The most important marketing channels were the web pages of the event and running calendars, word-of-mouth and posters. Significantly the most visible partner was the fitness centre Elixia that had its own stand at the spot. The timing of the event was shifted from autumn to spring this year. Nearly all of the respondents were satisfied with this change. In terms of future participation two out of three were sure they will participate again if the event is organized. One out of three was not quite sure yet.

Urheilutapahtuman järjestäminen ja kehittäminen Tapaus Tekojärvihölkkä

Tämä opinnäytetyö tutkii urheilutapahtuman järjestämistä ja kehittämistä. Esimerkkitapauksena on vantaalainen juoksutapahtuma Tekojärvihölkkä. Tekojärvihölkkä järjestettiin neljättä kertaa vuonna 2011. Järjestäjänä toimii Ylästön Urheilijat -59 ry, joka oli myös tämän opinnäytetyön toimeksiantaja. Edellisenä vuonna Tekojärvihölkällä oli 54 osanottajaa. Tänä vuonna tarkoitus oli ylittää luku 100. Tapahtuman olennaiset elementit on eroteltu ja käsitelty yksityiskohtaisesti teoriaosuudessa. Markkinointi ja sponsorointi toimivat tärkeimpinä Tekojärvihölkän 2011 kehityskohtina, kun mitataan tapahtuman osallistujamäärää ja tunnettavuutta. Myös asiakaskäyttäytymisen merkitystä on tutkittu tapahtumaan osallistumisen ja sen arvioimisen kannalta. Tutkimuskysymys muotoiltiin seuraavasti: ”Miten lisääntynyt markkinointi ja sponsorointi voivat parantaa Tekojärvihölkän tunnettavuutta?”

Tutkimusosio toteutettiin käyttämällä kvantitatiivista tutkimusmenetelmää, kyselytutkimusta. Kyselylomakkeet jaettiin Tekojärvihölkän osanottajille tapahtumapäivänä, 28. toukokuuta 2011, heti juoksun jälkeen. Vastausprosentti oli 42. Tulokset analysoitiin käyttämällä Microsoft Excel ja SPSS-ohjelmaa. Tulokset paljastivat, että keskimääräinen Tekojärvihölkän asiakas on 17-44-vuotias mies, jonka kotipaikkakunta on Vantaa. Kokonaisuudessaan Tekojärvihölkkä arvioitiin onnistuneeksi tapahtumaksi. Vastaajien mukaan juoksureitti on kaunis ja miellyttävä juosta, ilmassa on mukava kotipaikkakunnan henki ja tapahtuman järjestelyt ovat onnistuneet. Vaikka 100 henkilön osallistujamäärää ei vielä ylitettykään tänä vuonna, osallistujamäärä lähes kaksinkertaistui viime vuodesta. Tänä vuonna kokonaisosanottajamäärä oli 98.

Kolme neljästä osallistui Tekojärvihölkkään ensimmäistä kertaa. Sama määrä myös ilmoittautui tapahtumaan paikan päällä. Tärkeimmät markkinointikanavat olivat tapahtuman nettisivut ja juoksukalenterit, ”puskaradio” ja julisteet. Merkittävästi näkyvin yhteistyökumppani oli liikuntakeskus Elixia, jolla oli oma pöytänsä tapahtumassa. Tapahtuman ajankohta siirrettiin syksyltä keväälle tänä vuonna. Lähes kaikki vastaajat olivat tyytyväisiä tähän muutokseen. Tulevaisuuden osallistumiseen liittyen kaksi kolmesta olivat varmoja, että he osallistuvat uu-delleen, jos tapahtuma järjestetään. Yksi kolmesta ei ollut täysin varma vielä.