Tapahtuman infotoiminnan analysointi ja opas infopalveluiden järjestämiseen : Case: Valtakunnalliset Lastentarhanopettajapäivät

Abstract

Opinnäytetyössä analysoitiin tapahtuman infotoimintaa ja koottiin opas infotoiminnan järjestämisestä toimeksiantajamme toiveesta ja tarpeesta. Opas on toiminnallisen opinnäytetyön tuotos. Opinnäytetyön toimeksiantaja on Karelia Expert Matkailupalvelu Oy ja mallitapahtumana toimivat Valtakunnalliset Lastentarhanopettajapäivät 2011. Opinnäytetyön tarkoitus on luoda opas, joka toimii muistilistana ja infopakettina tapahtuman järjestäjille. Opas julkaistiin sähköisessä muodossa Karelia Expert Matkailupalvelu Oy:n verkkosivuilla ja on näin ollen helposti saatavilla.

Toteutimme toiminnallisen opinnäytetyön käyttäen menetelminä kyselytutkimusta ja osallistuvaa havainnointitutkimusta. Näiden tutkimusten, opinnäytetyön tekijöiden aikaisempien kokemusten ja alan kirjallisuuden pohjalta koottiin opas, jossa on neuvoja sekä tapahtumien infopalveluiden käytännön järjestelyihin että suunnitteluun. Alan kirjallisuudesta koottu opinnäytetyön tietoperusta keskittyy tapahtumien käytännön järjestelyiden lisäksi kokous- ja kongressimatkailuun Suomessa ja Pohjois-Karjalassa.

Kysely- ja havainnointitutkimusten perusteella mallitapahtuman infopiste ja sen palvelut oli hoidettu hyvin. Eniten parannettavaa löytyi infopisteen ulkonäöstä ja näkyvyydestä. Palvelun laatu arvioitiin huomattavasti muita osa-alueita paremmaksi. Tulevaisuudessa opasta voi käyttää pohjana uusille kehitysideoille infopalveluihin liittyen.

The purpose of this study was to analyze info services at an event and to create a guide about organizing info services. The idea to make this kind of guide came from our commissioner Karelia Expert Tourist Service Ltd. The guide is the product of our practice-based study. Case event of this study was The National Kindergarten Teacher’s Days 2011. The purpose of the guide is to be a check list and an information package for the event organizers. The guide was published in the website of Karelia Expert Tourist Service Ltd and this way is more accessible to everybody.

In addition to our practice-based study, also a research study was carried out via survey and participative observation. The guide was created based on these studies, the previous experiences of the study makers and the field’s literature. The guide consists of advices on the practice and the planning of the information services at events. The knowledge-base of this study is gathered from the field’s literature and focuses on the practice of creating an event as well as meeting and congress tourism in Finland and North-Karelia.

According to the results from the survey and observation the information services were well handled. The appearance and visibility of the info required improvement the most. The quality of customer service was rated with higher scores than the other sections. In the future the guide can be used as a base for further developments of information services.