Asianhallintajärjestelmän käyttöönotto Hyria koulutus Oy:ssä

Abstract

Tänä päivänä yrityksissä tuotetaan paljon asiakirjoja, taulukoita ja muita tiedostoja. Asiakirjojen hallinta ja käsittely on jokapäiväistä yrityksen rutiinityötä. Monesti näiden tiedostojen hallinta on haastavaa ja aikaa vievää. Näihin ongelmiin saadaan ratkaisu järjestelmällä, joka helpottaa ja nopeuttaa työntekoa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää asianhallintajärjestelmän käyttöönoton tavoitteet sekä tutkia miten tietojärjestelmän käyttöönotto sujui Hyria koulutus Oy:ssä.

Hyria koulutus Oy:n lähtökohta ennen projektia oli, ettei yrityksessä ollut minkäänlaista yhtenäistä ohjeistusta dokumenttien käsittelyyn, arkistointiin ja siihen liittyvien tietojen säilytykseen. Toimipisteiden välillä oli käsittelyeroja. Yritykselle merkittävä projekti tuo suunnitelmallisuutta ja hyvin organisoituja toimintatapoja käyttöön, jolloin tulevaisuudessa yrityksen asiakirjahallinta ja arkistot ovat lain ja säädösten mukaisia.

Tutkimus toteutettiin tammikuussa 2011 alkavassa projektissa, jossa kirjoittaja toimi projektihenkilönä. Toimintakeskeinen tutkimus koostui aiheeseen liittyvästä teoriaosuudesta, tietojärjestelmän kuvauksesta ja sen käyttöönotosta vaiheittain. Työ sisältää paljon omia näkemyksiä projektin kulusta sekä haastatteluissa saadusta informaatiosta. Tutkimus antoi paljon arvokasta tietoa asianhallintajärjestelmästä ja sen käyttöönotosta.

Today, companies produce large numbers of documents, spreadsheets and other files. Document management and treatment is daily business routine work. In many cases, this file management is challenging and time consuming. These problems can be solved with a system which facilitates and speeds up the workflow. The purpose of this study was to clarify the objectives of the introduction of the case management system as well as to investigate how successful the introduction was in Hyria Education Ltd.

Hyria Education Ltd’s starting point prior to this project was to that the company had no uniform guidelines for document handling, archiving and related data storage. Between offices there were handling differences. The company will benefit from this major project in terms of systematic planning and well-organized practice in the future as the company's document management and archives will comply with the law and regulations.

The study was conducted in a project started in January 2011, where the author worked as a project worker. The main activity study consisted of a related contribution to the theory in-formation system profiler and its introduction in phases. The thesis includes a number of views on the progress of the project and interviews with the new information. The study gave a great deal of valuable information about the case management system and its introduction.