Organizational communication : Design research of information sharing

Abstract

This design science research study investigates how organizational information sharing can be improved in large organizations. Based on this, the research question formed as follows: How to share information efficiently in a large community of work? It has been noted, that organizational information sharing is important. Main reasons for this are for example time usage - it's not efficient spending lots of time figuring out something that someone else has already solved. Efficient information sharing will ultimately also affect the job efficiency and therefore on the company profit. Even there is a clear link between work efficiency gained with information sharing and company profit, unfortunately information sharing is usually something that company doesn't pay enough attention to.

There can be two main issues with organization information sharing. First of all, organization might not have any tool intended for information sharing. Selecting proper tool is important because the tool might encourage, or impede, information sharing. Organization should also have clear guidance on information sharing. Employees need to understand what is expected from them. Support, guidance, targets etc. for information sharing needs to be set and communicated by management. These all are important but maybe the most important, and also the hardest to achieve, is the willingness to share the information with colleagues. Some people are willing to document and share information automatically, but this is clearly not the case for most of the people. If and when this is solved, quite big part of the problems with information sharing will be resolved.

In this study, the perspective of the Information System’s Design Science Research (DSR) is in the foundation of design; it focuses on research for building, improving and evaluating artifacts, such as models, methods, constructs, plans, information systems and services for implementation of the new perspective of organizational information sharing. This study provides insights how information is shared currently in one example organization and what kind of things could be implemented in order to improve the current situation. The data collection of this study includes experiences from practical environment as well as data from existing researchers.

Meaning of communication and information sharing is to reduce someone's uncertainty of something. Communication can be considered successful when someone has learnt something new. Unfortunately communication doesn't happen automatically. When someone wants to communicate something, he has to find a way how to express himself and a way to extract that information from his head to someone else. While communication can be easy, there can be also lots of disruptions that can make it harder or even impossible for the receiver to understand what has been communicated.

There are lots of different ways to share information. Some method can work nicely in some case, but for some case it doesn't fit at all. In work environment, the most regular ways to share information can be e.g. documents, emails, meetings, face-to-face discussions etc. One channel to share information doesn't usually replace other channels but they are supporting each other’s. This can mean e.g. that a document is created, then its content is discussed in a meeting and possible updates for that document are reported face-to-face with someone. There are also ways to improve the communication method by taking some additional steps into use, e.g. repeating or being surprising.

Results of this research are divided into two categories. In the first category there are those items that were observed as critical or mandatory for adequate information sharing. Those are the core principles for information sharing and have to be taken into account. Otherwise information sharing will probably fail. In the other category, there are more or less optional steps. They are not absolute mandatory to have good information sharing practices in place, but they can be considered as continuum for the core practices. When the basics for information sharing are in place, then it would be a good idea to improve existing practices by taking those enhanced steps into use.

Tämä suunnittelutieteellinen tutkimus tutkii miten organisaation sisäistä viestintää voidaan parantaa suurikokoisessa organisaatiossa. Tämän pohjalta tutkimuskysymys muotoutui seuraavasti: Miten voidaan tehokkaasti jakaa tietoa suurikokoisessa organisaatiossa? Kysymys on oleellinen, koska yrityksen sisäinen viestintä on tärkeää. Syitä tälle voi hakea mm. ajankäytöstä - ei ole järkevää tai tehokasta käyttää aikaa sellaisen tiedon etsimiseen, jonka joku työkaveri on ehkä jo ratkaissut. Tehokas tiedonjakaminen vaikuttaa työtehokkuuteen ja täten yrityksen tulokseen. Siitäkin huolimatta, että on olemassa selkeä yhteys työtehokkuuden ja yrityksen sisäisen tiedonjaon välillä, tiedonjakamiseen ei valitettavasti useinkaan kiinnitetä riittävästi huomiota.

