Riskienhallinta osaksi eduskunnan kanslian johtamista

Abstract

Eduskunnan turvallisuustoiminta nousee säännöllisin väliajoin julkisen kiinnostuksen kohteeksi ja kahden viimeisen vuoden aikana keskustelu eduskunnan turvallisuustoiminnan riittävyydestä on ollut poikkeuksellisen vilkasta. Tämän tutkimuksellisen kehittämistyön tavoitteena on selvittää eduskunnan kanslian turvallisuustoiminnan kehittämistarpeet ja tutkia riskienhallinnan soveltamismahdollisuuksia turvallisuuden kehittämisessä. Tavoitteena on lisäksi tukea eduskunnan kanslian turvallisuusjohtajaa, riskienhallinnan asiantuntijaa ja virkamiesjohtoa organisaation kokonaisvaltaisessa kehittämisessä. Kehittämistyön toimeksiantaja on eduskun-nan kanslian turvallisuusyksikkö.

Kohdeorganisaation kehittäminen jakautuu työssä kolmeen osaan. Teoreettinen viitekehys palvelee osaltaan eduskunnan kansliassa turvallisuuden ja riskienhallinnan parissa työskentelevien tiedontarvetta. Työn toisen osan muodostavat eduskunnan kanslian turvallisuustoiminnan nykytilaa, turvallisuusympäristön mahdollisia tulevaisuuden kehityssuuntia ja muiden eurooppalaisten parlamenttien riskienhallintaa käsittelevä luku. Sen tarkoituksena on yhtäältä osoittaa ja toisaalta perustella eduskunnan kanslian turvallisuustoiminnan kehittämistarpeet. Työn kolmas osa käsittelee eduskunnan kanslian riskienhallintatoiminnan käynnistämistä.

Tässä työssä riskienhallintaa käsitellään valtionhallinnon näkökulmasta ja sen soveltamismahdollisuuksia tutkitaan organisaatioturvallisuuden kehittämiseen sitoen. Viitekehys rakentuu organisaatioturvallisuuden, riskienhallinnan ja strategisen johtamisen teoriasta. Kehittämistyö toteutetaan tapaustutkimusta, tulevaisuudentutkimuksen skenaariotyöskentelyä ja konstruktiivista tutkimusta soveltaen. Tutkimusaineisto on kerätty haastatteluin, kyselyin, dokumenttianalyysin ja havainnoinnin avulla ja aineiston analyysimenetelminä käytetään kehittämistöille tyypillisesti sekä laadullisia että määrällisiä menetelmiä.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että eduskunnan turvallisuustoiminta ei nykyisessä muodossaan riitä vastaamaan turvallisuusympäristön alati koveneviin haasteisiin, jotka vaativat organisaatioturvallisuuden eri osa-alueiden kokonaisvaltaista hallintaa. Lisäksi voidaan osoittaa, että riskienhallintatoiminnan aloittaminen eduskunnan kansliassa tukee erinomaisesti organisaatioturvallisuuden pitkäjänteistä ja kokonaisvaltaista kehittämistä, resurssien tehokasta käyttöä ja turvallisuuskulttuurin rakentamista. Riskienhallintatoiminnalla voidaan myös kehittää eduskunnan kanslian johtamisjärjestelmää ja sisäistä viestintää sekä tukea kanslian maineenhallintaa ja kriisiviestintää.

Kehittämistyön tulokset on otettu hyvin vastaan eduskunnan kanslian turvallisuusyksikössä. Työ palvelee myös muita valtionhallinnon organisaatioita sillä siinä käsitellään organisaatioturvallisuuden ja riskienhallinnan suhdetta sekä turvallisuusympäristön tulevaisuuden mahdollisia kehityssuuntia julkisen sektorin näkökulmasta.

Integrating Risk Management into the Finnish Parliamentary Office

The Parliament of Finland is regularly addressed in the national media and the sufficiency of Parliament's security has been of particular interest during the past two years. The purpose of this Master's thesis is to investigate the need for development of the security of Parliamentary Office as well as study the possibilities that risk management has to offer in terms of enhancing security within the organization. This thesis also aims at supporting the Director of Security, Risk Management expert and the Office's top management in developing their organization comprehensively. This research was commissioned by the Security Department of the Parliament Office.

This research-based development study can be divided into three parts. Firstly, the theoretical framework is meant to serve as background information for personnel involved with security and risk management in the Parliamentary Office. The second section studies the current capacity of the Office's Security Department, the possible future developments of the Parliament's security environment and the realization of risk management in other European Parliaments. The purpose of this second section is on one hand to point out and on the other hand validate the need for development in the organization's security. Finally the third section concentrates on suggestions on how to enhance the Office's security in applying risk management.

Risk management is approached from the point of view of state administration and its possibilities are studied in relation to organizational security. The framework is built on organizational security, risk management and strategic management theories. Research styles applied in the present study include case study, future studies' scenarios as well as constructive research. The research material is gathered using interviews, inquiries, document analysis and observation. Characteristically in a research-based development, analysis of the research material consists of both quantitative and qualitative methods.

The conclusions of this research indicate that the security in the Finnish Parliamentary Office at its current state does not meet the requirements set out by the security environment's development into an ever more challenging direction that require a more comprehensive approach on organizational security. Furthermore, the application of risk management within the Parliamentary Office enables the persevering and comprehensive development of security, the effective use of resources and construction of security culture within the organization. Risk management also contributes to the development of management system and internal communication and well as reputation management and crisis communication.

This research-based study development has been well received by the Security Department. In addition, the results concerning the synergies of organizational security and risk management as well as the scenarios of future security environment’s possible developments can be applied within other public sector organizations.