Event marketing : case: Syystober 2011

Abstract

The objective of this functional thesis is to study what event marketing really is. It also goes through the different things that have to be taken into account when organizing an event. This study is divided into the theoretical and empirical sections.

The theoretic part is based on literature about event marketing and event planning. This part focuses on telling what event marketing is and what kinds of things have to be considered when planning the event. It also tells about the implementation and post-marketing phases.

The empirical part describes how the actual event is organized. The author followed the planning process closely, the implementation and the post-marketing of the event from the beginning. She drew up a questionnaire to the event and the results are analyzed in the empirical section. In this part of the study, the author also discusses the success of the event and gives suggestions for the following year’s event. The empirical section is based on the event called Syystober. The thesis is commissioned by Pekka Kääriäinen from Lammin Sahti Ltd. He is also the organizer of the event.

The aim of the event was to expand from the previous year. The theoretical part gave some development ideas how to arrange an event. The empirical part tells the results and how the event was organized.

Organizing an event is demanding. It requires a lot of work, time and know-how. Event planning always starts from a desire to organize an event. Then the questions of what, to whom and how should be answered. A great event needs systematic and goal-oriented planning. The planning phase is the most important part of the process and a lot of time and know-how should be invested on that. Without predefined targets there is no reason to organize an event at all.

Event marketing is quite a new concept in Finland. It has only recently gained more popularity and now the companies are beginning to consider it as one of the most effective ways to reach their customers.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoitus on tutkia mitä tapahtumamarkkinointi todellisuudessa on. Työssä käydään myös läpi tapahtuman järjestämisen eri vaiheet pääkohdittain. Työ on jaettu kahteen osaan, teoreettiseen ja empiiriseen osioon.

Teoreettinen osio perustuu tapahtumamarkkinointiin ja tapahtuman suunnitteluun perustuvaan kirjallisuuteen. Teoreettinen osio keskittyy kertomaan mitä tapahtumamarkkinointi on ja mitä asioita tulee ottaa huomioon järjetettäessä tapahtumaa.

Empiirinen osio kertoo kuinka tapahtuma järjestetään käytännössä. Kirjoittaja seurasi suunnittelu-, toteutus- ja jälkimarkkinointiprosessia hyvin läheltä alusta asti. Kirjoittaja teki tapahtumassa kyselyn, jonka tulokset analysoidaan empiirisessä osiossa. Tässä osiossa keskustellaan myös tapahtuman menestymisestä ja annetaan ehdotuksia seuraavan vuoden tapahtumaa varten. Empiirinen osio perustuu Syystober tapahtumaan. Työn toimeksiantajana toimii Lammin Sahdin toimitusjohtaja Pekka Kääriäinen, joka on myös Syystober tapahtuman pääjärjestäjä.

Tapahtuman tavoitteena oli kasvaa edellisestä vuodesta. Teoreettinen osio antoi joitakin kehitysideoita, kuinka tapahtuma tulisi järjestää. Empiirinen osio kertoo tuloksista ja kuinka tapahtuma lopulta järjestettiin.

Tapahtuman järjestäminen on vaativaa. Se vaatii paljon työtä, aikaa ja osaamista. Tapahtuman suunnittelu alkaa aina halusta järjestää tapahtuma. Kysymyksiin, mitä?, kenelle? ja kuinka?, tulisi myös vastata. Hyvin järjestetty tapahtuma tarvitsee järjestelmällistä ja tavoitteellista suunnittelua. Suunnitteluvaihe on kaikista tärkein vaihe ja siihen tulisi investoida paljon aikaa ja osaamista. Ilman ennalta määriteltyjä tavoitteita, tapahtumaa ei kannata järjestää.

Tapahtumamarkkinointi on melko uusi käsite Suomessa. Se on saanut enemmän arvostusta vasta viime aikoina ja yritykset alkavatkin pitää sitä yhtenä tehokkaimmista keinoista tavoittaa asiakkaat.