Tuotetietoprosessin kehittäminen hankinta- ja logistiikkayhtiössä.

Abstract

Kaupan logistiikkaprosessien onnistumisen toimintaedellytyksenä on virheettömän tiedon löytyminen oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Laadullisesti oikein toteutetun tuotetietoprosessin tuoma lisäarvo tälle logistiselle tilaus-toimitusketjulle näkyy prosessin joka vaiheessa. Oikea- aikaiset ja laadullisesti oikeasisältöiset tuotetiedot oikeassa paikassa varmistavat osaltaan monen prosessin toimivuuden.

Kaupan toimintaympäristöön liittyy monia eri tekijöitä, jotka vaikuttavat tuotetietoprosessin taustalla. Kaupan ketjuliiketoiminnalla haetaan keskittämisen ja suurtuotannon etuja. Tuotetietojen käsittelyssä tämä tarkoittaa suurien tietomäärien käsittelyä tehokkaasti ja virheettömästi ketjujen käyttöön. ECR- toiminnalla haetaan parannusta kaupan ja tavarantoimittajien väliseen yhteistyöhön koko tarjontaketjun hallinnassa. ECR- toiminnan suurin vaikuttavuus tuotetietoihin on yhtenäisten koodaus- ja pakkausmerkintöjen sisällössä sekä valikoimanhallinnassa. Sovittujen jakso-aikataulujen mukaisesti iso määrä tuotetietoja käydään systemaattisesti läpi vuosittain vähintään kolmesti. Esimerkkinä ECR- toimijoiden yhteisestä hankkeesta on Suomessa otettu käyttöön Sinfos- tuotetietopankki, jonne teollisuuden edustajat keskitetysti ilmoittavat tuotteidensa tiedot päivittäistavarakaupan toimijoiden käyttöön.

Prosessien kehittämiseen on luotu useita eri malleja, joista tähän tutkimukseen ja kehittämishankkeeseen on valittu Business Process Re- engineering, eli liiketoimintaprosessien uudistaminen. Kehittämishankkeen tehtävänä Yritys A:ssa oli luoda uudistettu tuotetietoprosessi. Toimintatapojen uudistamisella haettiin tehokasta ja laadullisesti parempaa tapaa käsitellä tuotetietoja jaksovaihdosten yhteydessä. Hanke liittyi läheisesti yrityksen tietojärjestelmän uudistushankkeeseen, joten uuden tietojärjestelmän luomat tekniset mahdollisuudet hyödynnettiin uutta prosessia suunniteltaessa.

Kehityshankkeen tärkeimpänä tavoitteena oli luoda uusi tehokas toimintatapa tuotetietojen käsittelylle. Tutkimuksellisesti kehitystyö toteutettiin prosessien kehitysmallin mukaan vaiheittain visioinnista varsinaisen uuden toimintamallin käyttöönottoon. Kehitystyölle asetetut tavoitteet saavutettiin ja uudistettu toimintamalli otettiin käyttöön vuoden 2008 aikana. Lisäksi luotiin prosessin sisäisiä mittareita, joilla prosessin tehokkuutta ja laatua voidaan jatkossa seurata. Myös yrityksen näkökulmasta toiminnan kehittämiselle asetetut vaatimukset onnistuttiin menestyksekkäästi saavuttamaan.

Developing the Product Data Process in a Supply and Logistics Company

High- quality logistics processes require accurate information in the right place and right time to succeed. A product data process brings additional value to the logistical supply chain. This additional value appears in every phase of the process. High quality product data in the right place ensures for its part the functioning of many processes.

There are many different elements in the operational environment which are affected by the background of the product data process. The chain business seeks for the benefits of the cen-tralization and economies of scale. In the product data management this means processing a large amount of data effectively and correctively for retail. ECR (Efficient Customer Re-sponse) activities provides efficiency for the co-operation within the trade for the suppliers and for the whole supply chain. The benefit of ECR activities with regard to product data is an integrated package coding system and assortment management. Due to the assortment periods a large amount of product data is processed systematically at least three times every year. In Finland the Sinfos product databank has been utilised where suppliers can transmit their product data information to those who need it in a centralized way.

Several models have been created for developing the processes. This research and improve-ment project focuses on Business Process Reengineering, which means renewing the business processes. The main purpose of this project was to create an improved product data process. In Yritys A Oy the purpose was to seek an efficient and qualitatively better way to process product information between assortment periods. The project was closely related to the com-pany’s renewed information system. New technical possibilities were utilised when planning the new product data process.

The main priority of this project was to create a new efficient form for the product data management. In the research the improvement was implemented in stages from the envision-ing to the deployment of the new standard by reengineering of the processes. The objectives set were achieved and the new standard was introduced during the year 2008. Furthermore, new internal indicators were created for the process. By these indicators the efficiency and quality of the process can be measured also in the future. Also from Yritys A Oy’s point of view the development objectives were achieved successfully.