Työajanseurannan kehittäminen - Case: Mobilog -työajanseurantasovelluksen käyttöönoton pilottivaihe

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli selvittää, miten Mobilog Työnohjaus - työajanseurantasovellus vaikuttaa ISS Palveluiden työajanseurantaan Helsingin keskustan Stockmannilla. Opinnäytetyö on osa ISS:n kehitysyksikön Mobilog -projektia, jonka tavoitteena on jalkauttaa Mobilog -sovellus kaikkiin ISS:n kohteisiin vuoden 2013 loppuun mennessä. Stockmannin Mobilog -projekti oli ISS:n pilottihanke, koska Mobilogia ei ole aikaisemmin käytetty ISS:n siivouspalveluissa. ISS:n Stockmannin kohteessa työskentelee noin sata työntekijää, joista seitsemän valit-tiin Mobilog -projektin pilottivaiheen testikäyttäjiksi.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisen opinnäytetyön menetelmin. Keskeisimpänä käsitteenä tässä opinnäytetyössä on työajanseuranta, johon pyrittiin saamaan muutosta Mobilog -projektin kautta. Muita keskeisimpiä käsitteitä Mobilogiin liittyen olivat työaikalaki, esimiesosaaminen ja työnohjaus. Ennen kaikkea Mobilog -projektin tavoitteena oli kehittää kohteen työajanseurantaa, mutta samalla myös esimiesosaamista ja työohjausta. Opinnäytetyön kirjoittaja työskentelee Stockmannilla palveluesimiesharjoittelijana sekä toimi Mobilog -projektissa kohteen Mobilog -vastaavana sekä kouluttajana testikäyttäjille.

Tässä opinnäytetyössä aineistoa kerättiin haastattelemalla ja havainnoimalla testikäyttäjiä. Testikäyttäjiä havainnoitiin viiden viikon ajan heidän päivittäisessä työssään. Havainnoinnin tavoitteena oli kerätä tietoa ISS:n kehitysyksikön Mobilog -vastaavalle Mobilog -sovelluksen käytöstä käytännöntyössä. Lisäksi testikäyttäjiä haastateltiin Mobilog -projektin pilottivaiheen viidennen viikon jälkeen Mobilogin käytettävyydestä. Kohteen palveluesimiestä haastateltiin pilottivaiheen jälkeen sen onnistumisesta sekä Mobilogin mahdollisuuksista siivouspalveluissa tulevaisuudessa. Palveluesimiehen haastattelujen tuloksia on pohdittu yhdessä opinnäytetyön kirjoittajan pohdinnan kanssa, koska kirjoittaja työskentelee kohteessa palveluesimiesharjoittelijana, olivat heidän kokemuksensa projektista hyvin toisiinsa verrattavia.

Mobilog pilottivaiheen alkaessa selvisi, ettei se vielä tule muuttamaan kohteen työajanseurantaan käytännössä. Tästä syystä konkreettiset tulokset työajanseurannan kannalta jäivät hyvin vähäisiksi. Mobilog -projektin pilottivaiheen aikana saatiin kuitenkin selville kattavasti, miten Mobilog tulee vaikuttamaan työajanseurantaan varsinaisen käyttöönoton aikana. Tulevaisuudessa ISS:n esimies pystyy seuraamaan työtekijöidensä tehtyjä työtunteja päivittäin, kun ennen Mobilogia esimies pystyi tarkistamaan työntekijöidensä työtunnit vain kaksi kertaa kuukaudessa. Lisäksi työntekijöiden tuntikirjaukset siirtyvät Mobilog -ohjelmasta suoraan esimiehen palkkatietojärjestelmään, mikä helpottaa esimiehen työtä huomattavasti. Opinnäytetyön johtopäätöksissä on pohdittu myös sitä, miten Mobilog -sovelluksen testikäyttäjät kokevat sovelluksen hankalaksi tavaksi kirjata työtunnit.

Subject of this research was to find out how Mobilog working hours monitoring application affects to working hours monitoring at ISS Service Ltd. Research was carried out in Stockmann department store in Helsinki city center. This research is part of the ISS Development unit’s Mobilog project, which aims to have Mobilog in use in all ISS Finland locations in the end of year 2013. Mobilog project at Stockmann is pilot project since this is the first time ISS has it in cleaning services. At Stockmann there are over hundred cleaners, of which seven were selected as Mobilog test users.

Research was conducted by using operational research methods. The main concept of this research is working hours monitoring. Other main concepts related to Mobilog project are Finnish law of working hours, management skills and supervision of work. Mainly Mobilog pilot project was to develop working hour monitoring, but at the same time also develop supervisors’ management skills and supervision of work. The author of this research works for ISS as service manager trainee at Stockmann department store. During the Mobilog pilot project she is also Mobilog trainer for test users.

The data were collected by observing and interviewing Mobilog test users. Test users were observed for five weeks in their daily work. Goal was to collect information about Mobilog application in practis for ISS Development unit. Also all test users were interviewed in the end of Mobilog pilot period. Service manager were also interviewed about how Mobilog project’s pilot period succeeded and also how are prospects in the future. Results of the service manager interview have been discussed and reflected with author’s discussion, as the author is also a manager at Stockmann their experience of the Mobilog project is comparable.

At the end the Mobilog project was successful. When starting the Mobilog project became clear that pilot period won’t affect to the working hours monitoring. For this reason concrete results of this research are lightly. Anyhow the Mobilog project gave lot of information about how Mobilog application will affect to working hours monitoring in the future. In the future when all ISS cleaners at Stockmann use Mobilog application, service managers can check em-ployee's working times daily as before they could check those times only twice a month. Also information about employee’s working hours will automatically transfer to service managers’ Mobilog application, which makes managers’ work much easier. In conclusion of this research have also been discussed how test users experience Mobilog application as difficult to use.