Tiedonjakamiseen liittyvät ongelmat voidaan jakaa kahteen kategoriaan. Ensinnäkin työyhteisöllä ei välttämättä ole olemassa tiedonjakoon tarkoitettua työkalua. Kunnollisen työkalun valitseminen on tärkeää, koska se joko kannustaa tai hankaloittaa tiedonjakamista. Työyhteisöillä tulee myös olla riittävä ohjeistus tiedonjakamiseen liittyen. Työntekijöiden tulee ymmärtää mitä heiltä odotetaan. Tiedonjakamiseen liittyvä tuki, ohjeistus, tavoitteet jne. tulee olla kommunikoitu työyhteisön johdon toimesta. Edellämainitut asiat ovat tärkeitä tiedonjakamisen kannalta, mutta ehkä tärkein ja vaikeimmin saavutettava asia on saada työyhteisön jäsenet aidosti haluamaan jakamaan tietoa. Jotkut työyhteisön jäsenet voivat olla automaattisesti halukkaita jakamaan tietonsa, mutta tilanne ei ole sama kaikkien ihmisten osalta. Jos ja kun tämä osuus ratkaistaan, suuri osa tiedonjakamiseen liittyvistä haasteista on ratkennut samalla.

Tässä tutkimuksessa tietojärjestelmän suunnittelutieteellinen tutkimus (DSR) on tutkimuksen pohjana; se keskittyy tutkimuksen rakentamiseen, artifaktin parantamiseen ja arviointiin, mallien, metodien, käsitteiden, suunnitelmien, tietojärjestelmien ja palveluiden käyttöönottoon organisaation tiedonjaon näkökulmasta. Tämä tutkimus tarjoaa oivalluksia ja ymmärrystä sille miten tietoa jaetaan tällä hetkellä esimerkkitapauksen suurikokoisessa organisaatiossa ja miten nykytilannetta voidaan parantaa. Tämän tutkimuksen tieto pohjautuu omapohjaisiin kokemuksiin käytännön työskentelystä suurikokoisessa organisaatiossa sekä tutkimuksessa on myös huomioitu aiemmat vastaavat tutkimukset organisaation sisäisestä tiedonjakamisesta.

Tiedonjaon ja kommunioinnin tarkoitus on vähentää ihmisen ymmärtämystä ja tietämystä jostain asiasta. Kommunikointi voidaan katsoa onnistuneeksi siinä tapauksessa, jos joku tai jotkut oppivat sen johdosta jotain uutta. Tämä ei kuitenkaan valitettavasti tapahdu automaattisesti. Kun joku haluaa kommunikoida jotakin, hänen tulee löytää keino ilmaista itsensä ja käytännössä siirtää tieto ja ajatukset omasta päästään jonkun toisen päähän. Vaikka kommunikointi voikin olla sinänsä helppoa, siinä voi kuitenkin esiintyä erilaisia häiriöitä, joiden takia viesti saattaa jäädä epäselväksi tai kokonaan saamatta.

On olemassa useita tapoja jakaa tietoa. Jotkin näistä tavoista saattavat toimia erinomaisesti jossain tilanteessa, mutta toiseen tilanteeseen ne eivät välttämättä sovi ollenkaan. Työympäristössä yleisimmät tiedonjakotavat ovat erinäiset dokumentit, sähköpostit, kokoukset, kasvokkain keskuskustelut jne. Edellä mainitut tiedonjakotavat eivät ole tarkoitettu korvaamaan toisia, vaan niiden tarkoitus on tukea toisiaan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että joku luo tietoa sisältävän dokumentin josta keskustellaan kokouksessa ja tiedot mahdollisesta päivityksestä ko. dokumenttiin voidaan kertoa asiasta kiinnostuneelle henkilölle kasvotusten. Kommunikointia voidaan parantaa erinäisillä tavoilla, esimerkiksi ottamalla joitakin lisäyksiä kommunikointiprosessiin, kuten toistamalla esitetty asia tai esittämällä asia yllätyksellisesti.

Tämän tutkimuksen tulokset ovat jaettu kahteen ryhmään. Ensimmäisessä kategoriassa ovat ne asiat, jotka ovat katsottu tärkeäksi tai pakolliseksi riittävän hyvän tiedonjakamisen saavuttamiseksi. Näitä voidaan kutsua tiedonjakamisen ydinalueiksi, ja ne tulisi ottaa jokaisen työyhteisön toimesta huomioon. Muussa tapauksessa tiedonjakaminen saattaa epäonnistua. Toiseen kategoriaan on jaoteltu enemmän tai vähemmän vapaaehtoiset asiat. Ne eivät ole pakollisia hyvän tiedonjaon suhteen, mutta ne voidaan nähdä jatkumoksi ydinasioille. Kun tiedonjaon perusteet ovat siis kunnossa, olisi hyvä jalostaa nykyistä tilannetta ottamalla mukaan valinnaisia ja vapaaehtoisia tiedonjaon asioita.