Ohjekirja Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli ohjekirjan tekeminen Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin. Ohjekirja tehtiin Visma Nova palkkahallinto- ja laskutusohjelmistoon. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Kaibest Oy. Ohjekirja on opinnäytetyön liitteenä.

Kaibest Oy on henkilöstönvuokrausyritys. Yritys on perustettu vuonna 1991 ja sillä on kuusi toimipistettä Suomessa. Kajaanissa hoidetaan yrityksen laskutus ja palkkahallinto.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui kahdesta eri aihealueesta: palkkahallinnosta ja laskutuksesta, jotka liittyvät yrityksen toiminnassa kiinteästi yhteen. Lisäksi viitekehykseen kuului ohjekirjan kirjoittamiseen liittyviä asioita.

Ohjekirjasta ei tullut kaikenkattavaa ohjetta Visma Nova ohjelmistolle, vaan se rajattiin käsittelemään Kaibest Oy:n palkkahallinto- ja laskutusprosessiin kuuluvia toimintoja. Ohjekirjasta tehtiin paperinen versio kansioon laitettuna. Ohjekirjaan tuli sisällysluettelo, joka helpottaa ohjekirjan käyttöä, sekä paljon työpöytäkuvakkeita, joita selitettiin muutamilla lyhyillä lauseilla. Ohjekirjaan tuli ohjeita muun muassa seuraavista toiminnoista: verkkolaskun muodostaminen ja lähetys, palkanmaksuaineiston muodostaminen ja lähetys, palkkaerittelyjen lähetys ja suoritusten kirjaaminen laskutusohjelmaan.

Ohjekirjan laatiminen oli haastavaa, mutta onnistui hyvin. Ohjekirjasta tuli toimeksiantajan toiveiden mukainen ja ohjekirja oli yritykselle hyvin tarpeellinen.

The purpose of this thesis was to draw up a manual for the Visma Nova payroll and invoicing software commissioned by Kaibest Oy.

Kaibes Oy is a company which rents staff for other companies. It was established in 1991 and has several offices around Finland. In the Kajaani office they do all their payroll and invoicing operations.

The theory part of the thesis consists of two different main topics: payroll and invoicing, because they are closely related to each other in a company’s financial operations. Also, the theory of writing a manual is included.

The manual does not cover comprehensively all the operations of the Visma Nova software, only the payroll and invoicing processes. The manual will be easy to use in the hard copy version because there is a table of contents, as well as plenty of screen shots illustrating the different operations of the Visma Nova software. All the illustrations are explained in a few sentences. For example the following operations are included in the manual: sending electronic invoices, making salary payment files, sending pay sheets, and entering payments in the invoicing software.

Drawing up the manual was challenging but the end result fulfilled the commissioner’s expectations and is useful for the company.