Myyntilaskutusprosessi ja verkkolaskujen lisääminen : Case Oy Vallila Interior Ab

Abstract

Opinnäytetyöni toimeksiantajana toimii Oy Vallila Interior Ab, joka on noin kaksi vuotta sitten siirtynyt myyntilaskuissa verkkolaskujen lähettämiseen asiakkaille. Tämän myötä yrityksellä oli tarve kartoittaa, toimiiko se kaikilla tavoin myyntilaskutuksessaan myös verkkolaskutuksen osalta kirjanpitolautakunnan helmikuussa 2011 antaman yleisohjeen mukaisesti. Verkkolaskutukseen siirtymisen myötä yritys siirtyi ulkoiseen tulostuspalveluun niiden asiakkaiden osalta, jotka eivät vastaanota verkkolaskuja. Lähtevien verkkolaskujen määrä ei kuitenkaan ole merkittävästi lisääntynyt verkkolaskutukseen siirtymisen jälkeen.

Opinnäytetyöni tutkimusongelma oli, toimiiko yritys myyntilaskutusprosessissaan verkkolaskutuksen osalta lainsäätäjän ohjeistamalla tavalla. Yrityksessä on jo aiemmin kartoitettu, että myyntilaskutus hoidetaan kaikkien lainsäätäjien antamien ohjeistusten puitteissa, mutta tut-kimuksessa käydään kuitenkin läpi myös, kuinka myyntilaskutusprosessi tulee kirjanpitolauta-kunnan yleisohjeen mukaan hoitaa sekä tarkastellaan näitä ohjeita kohdeyrityksen myyntilas-kutusprosessin kautta. Toinen tutkittava asia oli, miten yritys voisi lisätä lähtevien verkkolaskujen määrää. Tätä tutkimusongelmaa tukee yrityksen asiakkaille tehty tutkimus, jonka tavoitteena oli selvittää asiakkaiden verkkolaskujen vastaanottomahdollisuutta.

Työn teoreettinen viitekehys muodostuu sähköisen taloushallinnon ja sen mahdollistamien hyötyjen kuvaamisesta sekä verkkolaskutuksesta ja sen mahdollistamista hyödyistä yrityksille. Kuvaan myös syitä, jotka ovat vaikuttaneet verkkolaskutuksen käytön hitaaseen edistymiseen Suomessa sekä siitä, mihin erilaisiin keinoihin Suomessa on ryhdytty verkkolaskutuksen lisäämiseksi. Suomi on yksi edelläkävijämaista, kun puhutaan sähköisestä taloushallinnosta, mutta esimerkiksi verkkolaskutuksen käyttö ei ole lisääntynyt merkittävästi viiden viimeisimmän vuoden aikana.

Vallila Interiorin myyntilaskutusprosessia tutkiessani varmistin, että yritys toimii kaikilta osin kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaisesti, vaikka yritys on myös itse tutkinut ohjeiden toteutumista. Myyntilaskutuksen tositteiden säilytys ja laatiminen on toteutettu lainsäätäjän antamien ohjeiden puitteissa. Yrityksen myyntilaskuihin sisältyvät tiedot taas jopa ylittävät kirjanpitolautakunnan antamat ohjeistukset myyntilaskujen tietosisällöstä. Myös verkkolaskutuksen osalta toimitaan kirjanpitolautakunnan yleisohjeen mukaisesti.

Yrityksen asiakkaille tehty tutkimus oli osoitettu asiakkaille, joille laskut eivät tällä hetkellä lähde verkkolaskujen muodossa. Tutkimus osoittaa, että myös näiden asiakkaiden keskuudessa on yrityksiä, jotka pystyisivät vastaanottamaan laskut verkkolaskun muodossa. Tästä voidaan päätellä, että kaikkien Vallila Interiorin asiakkaiden tiedossa ei ole yrityksen verkkolaskujen lähettämismahdollisuus. Suurimmaksi esteeksi tai verkkolaskutukseen siirtymisen hidasteeksi vastaajat kokivat tiedon puutteen eri verkkolaskujärjestelmistä.

This thesis was commissioned by Oy Vallila Interior Ab, which transferred its sales invoicing to electronic invoicing in the beginning of 2010. With this change the company needed to survey if they were working in accordance with the Accounting board’s instructions in February 2011 regarding e-invoicing. After the transition to e-invoicing, the company outsourced its printing service for the customers that were not able to receive e-invoices. However, the volume of electronic invoicing has not significantly increased from this starting point.

The research problem this thesis addressed was whether the company has complied with the legislative requirements in its e-invoicing of sales invoices. Vallila Interior has already determined that the sales invoicing process was carried out in accordance with legislative guidelines; however, this thesis also examines how the sales invoicing should be done according to the Accounting board’s instructions. These instructions have also been viewed from the perspective of the case company’s sales invoicing process. A second area of research concerned the ways in which the company could increase its e-invoicing. This research problem is supported by the survey that was conducted among the company’s customers. The objective of the survey was to study the feasibility of customers receiving e-invoices.

The theoretical chapter discusses electronic finance and electronic invoicing and the benefits that they provide to companies. The thesis also includes a description of the reasons for e-invoicing’s slow advance and the different actions that have been taken to increase e-invoicing in Finland. Although Finland is a forerunner in e-finance, there has not, for example, been much increase in the past five years.

In the research of Vallila Interior’s sales invoicing process it was discovered that the company is in full compliance with the Accounting board’s instructions. The preservation and preparation of documents in sales invoice has been done according to the instructions given by legislator. The amount of information that is given in the company’s sales invoices is even in excess of the amount required according to the accounting board’s instructions.

The research that was conducted into Vallila Interior’s customers was directed at customers who are not currently receiving e-invoices. The research reveals that among these customers there are companies that could receive e-invoices. This may be due to the fact that not every customer is aware of the possibility of sending e-invoices that Vallila Interior offers. The major obstacle when transferring to e-invoices among the respondents was the lack of information about different e-invoice systems.