Kulkuoikeuksien suunnittelu kulunhallintaprosessissa

Abstract

Kulunvalvonnalla on merkittävä rooli yrityksen turvallisuustoiminnassa. Nykyisin suuri osa yrityksistä käyttää sähköistä kulunvalvontajärjestelmää kulunhallinnassaan. Järjestelmä helpottaa ja tehostaa yrityksen kulunhallintaa oleellisesti perinteiseen avainhallintaan verrattuna. Kulunvalvontajärjestelmän käyttöä varten täytyy kuitenkin suunnitella kulkuoikeudet ja luoda prosessi kulkuoikeuksien hallintaan. Nämä asiat täytyy suunnitella kunnolla, jotta vältytään monilta kulkuoikeuksien käsittelyssä ja hallinnassa ilmeneviltä ongelmilta.

Tämä työ keskittyy erityisesti kulunvalvontajärjestelmän kulkuoikeuksien suunnitteluun ja hallintaan organisaatiossa, koska aikaisempaa ohjeistusta tai tietoa toiminnan järjestämisestä on vähän saatavilla. Työn oleellisena osana on työelämän tarpeisiin tehty liiteosio, jossa pyritään ohjeistamaan kulkuoikeuksien suunnittelua ja hallintaa. Opinnäytetyöraportti kuvaa tämän ohjeistuksen tekemistä tuoden samalla esiin minkälainen kokonaisuus kulkuoikeuksien hallintaprosessi organisaatiossa on ja miten se toimii.

Opinnäytetyön tavoitteena on kerätä tietoa siitä, mitä asioita kulkuoikeuksien suunnittelussa tulee ottaa huomioon, ja sitä kautta selvittää, miten kulkuoikeuksia tulisi suunnitella ja hallita isossa organisaatiossa. Tavoitteena on tähän liittyen myös kehittää asiaan liittyvää ohjeistusta kulkuoikeuksien suunnittelun ja hallinnan tueksi.

Tutkimuksellisessa selvityksessä on käytetty tiedonkeruumenetelminä haastatteluja ja havainnointia. Selvitys on tehty elintarviketeollisuudessa toimivan yrityksen näkökulmasta pyrkien mahdollisimman laajaan yleistettävyyteen. Työn tuotoksina on kaksi kulkuoikeuksien hallinnointiin liittyvää prosessikaaviota sekä tarkistuslista, jonka avulla kulkuoikeuksien hallintaa voidaan yrityksessä kehittää.

Selvitys osoitti, että toimivan kulkuoikeuksien hallinnan luomiseksi on tärkeää suunnitella prosessi, jonka mukaan menetellään ja tähän liittyen selvittää toimintaan osallistuvien henkilöiden vastuut ja tehtävät. Tässä työssä on pyritty erittelemään mitä tuo kulkuoikeuksien hallintaprosessi pitää sisällään ja miten se saadaan toimimaan.

Access control has a significant role in a company’s security operations. Nowadays the majority of companies use electronic access control systems to control the flow of people in their premises. An access control system enhances the company’s access control essentially compared to normal key control. To use the access control system effectively in a company, it is necessary to have properly designed access rights and a process that is carefully planned to control the access rights. These matters must be well planned in order to avoid many problems that appear in the planning and control of access rights.

This thesis concentrates specifically on the planning and control of access rights of an organi-zation’s access control system. This decision was made due to the observation that only a small amount of relevant written material can be found on the subject. An essential part of this thesis is a functional research paper created for working life needs that attempts to instruct how to plan access rights and how to control them. The thesis describes the research by showing what kind of entirety the process that controls access rights is in the organization and how it works.

The objective of the research is to collect information of what needs to be taken into consideration when planning access rights and thus examine how the access rights should be planned and controlled in a big company. In respect of this, another objective is to develop related instructions to support the planning and control of access rights.

The research method in this thesis is qualitative and various types of interview and observation methods have been used to collect data for this functional research. The study has been completed from the food industry’s perspective, attempting to achieve as large generalizability as possible. The outcomes of this research are two process flowcharts that depict the control of access rights and a checklist that can be used to improve the control of access rights in a company.

This study showed that it is important to plan a process that guides all actions and behavior to create a working access control. To create this process, it is necessary to delegate responsibilities and assign people for every task. This thesis attempts to specify what this access rights control process consists of and how it is arranged in order to work properly.