Taloushallinnon prosessien kehittäminen : case: Kirena Oy

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee taloushallinnon prosesseja ja tietojärjestelmiä. Opinnäytetyö on tehty toimeksiantona lahtelaiselle liukuovia ja säilytysjärjestelmiä valmistavalle Kirena Oy:lle. Tutkimuksen tavoitteena on luoda prosessikuvaukset yhteistyöyrityksen taloushallinnosta ja tehdä kuvausten perusteella kehitysehdotuksia prosessien kehittämiseen liittyen. Lisäksi tavoitteena on selvittää kuinka uuden tietojärjestelmän käyttöönotto ja kirjanpidon ulkoistamissopimuksen purkaminen on vaikuttanut prosessien kulkuun.

Tutkimus on kvalitatiivinen tutkimus, joka toteutettiin teemahaastatteluiden avulla. Toisena tutkimusmenetelmänä hyödynnettiin tutkijan omaa osallistuvaa havainnointia.

Teoreettinen viitekehys käsittelee taloushallinnon toimintoja ja niiden kehittämistä tietojärjestelmiä hyödyntäen. Teoreettisen osion lähdemateriaalina on käytetty aiheeseen liittyvää ajankohtaista kirjallisuutta ja Internetiä. Tutkimuksen empiirinen osio käsittelee yhteistyöyrityksen taloushallinnon prosessien kulkua. Prosessikuvaukset tehtiin haastattelemalla Kirena Oy:n pääkirjanpitäjää ja reskontranhoitajaa. Taloushallinnon prosessien kehitysehdotukset tehtiin analysoimalla prosessikuvauksia ja osallistuvan havainnoinnin avulla.

Tutkimuksen avulla luotiin kuvaukset Kirena Oy:n taloushallinnon prosesseista. Prosessit kuvaamalla saatiin selville, että esimerkiksi sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän hankkiminen tehostaisi ostolaskuprosessia. Tutkimustulokset osoittivat, että kirjanpidon tekeminen itse helpottaa sen tarkasteltavuutta ja nopeuttaa kuukauden päätöstä. Kirjanpidon omiin käsiin ottamisen myötä yrityksen oli hankittava käyttöönsä järjestelmä, jolla kirjanpito hoidetaan. Konsernin yhteisen Movex-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee tehostamaan taloushallinnon prosesseja.

This bachelor’s thesis deals with financial management processes and accounting information systems. This thesis was commissioned by Kirena Oy from Lahti. The case company Kirena Oy is specialized in producing sliding doors and storage solutions. The purpose of this thesis is to make process descriptions of the case company’s financial management and to make improvement proposals based on them. Another aim is to find out how the implementation of a new accounting information system and dissolving the accounting outsourcing service agreement have affected on the process flow.

This thesis was carried out as a qualitative case study. The interviews were carried out as theme interviews. Involved observational research was also used as a research method.

The theoretical section of this thesis explores financial management functions and developing them by utilizing an accounting information system. Sources for the theoretical section of this study include thematically related publications and the Internet.The empirical section of this thesis deals with the financial man-agement process flow of the co-operation company. Interviews of the company’s Senior Accountant and Accounts Ledger Clerk were used as source material for the process descriptions. The improvement proposals about boosting the processes were made by analyzing the process descriptions and trough thesis writer’s own observational participation.

Process descriptions were obtained with the help of the interviews. By describing the financial management processes came out that initializing an invoice management system would enhance the accounts payable process flow. The study revealed that organizing the company’s accounting internally makes supervising the accounting easier and speeds up month-end closing. When a company starts to do its own accounting it has to invest in an accounting information system. Integrating the financial management functions into the groups corporate ERP-system Movex enhances the company’s process flow.