Aromi-järjestelmä sairaalan ruokatuotannon tukena: potilasruoan tilaus- ja tuotantoprosessit Ravioli Meilahdessa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä on tarkoitus tarkastella, miten Aromi-ravintotietokanta-ohjelma ja siihen liittyvät WebMysli- sekä Eväs-ohjelmat ovat vaikuttaneet ruokatuotannon prosessien hallintaan ja suunnitteluun, esimiestyön ja muiden käyttäjien näkökulmasta.

Opinnäytetyötä varten haastateltiin syksyllä 2011 Raviolin henkilökuntaa sekä HUS:n ravitsemusterapeutteja ja suunnittelijaa. Henkilöstölle suunnattiin myös jokaiselle avoin kysely, jolla pyrittiin kartoittamaan eri yksiköiden ja henkilöiden eroja, kuinka he ovat suhtautuneet Aromin, WebMyslin ja Evään käyttöön.

Koska potilaat ovat merkitykseltään Ravioli Meilahden suurin asiakasryhmä, opinnäytetyössä on myös tarkoitus pyrkiä kuvaamaan, miten potilasruoan tilaami-nen tapahtuu ja miten oikea ruoka saadaan oikeaan paikkaan ja aikaan ja mitkä toiminnot ohjaavat ruokaprosessien ja ruokalistojen suunnittelua.

Ruokalistasuunnittelu ja tuotannon prosessien hallinta ei ole pelkkien aterioiden suunnittelua, vaan se on myös budjetti, jolla pyritään pitämään menot kurissa ja säilyttämään asiakaslähtöinen palvelu.

Ruokalistasuunnittelussa on tärkeää ottaa huomioon ruokailijoiden ikä ja erillisten ruokailijaryhmien odotukset. Listojen kiertoaika tulee harkita riittävän pitkälle, samoin kuin ruokien ja tuotteiden nimikkeet ja mahdolliset vaihtoehdot. Pitkäaikaishoidossa olevat asiakkaat pyritään ottamaan mukaan suunnitteluun ja pyritään huomioimaan arkipäivien ja pyhien erilaisuus.

Ruokaprosessien hallinnoimiseksi on yhdessä ohjelmatalojen kanssa kehitetty erilaisia IT-sovelluksia, joita tässä opinnäytetyössä tarkastellaan Aromin, Web-Myslin ja Evään kautta, ja pyritään esittämään, millä tavalla esimiesten työkentely on muuttunut ohjelmien käyttöönoton jälkeen.

The aim of this thesis is to study how the Aromi-system has affected the food planning and to the control of the food production in Ravioli which takes care of the food and nutrition service of the HUS hospitals. The research is done from the point of view both of the users and the superior staff.

For the thesis an enquiry was made in the autumn of 2011. The purpoce was to identify the differences in the way how the professionals of Ravioli were utilizing the main nutrion database system Aromi but also WebMysli and Eväs wich are closely connected to it. The questionnaire was sent to the dieticians, the profes-sionals in food planning, the kitchen staff and the superiors.

The patients are the largest customer group of Ravioli and therefore the main tar-get of this thesis is to describe how the ordering of the food for the patients is done and how the correct portions are delivered to the right persons. Secondly the purpose of this paper is to find out which actions direct the processes of food pro-duction and the planning of the menus.

The budget is one of the key factors in the menu planning and the management of production processes. The challenge is how to maintain the balance between the efficiency, profitability and customer-driven service. In this it is also important to take into consideration the time and especially what is done in which order.

In menu planning it is important to take into account the age of the customers, the expectations of the different customer groups and of course the needs of the spe-cial groups such as the patients in long-term care. It is also important that the names of the portions are informative and there is enough variation and alterna-tives in the daily menus. The rotation period of the menus has to be long enough. One should keep in mind also the differences between the weekdays, Sundays and national festivals.

To ensure the management of the whole food production system with all the de-tails a lot of cooperative work has already been done with the IT application com-panies. Good examples of this kind of work are Aromi, WebMysli and Eväs pro-grammes. They have proved to be at least up to a certain point successful and functional. The use of the systems changes the actions and every day work of the supervising staff in the food planning and the food production.