Tapahtuman tuottaminen projektina Case: Rakentaja -päivä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää miten tuottaa onnistunut tapahtuma. Tutkimustehtävänä tuotettiin tapahtuma, Rakentaja-päivä, jonka eri vaiheita seuraamalla saatiin tietoa siitä, miten onnistunut se oli ja miten parantaa sitä.

Rakentaja-päivätapahtuman toimeksianto tuli yritys x:ltä, jolla oli tarkoitus kehittää tapahtuma, joka toteutuisi joka vuosi. Yritys oli muualla Suomessa testannut Rakentaja-päivän ideaa ja halusi tuoda sen nyt pääkaupunkiseudulle. Rakentaja-päivän tarkoituksena on tarjota uutta ja päivittynyttä tietoa kaikenlaisille rakentajille, niin pientalorakentajille kuin raken-nusalanyrityksille. Rakentaja -päivän suunnittelun ja toteutuksen toteuttivat Laurea-ammattikorkeakoulun matkailu-, ravitsemis- ja talousalan opiskelijat. Opiskelijat eivät olleet ennestään tuttuja, joten ryhmä joutui kehittymään toimivaksi kokonaisuudeksi, jotta he pystyivät toteuttamaan tapahtuman projektina.

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tutkimusmenetelminä oli osallistuva havainnointi, bench marking ja kysely. Tutkija osallistui tapahtuman tuottamiseen osana sitä ja havainnoi tapahtuman suunnittelu- ja toteutusprosessia. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa käytettiin bench markingia selvittämään tapahtuman taustoja, kuten kilpailijoita, ja sitä tulisi käyttää myös jokaisen uuden tapahtuman suunnitteluvaiheessa. Kyselyä taas käytettiin palautteen keruuseen, jotta voitiin arvioida muidenkin kuin tutkijan näkökulmasta tapahtuman onnistuneisuutta. Kysely toteutettiin tapahtumassa kävijöille ja tapahtuman toteuttamisesta vastanneille. Tapahtuman arvioinnista haluttiin mahdollisimman realistinen.

Osallistuvalla havainnoinnilla saatiin kerättyä tietoa siitä, miten projektiryhmä toimi ja siitä tehtiin johtopäätöksiä miten parantaa toimintaa. Arvioidessa tapahtuman onnistuneisuutta käytettiin hyväksi myös kyselyllä saatuja tuloksia. Muun muassa kyselyn tuloksista on nähtävissä, että eniten tapahtumaan vaikuttivat suunnitteluvaiheessa tehdyt päätökset esimerkiksi markkinoinnista. Kun verrattiin Rakentaja -päivän palautetta toisten vastaavanlaisten tapahtumien messututkimuksiin, voitiin todeta, että vaikka osallistujamäärät olivat pienemmät. Silti Rakentaja -päivässä ehdotettiin samoja parannuksia ja kuljettiin samoilla kulkuneuvoilla sekä oltiin tyytyväisiä saatuun tietoon.

Planning an Event as a Project

The purpose of this thesis was to investigate how to produce a successful event. The objective was to produce an event, Rakentaja –päivä (Construction Event), and to obtain information about how successful it was and what could be improved in the future.

The project was commissioned by a company x. The contact person in the company suggested that an annual event would be drawn up. The company had tested the idea of a similar the Construction Event in northern Finland and the idea was to be transferred to the Helsinki metropolitan area. The purpose of Construction Event is to provide new and innovative information about building and construction to builders, such as residential building and the building branch in general. The planning and implementation stages were carried out by students of Laurea University of Applied Sciences. The students did not know each other from before and that is why the group had to develop in order to become a functional team which could execute an event project.

The used research methods in this functional thesis were participant observation, bench-marking and questionnaire. The researcher worked as a part of the event planning team and observed the process of implementing the event. Bench-marking was used when the event was planned. It was exploited to gain information about similar events and to make the event better than other events. Bench-marking should be used every time a new event is planned. The questionnaire was used to collect feedback from customers and the people who took part in the project so that the event could be evaluated.

On the basis of the observations information about how the project group acted as well as development ideas were created. In the evaluation, the results of the questionnaires were exploited. The results clearly indicate that decisions made about e.g. marketing in the planning stage greatly affected the event. When the results were compared to other similar events it could clearly be seen that the number of visitors was lower in the Construction Event and that the visitors hoped exactly the same points to be improved. People visited the fair for the same reasons and used similar vehicles to get there as to other previous construction fairs. The visitors were also pleased with the information they got.