Yleisötapahtuman tuottaminen ja kehittäminen, case: Koisorock 2011

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena on luoda jäsennelty toimintamalli tulevien Koisorock-tapahtumien suunnittelu- ja toteutusprosessille. Tarkoituksena on kehittää prosessista hallittu kokonaisuus, joka aloitetaan perusteellisella suunnittelulla asetettujen tavoitteiden mukaisesti ja päätetään projektiorganisaation palkitsemiseen ja projektin asianmukaiseen arviointiin. Tavoitteena on kehittää tapahtumaa eri projektinhallinnan ja tapahtuman tuottamisen teorioiden avulla. Opinnäytetyön toteutuksessa on yhteistyökumppanina Vantaan Elävän Musiikin Yhdistys, joka toimii Koisorock-tapahtuman taustaorganisaationa.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa esitellään eri teorioiden avulla yleisötapahtuman suunnittelu- ja toteutusprosessi. Prosessi on jaoteltu Kai Ruuskan luoman mallin mukaisesti projektin käynnistys-, rakennus- ja päättämisvaiheisiin. Käynnistysvaihetta tarkastellaan tavoitteiden ja budjetoinnin näkökulmista, rakennusvaihetta varainhankinnan, sponsoroinnin, markkinoinnin, tiedottamisen, turvallisuuden sekä viranomaisyhteistyön näkökulmista. Päättämisvaihetta tarkastellaan tapahtuman onnistumisen arvioinnin, tapahtumaorganisaation ja sidosryhmien kiittämisen, organisaation palkitsemisen sekä loppuraportin laatimisen näkökulmista.

Koisorock-2011 tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa sovellettiin eri projektinhallinnan ja tapahtuman tuottamisen teorioita ja tuloksena tapahtuman talouden seuranta sekä projektiorganisaation sisäinen viestintä tehostui. Tapahtuman toteutukseen nimetty projektiorganisaatio toimi edellisvuosia tehokkaammin ja tapahtumalle asetetut tavoitteet auttoivat ryhmää toimimaan aiempaa päämäärätietoisemmin. Projektiryhmä kykeni viemään tapahtumaa haluttuun suuntaan ja luomaan vankan pohjan seuraavien vuosien tapahtumille.

Pienten ja talkootyönä toteutettavien tapahtumien kehittämisessä sovelletaan tapahtuman erityispiirteitä vastaavia teorioita.Jokainen tapahtuma on yksilöllinen projekti, joka etenee esiselvityksistä projektiorganisaation kiittämiseen ja palkitsemiseen. Projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä on viestinnän ylläpito ja edellytysten luominen projektiryhmän toiminnalle. Pienien tapahtumien markkinoinnissa, joissa rahoituksen lähteet ovat pääosin ulkopuolisia, korostuu suhdetoiminnan merkitys. Kekseliäisyys, eri sosiaaliset mediat ja hyvät suhteet mediaan helpottavat tapahtuman markkinointia merkittävästi. Tapahtuman koosta riippumatta talouden seurannan on oltava huolellista ja ajantasaista, jotta rahoitus vastaisi todellista tarvetta.

The objective of this thesis was to develop the planning process and execution of the Koisorock-festival by using different theories and literature about project and event management. The thesis was commissioned by Vantaan Elävän Musiikin Yhdistys.

The theoretical section of the thesis consists of project and event management theories and literature. The theory part is divided into the founding, building up and finishing phases of a project according to Kai Ruuska’s Project Management theory. The founding phase is made up of event budgeting and objectives. The building phase comprises event financing, sponsorships, marketing, public relations and safety. The ending phase again includes event evaluation and proper ways to end an event.

As a result of this thesis the planning and execution process of Koisorock-2011 was developed into a properly managed project. Internal communication and financial management of the event are more efficient. Setting exact objectives for the event helped the project group to work in a more purposefull manner. Using project and event management literature alleviated the event planners in creating solid ground for upcoming events.

Every event is an individual project that starts with preliminary studies and ends with evaluation and rewarding the event organisation. There is no universal standard for planning an event but there are certain standards of activity that can be used in every event planning process. The most important task of a project manager is to take care of the communication between the project group and different interest groups. When working with limited recourses the importance of public relations in event marketing is significant.