Tapahtuman järjestäminen : Case: Virtaa logistiikkaan -seminaari

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee ensin yleisesti tapahtuman suunnittelua ja toteutusta, minkä jälkeen keskitytään Virtaa logistiikkaan -seminaarin järjestämiseen. Toimeksiantajana työlle oli Lahden ammattikorkeakoulu, jonka kanssa tapahtuma järjestettiin yhteistyössä.

Tutkimuksen teoreettisessa osiossa selvitetään, mitä tapahtuman markkinoinnissa on huomioitava, jotta markkinointi on mahdollisimman tehokasta ja toimivaa. Tapahtuman markkinoinnissa huomiota kiinnitetään myös budjettiin, segmentointiin ja jälkimarkkinointiin. Teoreettisessa osiossa käsitellään näiden lisäksi tapahtuman järjestämistä ja sitä, mistä eri osista onnistunut tapahtuma rakentuu.

Opinnäytetyön empiirisessä osiossa keskitytään tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen. Tämän lisäksi osiossa tarkastellaan, kuinka teoria toteutui Virtaa logistiikkaan -seminaarissa. Tapahtumaa havainnoitiin ja lisäksi tapahtumasta toteutettiin kyselytutkimus. Näiden pohjalta kerrotaan, kuinka seminaaria voidaan kehittää. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena ja työn empiirisessä osassa selvitetään, mitä valintoja tutkimuksen aikana tehtiin.

Saadut tutkimustulokset osoittavat, että koulutuksen kehitystyössä yritysedustajien osallistuminen tapahtumiin on tärkeää, jotta esille nousevat ideat mukautuisivat oikeisiin tarpeisiin ja tulisivat myös käyttöön. Pidempiaikaisissa hankkeissa voivat asiat unohtuvat seminaarien välillä. Näin osallistujia on muistutettava ja esimerkiksi lähettää edellisen tapahtuman muistio. Seminaarin aikataulun rooli on tärkeä kokonaisuuden kannalta. Myös seminaarin luentojen on sovittava käsiteltävään aiheeseen onnistuneen tapahtuman saavuttamiseksi.

This thesis deals first with event design and implementation in general, then focuses on organizing the Virtaa logistiikkaan Seminar. This thesis was commis-sioned by Lahti University of Applied Sciences, with which the event was organized.

The theoretical part of the research explains what in event marketing has to be taken into account, so that marketing would be as effective and active as possible. In event marketing attention is also paid to budget, segmentation and after sales marketing. In addition to these, the theoretical part deals with how to organize an event and from what different parts a successful event is built.

The empirical section of this thesis focuses on event designing and implementation. In addition, views at how the theory was implemented in the Virtaa logistiikkaan Seminar are discussed. The event was observed and a questionnaire survey about the event was carried out. Based on the survey and observations can be found out, how the seminar can be developed. The thesis was carried out as a functional thesis, and in the empirical section is explained what choices were made during the research.

The results from the survey show that more company representatives would have been wanted for the development work, so that arising ideas would conform real needs and would also be utilized. In a longer-term project subjects from earlier seminar can be forgotten. Therefore participants have to remind for example by sending notes for previous seminar. A timetable is important for seminar completeness. To achieve successful event also lectures during the seminar have to agree with the subject at hand.