Käyttäjänäkökulman välttämättömyys tila-suunnittelussa - esimerkkinä tietohallintoalan yritys

Abstract

Hyvä toimistoympäristö luo edellytykset kohtaamiselle työpaikalla. Yhä useampi yritys on pa-nostanut toimistoympäristöjen kehittämiseen luomalla niistä mukavia ja edustavia kohtaamis-paikkoja, joissa tilojen käyttäjät voivat valita erilaisia tiloja, jotka tukevat heidän työtehtäviään. Toimistoympäristöillä luodaan yritysmielikuvaa ja kilpaillaan parhaista työntekijöistä. Hyvien ja parhaiden työpaikkojen välisissä eroissa korostuu toimistotilojen viihtyisyyden ja käytännöllisyyden huomioiminen. Toimistoympäristön siisteys ja design kertovat paljon yrityksen laadusta ja siitä kuinka yritys arvostaa tilojen käyttäjiä. Hyvä työympäristö voi parhaimmillaan luoda ylpeyttä työntekijälle itselleen yrityksen jäsenenä.

Työn näkökulmana on toimitilasuunnittelu ja tilamuutoksien toteutus. Tilojen fyysisen suunnittelun tarkoitus on varmistaa tilojen toimivuus rakennuksena ja todentaa sen sisältämien kalusteiden ja materiaalien vaikutukset ergonomiaan, visuaalisuuteen ja henkilöstön hyvinvointiin. Toimitiloihin liittyy runsaasti säädöksiä ja suosituksia, jotka toimitilojen johtamisessa tulee huomioida. Työssä tuodaan esiin ne säädökset ja suositukset, joilla on suuri merkitys henkilöstön hyvinvointiin toimistossa.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on selvittää, millainen toimistoympäristö on tutkimusten mukaan paras keskisuurelle tietohallintoalan yritykselle. Kehittämistyön lähtökohtana on tarve päivittää toimiston tilat ja varusteet palvelemaan muuttuvia työskentelytapoja liikkuvan työn ja lan-gattomuuden aikakaudella.

Aineiston hankintamenetelmänä käytettiin kvalitatiiviseen tutkimuksen kuuluvaa benchmarkingia ja teemahaastattelua. Työssä haastateltiin viittä erialojen asiantuntijaa. Haastatteluilla kartoitettiin fyysisen tilan rakentamiseen liittyvät menestystekijät. Toinen haastattelun näkökulma oli käyttäjälähtöinen tilasuunnittelu. Tilasuunnittelijoiden edustajina toimivat akustinen konsultti, sisutussuunnittelija ja arkkitehtiopiskelija. Käyttäjälähtöisinä asiantuntijoina toimivat työympäristöpsykologi ja fysioterapeutti.

Työn tuloksena on tilojen kehitysprosessi, jossa käyttäjät ovat pääroolissa tilasuunnittelussa. Prosessi toteutetaan henkilöstön edustajan johdolla. Tarkoituksena on osallistaa ja sitouttaa tilojen käyttäjät toimistoympäristön kehittämiseen. Suunnittelun asiantuntijaroolissa ovat yrityksen henkilöstön, viestinnän, markkinoinnin, kiinteistöjen ja tietohallinnon edustajat.

Tuloksessa tuodaan ilmi toimistomalli, joka mahdollistaa keskittymistä vaativan työn, puhe-linneuvottelujen ja muiden erilaisten työtehtävien toteutuksen toimistossa. Toimistomalli ja käyttäjien yhdessä laatimat toimiston pelisäännöt edesauttavat työajan hukan minimoinnin, jota huonot toimisto-olot usein aiheuttavat.

User needs and workspace design: the user’s perspective in a ICT company

A good office environment creates the preconditions for meeting other people in the workplace. In recent years, more and more companies have been investing in developing their office environments by turning them into presentable meeting places, where users are able to choose different types of spaces to support them in their work. Office environments are used to reinforce the company’s image and to compete for employees. The emphasis attached to the coziness and practicality of the office space helps distinguish between the good and the best workplaces. The cleanness and design of the office environment also gives potential employees an indication of the quality of the company and the company’s level of appreciation for the users of its facilities. At best a good working environment will make the employees proud to be a part of the company.

The perspective examined in this thesis is that of facility design and the creation of space change. The purpose of physical space design is to ensure that the space works as a building and to verify the effect of the furniture on the ergonomics, visual effect and the welfare of the employees. The thesis will introduce and discuss the relevant rules and recommendations of facility management that have a significant impact on the welfare of the employees in the office.

The objective of this thesis is to identify the type of office environment best suited to a medium-sized company in the field of information, communication and technology (ICT). The motivation for this development work is a practical need to upgrade the office space and equipment to serve changing working habits in the era of mobile working and wireless solutions.

Qualitative research methods were used in the study, and data was acquired through bench-marking and themed interviews with five specialists from different fields. The interviews were used to determine the success factors related to physical space construction. Another perspective in the interview was that of user-oriented space planning. Representatives of the designers were an acoustic consultant, interior designer and architect student. User-oriented specialists were represented by a working environment psychologist and physiotherapist.

The result of the research is a development process for spaces where the users are in the main role in space design. The process is executed with the representative of the employees acting as the director. The purpose is to increase the participation and commitment of the users of the space in the designing of the office environment. The HR, communications, marketing, facility and IT personnel occupied specialist roles in the design.

The outcome of the research is an office model that enables work which requires concentration, conference calls and various different tasks to be carried out in the office. An office model and office rules created by the users help to minimize the loss of working hours that poor office conditions can often cause.