Seurakuntayhtymän henkilöstö- ja taloushallinnon ulkoistaminen ja saavutettavat kustannussäästöt

Abstract

Kotka-Kymin seurakuntayhtymän kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut siirtyvät vuoden 2013 loppuun mennessä Kirkon palvelukeskukseen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli laskea Kotka-Kymin seurakantayhtymän henkilöstö- ja taloushallinnon palveluiden tämänhetkiset kustannukset ja verrata niitä tuleviin Kirkon palvelukeskuksen asiakkaana maksettaviin palvelumaksuihin.

Laskentamenetelmänä käytettiin toimintolaskentaa, jonka avulla seurakuntayhtymän palvelut jaettiin toiminnoiksi, joille kohdistettiin niiden aiheuttamat kustannukset. Seurakuntayhtymän toiminnoiksi muodostuivat ostolaskut, myyntilaskut, lähtevä maksuliikenne, saapuva maksuliikenne, kirjanpito, palkanlaskenta, palkkiot sekä matka- ja kululaskut. Kustannukset kohdistettiin toiminnoille resurssiajurin eli ajankäytön perusteella, jonka vuoksi työntekijöille tehtiin kuukauden mittainen työajanseuranta toimintoihin käytetyn työajan selvittämiseksi. Toimintoajureiden avulla kustannukset kohdistettiin toiminnoilta palveluille, jolloin saatiin niiden yksikkökustannukset. Tärkeimpänä toimintoajurina käytettiin palveluiden kappalemääriä.

Laskettuja yksikkökustannuksia verrattiin Kirkon palvelukeskuksen ilmoittamiin suoritehintoihin. Tutkimustulokset osoittavat, että Kirkon palvelukeskus tuottaa seurakuntayhtymän henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut kuukauden ajalta 3 220,18 € halvemmalla, kuin Kotka-Kymin seurakuntayhtymä tällä hetkellä. Vuotuiset säästöt olisivat seurakuntayhtymälle 38 642,16 € olettaen, että kaikki kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut siirtyvät palvelukeskukseen.

The accounting and payroll services of Kotka-Kymi federation of parishes are set to be relocated to Church service centre before the end of 2013. The purpose of this thesis was to calculate the current expenses of Kotka-Kymi federation of parish personnel and financial administration services and to compare them with the expenses posed by Church service centre.

The method of calculation was activity-based costing, by which the services of federation of parishes were divided into activities and the cost of each activity assigned according to the consumption of each. The activities of the federation of parishes were identified as purchase invoices, sales invoices, outgoing payments, incoming payments, accounting, payroll, fees, travel expenses and bills for services. The expenses of the activities were assigned according to resource drivers, or time management, for which the employees' working hours were monitored for a month to determine the amount of hours spent on these activities. The unit costs were determined by assigning the expenses from activities to services with function drivers. The number of service units was used as the main function driver.

The calculated unit costs were compared to unit costs reported by the Church service centre. The results indicate that the service centre can produce the monthly services of the federation of parish personnel and financial administration with less money compared to Kotka-Kymi federation of parishes current costs. The annual savings for federation of parishes would be €38,642.16 assuming all accounting and payroll services are moved to the service centre.