Viestintäsuunnitelma Suomen Matka-Agentit Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee viestinnän suunnittelua ja viestintäsuunnitelman tekoa Suomen Matka-Agentit Oy:lle. Mukana on myös kriisiviestintäsuunnitelma. Opinnäytetyö ja itse viestintäsuunnitelma painottuvat sisäiseen viestintään, koska sisäisen viestinnän merkitys jää monesti huomioimatta etenkin niissä yrityksissä, joissa viestintää hoidetaan muiden työtehtävien ohessa.

Toimintaympäristön muutokset, sekä sisäiset että ulkoiset, luovat uusia haasteita yrityksille.Digitaalinen viestintä ei poista viestintäosaamisen vaatimuksia eikä intranet voi korvata sisäistä tai johdon viestintää. Yrityksen positiivisen maineen kannalta on tärkeää, että sisäinen viestintä on kunnossa, sillä sitoutunut henkilökunta on maineen takana.

Viestinnän erityistilanteita ovat muutokset ja kriisit. Niihin voidaan valmistautua etukäteen suunnittelemalla sekä toimintaa että viestintää poikkeustilanteessa. Nopeus on ratkaisevaa ja valmiit suunnitelmat takaavat tehokkaan ja sujuvan viestinnän myös poikkeuksellisia olosuhteissa.

Teoriaosuudessa tuodaan esille niitä näkökulmia, joita viestinnän suunnittelussa tulisi ottaa huomioon. Kirjallisina lähteinä on käytetty esimerkiksi Åbergin ja Juholinin teoksia yritys- ja yhteisöviestinnästä. Tutkimusmenetelmänä on käytetty omia havaintoja täydennettynä olemassa olevilla materiaaleilla.

Produktiivisena osana tehty viestintäsuunnitelma on ensimmäinen yrityksessä tehty suunnitelma, joka käsittelee muuta kuin markkinointiviestintää. Sen pohjalta yrityksen on helpompi myös jatkaa ja kehittää viestinnän suunnittelua, sillä yrityksen viestintä on jatkuva prosessi.

Today’s rapidly changing operational environment is a challenge for companies and their corporate communication. In many small and medium-sized companies there is no strategy for internal communication due to the lack of competence and human resources.The subject of the thesis is a communication plan for Travel Agency Matka-Agentit Oy. The crisis communication plan is also included in the thesis. The focus of this work is on internal communication.

The aim of this thesis was to give guidelines for the strategic planning of internalcommunication. The reputation and publicity management have also an important role in a modern communicational environment.

The authors own observations with current materials in the company were used as research methods. Professional literature provided the theoretical basis for the subject. The theory and practice are combined in the thesis to make the connection between them clear and to emphasise the importance of planning of corporate communication.

The communication plan included in this thesis is the first one in this scope in Matka-Agentit. It includes a strategy for internal and crisis communication and introduces the strengths and weaknesses of modern digital communication. This thesis and the communication plan give to the commissioner some suggestions as to how to continue the process of planning communication as a part of the company’s overall strategy.