Laskutusprosessien kehittäminen - Case SOK Palveluässä
Asikainen, Vesa (2011)
Asikainen, Vesa
Laurea-ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203083061
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203083061
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee Case-yrityksenä toimivan SOK Palveluässän hoitaman Inex Partnersin käyttötavara eli Kt-laskutusprosessia. Työn tavoitteena on kartoittaa laskutusprosessin nykytila ja pyrkiä löytämään teemahaastatteluiden kautta prosessin ongelmakohtia ja löytämään niihin ratkaisut. Tavoitteena on selvittää, millä keinoilla laskujenkäsittelyä voitaisiin nopeuttaa ja samalla vähentää virheiden ja virheellisten laskujen määrää. Kehittämisen kohteena ovat ennen kaikkea sekä hankinnasta vastaavien että laskutuksen parissa työskentelevien henkilöiden työskentely- ja toimintatavat.
Tutkimuksessa selvitetään myös henkilöstön suhtautumista koontilaskuihin sekä sitä, millaisia edellytyksiä yrityksellä olisi kasvattaa koontilaskujen määrää. Tutkimuksen yhteydessä kartoitetaan yleisemminkin yrityksessä vallitsevaa kehitysilmapiiriä ja henkilöstön suhtautumista kehitysideoihin. Työn teoriaosuus muodostuu taloushallinnosta, prosesseista ja prosessien kehittämisestä sekä muutoksen hallinnasta.
Tässä opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta. Kvalitatiivisessa eli laadullisessa tutkimuksessa on lähtökohtana todellisen elämän kuvaaminen ja siinä pyritään tutkimaan asiaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Tutkimusaineisto kerättiin pääasiassa teemahaastatteluiden avulla. Tutkimukseen haastateltiin kahdeksaa henkilöä Kt-laskutuksesta, jonka lisäksi haastattelurunko lähetettiin sähköpostilla Inexin hankintaan yhdelle hankinta-assistentille sekä yhdelle palveluvastaavalle ja pyydettiin heiltä ajatuksia tutkimusongelmaan. Lisäksi kyseinen hankinnassa työskentelevä palveluvastaava keräsi hankinta-assistenteilta näkemyksiä aiheesta ja kokosi niistä yhteisen koontivastauksen.
Haastatteluiden avulla nousi esille useita yksittäisiä toimintatapojen parantamiskeinoja, joiden yhteisvaikutuksella voitaisiin nopeuttaa ja tehostaa laskutusprosessia. Esiin nousseita kehittämisideoita oli muun muassa sähköiseen laskunkiertoon skannattavien laskumäärien lisääminen, järjestelmän tietojen ylläpidon parantaminen ja vanhentuneiden tietojen poistaminen sekä laskutuksen ja hankinnan välisen tiedonvälityksen tehostaminen. Tutkimuksen perusteella määrätietoisen muutoshallinnan avulla laskutusprosessia voitaisiin parantaa huomattavasti nykyisiä toimintatapoja muuttamalla.
Tutkimuksessa selvitetään myös henkilöstön suhtautumista koontilaskuihin sekä sitä, millaisia edellytyksiä yrityksellä olisi kasvattaa koontilaskujen määrää. Tutkimuksen yhteydessä kartoitetaan yleisemminkin yrityksessä vallitsevaa kehitysilmapiiriä ja henkilöstön suhtautumista kehitysideoihin. Työn teoriaosuus muodostuu taloushallinnosta, prosesseista ja prosessien kehittämisestä sekä muutoksen hallinnasta.
Tässä opinnäytetyössä tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista tapaustutkimusta. Kvalitatiivisessa eli laadullisessa tutkimuksessa on lähtökohtana todellisen elämän kuvaaminen ja siinä pyritään tutkimaan asiaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Tutkimusaineisto kerättiin pääasiassa teemahaastatteluiden avulla. Tutkimukseen haastateltiin kahdeksaa henkilöä Kt-laskutuksesta, jonka lisäksi haastattelurunko lähetettiin sähköpostilla Inexin hankintaan yhdelle hankinta-assistentille sekä yhdelle palveluvastaavalle ja pyydettiin heiltä ajatuksia tutkimusongelmaan. Lisäksi kyseinen hankinnassa työskentelevä palveluvastaava keräsi hankinta-assistenteilta näkemyksiä aiheesta ja kokosi niistä yhteisen koontivastauksen.
Haastatteluiden avulla nousi esille useita yksittäisiä toimintatapojen parantamiskeinoja, joiden yhteisvaikutuksella voitaisiin nopeuttaa ja tehostaa laskutusprosessia. Esiin nousseita kehittämisideoita oli muun muassa sähköiseen laskunkiertoon skannattavien laskumäärien lisääminen, järjestelmän tietojen ylläpidon parantaminen ja vanhentuneiden tietojen poistaminen sekä laskutuksen ja hankinnan välisen tiedonvälityksen tehostaminen. Tutkimuksen perusteella määrätietoisen muutoshallinnan avulla laskutusprosessia voitaisiin parantaa huomattavasti nykyisiä toimintatapoja muuttamalla.