Hankintaprosessin tiedonkulun ongelmien kartoitus : Case: Sappi Fine Paper Europe, Kirkniemen tehdas

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa hankintaprosessin aikana tapahtuvaan tiedonkulkuun, ja tiedonkulkuun kytkeytyvään tiedonhallintaan liittyviä ongelmia eteläafrikkalaiseen Sappi-metsäteollisuuskonserniin kuuluvalla Kirkniemen paperitehtaalla. Kartoituksen tarpeellisuuden taustalla oli erityisesti vuonna 2009 voimaan astuneen, M-Real Oyj:n ja Sappi–konsernin välisen yrityskaupan myötä tapahtuneet organisatoriset ja toiminnalliset muutokset, joiden vaikutukset ovat ulottuneet monella tasolla myös hankintatoimeen.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu hankintaprosessin ja siihen liittyvän tiedonkulun tarkastelun ympärille. Viitekehyksessä käydään läpi prosessin eri vaiheiden aikana suoritettavia toimenpiteitä, prosessiin osallistuvien osapuolten rooleja sekä tiedonkulkuun liittyviä tekijöitä ja piirteitä. Koska hankintatoimi mielletään osaksi logistiikkaa, havainnollistetaan viitekehyksessä lyhyesti myös hankintatoimen sijoittumista logistisessa prosessissa.

Varsinainen ongelmien kartoitus suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, joka koostui tehtaan säännöllisesti hankintoja tarvitsevien esimiesten ja asiantuntijoiden sekä osto-osaston edustajien sähköpostitse suoritetuista teemahaastatteluista, sekä tehtaan tarvikevarastolle suoritetusta henkilökohtaisesta haastattelusta. Lisäksi Kirkniemen tehdas- ja automaatiosuunnitteluosaston työntekijöille suoritettiin tarkentava haastattelu sähköpostihaastattelun kautta saatujen vastausten pohjalta. Tutkimuksen kautta saatujen tulosten pohjalta päädyttiin siihen johtopäätökseen, että valtaosa tehtaan hankintatoimen tiedonkulkusidonnaisista ongelmista koskettaa tehtaan sisäisiä toimenpiteitä ja osapuolia. Toinen merkittävä huomio oli, että muutosviestinnällä ja sen onnistumisella on osaltaan yhteys tiettyihin prosessin aikana huomioituihin tiedonkulun ongelmiin.

Lopputuloksena opinnäytetyössä esitetään kaksi laajempaa kehitysehdotuskokonaisuutta, joilla valtaosaa esiin nousseista ongelmista voitaisiin karsia. Ensimmäinen kehitysehdotuksista on hankintatoimeen liittyvä, sisäisen operatiivisen viestinnän suunnitelma, jossa on esitettynä se, mitkä tiedot prosessin aikana tulisi lähettää, kuka tai ketkä eri tietoja tarvitsevat, mitkä voisivat olla pääasialliset kanavat millekin tiedolle ja mikä on oikea aika kunkin tiedon välittämiseen. Tällä suunnitelmalla on tarkoitus standardoida ja selventää prosessin tiedonkulun rakennetta, jotta puutteellisesta tai väärästä tiedosta johtuvat negatiiviset vaikutukset saataisiin minimoitua. Toinen esitetyistä kehityskokonaisuuksista keskittyy tehtaan intranet–palvelimella ylläpidettävän ostotoiminnanohjeistuksen sisällön kehittämiseen, sekä sen tehokkaampaan hyödyntämiseen muutosviestintää tukevana ja oikeista toimintatavoista ohjeistavana tiedonvälitysportaalina. Lisäksi muutamia esiin nousseita ongelmia varten, joihin ei kahdella suuremmalla kehitysehdotuskokonaisuudella voida vaikuttaa, esitetään yksittäisiä toimenpiteitä, joilla ongelmien negatiivisia vaikutuksia voitaisiin vähentää. Lopuksi esitetään vielä katsaus tulevaisuuden kannalta merkittävistä kehitysalueista.

-------------------------------------------------------------

The purpose of this thesis was to survey problems related to information flow and information management which occur during the procurement processes at the Kirkniemi paper mill, which operates as a part of the South African forestry group Sappi. There was a special need for this type of survey due to the organizational and operational changes that have taken place in the mill since 2009, when ownership of the mill passed from M-Real Ltd to the Sappi group. These changes have also affected the mill’s procurement on many levels.

The theoretical framework of the thesis is based on an analysis of the procurement process and the flow of information related to it. The framework includes descriptions of the different procedures which take place during the phases of the process, different parties which are involved in the process and also different features and factors affecting the flow of information. Since procurement is generally regarded as a part of logistics, the placement of procurement in the logistical process is also exemplified.

The actual survey was conducted using qualitative research methods, which consisted of e-mail interviews with the supervisors and consultants who are regularly involved in the procurement process, and the buyers of the mill, as well as a staff interview conducted at the materials warehouse of the Kirkniemi mill. In addition, employees in the technology and engineering department were interviewed personally as well, based on the information received from the e-mail interview. As a conclusion based on the research results, it could be noticed that the majority of the problems related to information flow concern the mill’s internal procedures. Another notable observation was that the communication of changes and its success is partly connected to certain problems evident during the procurement process.

As an outcome two wider development proposals are presented which can be used to reduce most of the problems identified. The first proposal is a communication plan concerning the operational and internal communication of the purchasing function. The plan outlines which information should be forwarded during the process, which parties need certain information, the suitable channels for delivering different information and the right time to send different information. The main purpose of this plan is to standardize and clarify the structure of the process’ information flow in order to minimize the negative consequences caused by incorrect or insufficient information. The second proposal focuses on developing the content of an intranet-based functional guide to purchasing, as well as its more effective use as an information portal supporting the communication of changes and instruction in the right methods. Additionally, to alleviate several problems not affected by the two major proposals, the thesis presents individual procedures by which the negative effects of these problems could be reduced. In the conclusion an overview of notable future development areas is presented.