Siirtyminen sähköiseen laskujen käsittelyyn : Case: Ahlsell Oy

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli sähköiseen laskujen käsittelyyn siirtyminen. Aihetta tarkasteltiin osto- ja läpilaskutuksen kannalta. Työn tarkoituksena oli selvittää, millä edellytyksillä yritys voi aloittaa sähköisten laskujen vastaanoton ja käsittelyn, ja kuinka suuret ovat käsittelyn kustannukset paperisille ostolaskuille. Työssä tarkastellaan myös millaisia kustannus- ja aikasäästöjä siirtyminen sähköiseen laskujen käsittelyyn toisi mukanaan. Case-yrityksenä on Ahlsell Oy, joka on jo tehnyt periaatepäätöksen siirtymisestä laskujen sähköiseen käsittelyyn.

Työn teoriaosuudessa on kerrottu sähköisen taloushallinnon kehittymisestä sekä tutkittu millaisia vaatimuksia lainsäädäntö asettaa sähköisten laskujen käsittelylle. Teoriaosuudessa on kuvattu sekä paperisen että sähköisen laskun käsittelyvaiheet ja niiden aiheuttamat kustannukset ja ajankäyttö. Lisäksi on kerrottu laskujen skannaamisesta ja sähköisestä arkistoinnista sekä sähköisten laskujen hyödyistä ja ongelmista. Lisäksi on käsitelty verkkolaskuja ja niiden vastaanottamisen aloittamista. Teoriaosuudessa aineistona on käytetty aihetta käsittelevää kirjallisuutta, lehtiartikkeleita sekä Internet-sivustoja.

Case-osuudessa on kuvattu Ahlsell Oy:n tämän hetkinen tapa käsitellä osto- ja läpilaskut. Työssä on laskettu case-yrityksen laskujen käsittelyn aiheuttamat kustannukset sekä laskun käsittelyaika. Lisäksi case-osuudessa on haastatteluin selvitetty laskujen käsittelyä hidastavia seikkoja sekä muita ongelmia, jotka mahdollisesti vähentyisivät sähköisen laskunkierron myötä. Osuus sisältää myös kuvauksen tulevaisuudessa käyttöön otettavasta sähköisestä laskunkierron sovelluksesta. Tutkimusmenetelminä on käytetty haastatteluita sekä havainnointia case-yrityksessä.

Tutkimuksen perusteella siirtyminen sähköiseen laskujen käsittelyyn olisi kannattava ratkaisu yritykselle. Suurin hyöty saadaan laskunkäsittelyprosessin huomattavasta tehostumisesta. Moni manuaalinen vaihe automatisoituu, ja näin laskun käsittelyyn kuluva aika lyhenee, jolloin maksutkaan eivät viivästy ja aiheuta lisäkustannuksia. Lisäksi alkuinvestointien jälkeen voitaisiin saada melko suuriakin säästöjä käsittelykustannuksissa, ja laskujen kiertoa järjestelmässä pystytään seuraamaan tehokkaasti.

Adopting electronic handling of invoices – Case: Ahlsell Ltd

The subject of this thesis was adopting electronic handling of invoices. The thesis concentrates on purchase invoices and cost-reimbursable invoices. The purpose of the thesis was to find out how the company can adopt electronic handling of purchase invoices and cost-reimbursable invoices and how much are the costs for the manual handling of invoices. The thesis also deals with savings that a company could make by using electronic invoicing. Case company is Ahlsell Ltd which already has made the decision to start the electronic handling of invoices.

The theory section deals with the development of electronic financial administration and what demands the law sets for the electronic invoices. In the theory section there are descriptions of the processing of paper invoice and electronic invoice. It is also discussed with scanning and electronic archiving and the benefits and problems of the electronic invoices. The theory section consists of literature, magazines and websites.

The case section consists of the company’s present and future methods to handle purchase and cost-reimbursable invoices. This section includes calculations about costs and time of manual handling of the invoices. With interviews it is found out what are the current problems which delay invoice handling process. This section also includes description of the company’s future electronic system. Interviews and observation are used as research methods.

The conclusion of the thesis is that moving to electronic handling of invoices would be a profitable decision for the company. The most important benefit comes with the more efficient invoice handling process. Many manual phases will become automated, so the time used to invoice handling will be much shorter than before. After the initial investment costs, the company will achieve considerable savings with invoice handling. Also the cycle of invoices will be easier to follow.