Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtumisen vaikutukset yrityksen toimintamalliin

Abstract

Opinnäytetyöni liittyy kohdeyritykseni toiminnanohjausjärjestelmän vaihtumiseen ja siihen, miten tämä vaikuttaa yrityksen toimintamalliin. Kohdeyrityksenäni toimii Isoworks Oy, missä myös itse työskentelen. Keskusteltuani Isoworksin henkilöstön kanssa opinnäytetyöni aiheesta, sain tehtäväkseni ottaa selville, kuinka uusi toimintamalli toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton jälkeen otettiin vastaan henkilöstön toimesta ja mitä hyviä ja huonoja puolia uudessa mallissa on. Opinnäytetyöni keskittyy siis siihen, miten toimintamallia on toteutettu sen jälkeen, kun toiminnanohjausjärjestelmä 4.10.2010 vaihtui. Tarkoitukseni oli kyselyn avulla selvittää Isoworksin tiimin vetäjiltä ja esimiehiltä, miten uusi toimintamalli on otettu vastaan, kuinka sitä toteutetaan ja onko se heidän mielestään toimiva malli. Uutta toimintamallia verrattiin myös vanhaan toimintamalliin. Kysely lähetettiin 22 esimiehelle ja tiimin vetäjälle ja heidän tuli vastata viiteen kysymykseen, jotka liittyivät tiimin tuloksiin, tapoihin tehdä töitä ja mielipiteisiin. Opinnäyte sisältää myös kuvauksen uudesta ja vanhasta toimintamallista sekä toiminnanohjausjärjestelmä. Käydään myös hieman läpi vaiheita yleisellä tasolla, miten uusi toiminnanohjausjärjestelmä ja toimintamalli on toiminut ja miten sen toimintaa ollaan tuettu. Vanha toimintamalli oli, niin kuin uusikin toimintamalli, suoraan verrattavissa siihen, millainen toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä. Vanha toiminnanohjausjärjestelmä nimeltä Servasure oli erittäin vanhanaikainen ja kömpelö. Yli 20 vuotta vanhalla, tekstipohjaisellä järjestelmällä ei pystynyt reaaliajassa kirjaamaan töitä pois ja työt ohjautuivat usein täysin väärille osapuolille, mikä aiheutti ylimääräisiä kustannuksia ja viivytyksiä. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä tuli siis todelliseen tarpeeseen ja se muutti koko yrityksen toimintamallin. Uudeksi järjestelmäksi valittiin Microsoft Dynamics AX ja FSA. Uusi järjestelmä toi työntekijöille käyttöön selainpohjaisen käyttöliittymän, joka mahdollistaa reaaliaikaisen ja huomattavasti selkeämmän työn kirjaamisen. Uusi järjestelmä siis täysin uudisti yrityksen toimintamallin eli tavan jolla töitä tehdään. Dynamicsin ansiosta työt ohjataan oikeille tahoille nopeasti ja helposti, jonka ansiosta työt myös tehdään nopeammin ja tämä vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen. Opinnäytetyön lopputulos muodostuu kyselystä saatujen vastausten perusteella. Tuloksien perusteella pyrin löytämään toimintamallin hyvät ja huonot puolet. Tarjoan niiden perusteella Isoworksille kehitysehdotuksen, minkä pitäisi tuoda toimintamallista esiin enemmän hyviä puolia.

This thesis is related to the target company's enterprise resource planning (ERP) system change, and how this will affect the company's operational model. The target company is Isoworks Ltd, which is also the writer’s employer. After having a conversation with the Isowork staff about the thesis, the assignment was given to find out how the new operational model was accepted after the introduction of the new ERP system, as well as what the pros and cons of the new model are. The thesis focuses on how the operational model has been implemented after the ERP system changed 10/04/2010. The purpose was to discover, with the help of Isoworks team leaders and managers, how the new operational model has been accepted, how it is implemented and whether it is in their view a working model. An email inquiry was used to find an answer to these questions. A new models was also compared to the old model. Inquiries were sent to 22 supervisors and team leaders, and they had to answer five questions related to the team's results, ways of working and opinions about the new model. The thesis also includes a description of the old and new operating model and the ERP system. It is also explained how a new ERP system and business model worked and how it is being supported. The old model was, like the new one, directly comparable to what type of ERP system is in use. The old ERP (Servasure), was old-fashioned and clumsy. The over 20 years old, text based system was unable to fulfill expectations. The new ERP system was a necessity and it changed the whole company’s operational model. The new system was Microsoft Dynamics AX and the FSA. The new system introduced a browser-based interface that allows real-time job handling and a much simpler way to carry out the work. The new system completely renewed the company's operational model, namely the way in which work is carried out. Thanks to Dynamics, jobs are directed to appropriate recipients quickly and easily, allowing jobs to be handled faster. This will also affect customer satisfaction. The final objective is to collect answers from the survey and based on the results try to find the pros and cons of the operational model. Based on the results a development proposal will be submitted to Isoworks.