Tapiola-ryhmän eläinkorvaustiimin sähköinen työtila osana tiedonhallinnan kehittämistä
Laukkarinen, Milla (2011)
Laukkarinen, Milla
Laurea-ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011121518566
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011121518566
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli sähköisen tiedonhallinnan ja viestinnän kehittäminen Tapiola-ryhmässä. Tavoitteena oli suunnitella ja luoda sähköinen työtila Keskinäinen Vakuutusyhtiö Tapiolan (Vahinko-Tapiola) Korvauspalvelujen eläinkorvaustiimille. Vahinko-Tapiola on osa Tapiola-ryhmä –konsernia, joka tarjoaa asiakkailleen vakuutus-, pankki-, säästö- ja sijoittajapalveluita. Toimeksiantajaan liittyen raportissa esitellään lyhyesti vakuuttamisen periaatteet ja historia. Työtila luotiin Microsoft SharePoint 2007 -ohjelmaan, joka oli kehittämishankkeessa lähinnä työkalun asemassa eli sen teknisiin ominaisuuksiin ei erityisemmin keskitytty.
Kehittämishankkeen aihe liittyi kasvavaan tiedon määrään yrityksissä ja tämän aiheuttamiin tiedonhallinnan haasteisiin. Työtilan tarkoituksena oli tiedonhallinnan kehittämisen ohella toimia sisäisen viestinnän tukena, joten sisäinen viestintä ja erityisesti sähköinen viestintä liittyy myös opinnäytetyön tietoperustaan. Tietoperustassa esitellään sähköisen viestinnän välineet sähköpostista blogiin ja uuden sukupolven verkkoviestintään.
Opinnäytetyön menetelminä käytettiin asiantuntijahaastatteluja ja toivelistatekniikkaa ideointimenetelmänä. Ensimmäisessä haastattelussa oli viitteitä benchmarking–menetelmästä, koska sen avulla päästiin hyödyntämään Eläke-Tapiolan (Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Tapiola) kokemuksia työtilan suunnittelussa ja luomisessa. Toisena haastateltavana oli eläinkorvaustiimin palvelupäällikkö, joka kertoi tarkemmin eläinkorvauspalvelusta ja tiimin tilanteesta sekä tarpeista. Kolmas menetelmä oli toivelistatekniikka, jonka tarkoituksena oli ideoida tiettyyn aiheeseen liittyen ajatuksella, ettei mitään rajoitteita ole rajaamassa luovuutta. Toivelistatekniikan tehtävänä oli osallistuttaa asiakkaat eli tässä tapauksessa työtilan tulevat käyttäjät, eläinkorvausten tiimin jäsenet.
Työtilan rakenteen suunnittelussa hyödynnettiin menetelmien avulla saatua tietoa, eläinkorvausten aikaisempaa tietovarastoa tietokoneen w-asemalla sekä eläinkorvausten palvelupäällikön, korvausasiantuntijan ja perehdyttäjien työpanosta. Työtilan valmistuttua se sisälsi eläinkorvaustiimin käytetyimmät ohjeet, laskurit ja muut päivittäisessä työssä käytettävät työkalut. Sisäisen viestinnän tueksi työtilaan luotiin viisi ilmoitustaulua ja tärkeässä roolissa olivat myös tarkasti kootut linkit muualla sijaitseviin ohjeisiin ja työkaluihin.
Kehittämishankkeen aihe liittyi kasvavaan tiedon määrään yrityksissä ja tämän aiheuttamiin tiedonhallinnan haasteisiin. Työtilan tarkoituksena oli tiedonhallinnan kehittämisen ohella toimia sisäisen viestinnän tukena, joten sisäinen viestintä ja erityisesti sähköinen viestintä liittyy myös opinnäytetyön tietoperustaan. Tietoperustassa esitellään sähköisen viestinnän välineet sähköpostista blogiin ja uuden sukupolven verkkoviestintään.
Opinnäytetyön menetelminä käytettiin asiantuntijahaastatteluja ja toivelistatekniikkaa ideointimenetelmänä. Ensimmäisessä haastattelussa oli viitteitä benchmarking–menetelmästä, koska sen avulla päästiin hyödyntämään Eläke-Tapiolan (Keskinäinen Eläkevakuutusyhtiö Tapiola) kokemuksia työtilan suunnittelussa ja luomisessa. Toisena haastateltavana oli eläinkorvaustiimin palvelupäällikkö, joka kertoi tarkemmin eläinkorvauspalvelusta ja tiimin tilanteesta sekä tarpeista. Kolmas menetelmä oli toivelistatekniikka, jonka tarkoituksena oli ideoida tiettyyn aiheeseen liittyen ajatuksella, ettei mitään rajoitteita ole rajaamassa luovuutta. Toivelistatekniikan tehtävänä oli osallistuttaa asiakkaat eli tässä tapauksessa työtilan tulevat käyttäjät, eläinkorvausten tiimin jäsenet.
Työtilan rakenteen suunnittelussa hyödynnettiin menetelmien avulla saatua tietoa, eläinkorvausten aikaisempaa tietovarastoa tietokoneen w-asemalla sekä eläinkorvausten palvelupäällikön, korvausasiantuntijan ja perehdyttäjien työpanosta. Työtilan valmistuttua se sisälsi eläinkorvaustiimin käytetyimmät ohjeet, laskurit ja muut päivittäisessä työssä käytettävät työkalut. Sisäisen viestinnän tueksi työtilaan luotiin viisi ilmoitustaulua ja tärkeässä roolissa olivat myös tarkasti kootut linkit muualla sijaitseviin ohjeisiin ja työkaluihin.