Henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuprosessi

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten Kainuun maakunta -kuntayhtymän palkkatoimistossa tehtävää henkilökohtaisten avustajien palkanmaksuprosessia voidaan tehostaa ja kehittää. Lisäksi opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä kirjalliset työohjeet palkkasihteerin sijaisuuksia varten.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostui laadusta, prosessin kuvaamisesta, prosessianalyysistä ja prosessin kehittämisestä. Tässä työssä läpikäytiin myös laatujärjestelmän mukaisia työohjeita ja prosesseihin liittyvää ulkopuolista aineistoa; lainsäädäntöä ja työehtosopimusta. Palkanmaksuprosessista laadittiin kuvaus vuokaavion avulla.

Prosessin kehittäminen aloitettiin kuvaamalla palkanmaksu-prosessin nykytila. Tässä työssä selvitettiin palkanmaksu-prosessin kehittämis- ja ongelmakohteet prosessin osapuolia ja tulevaisuuden kehitystyötä varten. Lisäksi laadittiin tarkat työohjeet palkanmaksusta. Myös lomakkeiden kehittä-minen oli osa tätä opinnäytetyötä. Opinnäytetyössä selvi-tettiin henkilökohtaisille avustajille tehdyllä muun muassa heidän mahdollisuuksia sähköiseen asiointiin ja halukkuutta vaihtaa palkanmaksupäivä kuukauden loppuun.

Tämä opinnäytetyö aloitti Kainuun maakunta -kuntayhtymässä kehittämistyön, joka jatkuu koko henkilökohtai-nen avustaja -järjestelmän kuvaamisella vuokaavion avulla. Tässä työssä havaitut kehittämis- ja ongelmakohteet käydään läpi ja avustajan palkanmaksuun liittyvät lomakkeet uudistetaan. Työohjeet otetaan käyttöön uuden henkilön perehdyttämiseen ja sijaisuuksien hoitamiseen.

The objective of this thesis was to study the salary payment process concerning personal assistants in the salary office of the Joint authority of Kainuu Region and how it can be enhanced as well as developed. In addition, the goal was to prepare written work instructions for replacements of payroll clerks.

The theoretical part of the thesis consists of quality measures, describing the process, process analysis and how to continually improve the process. The work instructions were studied from the quality system point of view, as well as by using third party material relating to legislation and collective agreements. The salary payment process was illustrated by a flow chart.

The development of the process was started by describing the current state of the salary payment process. The salary payment development and problem areas were clarified for the parties involved in the process and for the future development work. In addition, exact work instructions concerning salary payments were prepared. Also, developing the forms was a part of this thesis. Personal assistants were given a questionnaire form concerning their possibilities of using electronic systems and the will to change the salary payment date to the end of the month.

This thesis started development work in the Joint authority of Kainuu Region and will continue with the description of the whole personal assistant system via a flow chart. The development and problem areas found out in this work will be gone through carefully and the forms regarding the salary payment will be renewed. The work instructions will be taken into use for familiarizing new personnel with their duties.