PDM-järjestelmän hankinta PK-yritykselle

Abstract

Opinnäytetyömme aiheena oli PDM-järjestelmän hankinta PK-yritykselle.. Valintaprosessi eteni COSA-toimintamallin mukaan, toimintamallin tarkoituksena on tuoda hankintaprosessi mahdollisimman lähelle käyttäjää ja minimoida toimittajan vaikutusta valintaan. COSA-toimintamallin mukaan koottiin ensiksi projektiryhmä. Projektiryhmä koostui seitsemästä henkilöstä. Mukana oli Finnsampolta toimitusjohtaja, suunnittelija, projektipäällikkö, IT-tukihenkilö sekä tutkija ja kaksi opiskelijaa Lahden ammattikorkeakoulusta. Valintaprosessi koostui eri vaiheista. Ensimmäisenä vaiheena oli tavoitteiden ja tarpeiden tunnistaminen. Tässä vaiheessa selvitettiin Finnsampon liiketoiminnallinen tarve PDM-järjestelmältä. Toisena vaiheena tehtiin järjestelmähahmotelma, jossa määriteltiin mitä järjestelmältä ja toimittajalta halutaan. Karsittiin järjestelmien toimittajat minimiin. Loppuvertailuun otettiin neljä eri PDM-järjestelmää. Kolmantena vaiheena oli vertailu ja valinta. Tässä vaiheessa kutsuttiin valitut toimittajat esittelemään PDM-järjestelmiänsä. Esittelyiden yhteydessä arvioitiin järjestelmien ominaisuudet. Lopuksi tehtiin yhteenveto järjestelmistä. Arvioinnin pohjalta yritys valitsi parhaimman pistemäärän saaneen PDM-järjestelmän ja aloitti toimittajan kanssa keskustelun pilotoinnista ja mahdollisesta järjestelmähankinnasta heidän yritykselleen.

The subject of this thesis is the acquisition of PDM system for small and medium enterprises. The selection process proceeded according to the COSA operating model. The aim of the operating model is to bring the procurement process closer to the users and to minimize the influence the system supplier may have in the selection of the system. First of all, a project team was established. The project team consisted of seven people. Four people came from Finnsampo and three people from Lahti University of Applied Sciences. The company's managing director, a project manager, a designer and an IT consultant came from the company, and a researcher and two students from Lahti University of Applied Sciences. The selection process consisted of different steps. The first step was to recognize the objectives and requirements. In this step the company’s business need for the PDM system was defined. In the second step an outline of the system was made. The outline defined what the company wanted from the system and its supplier. The number of system suppliers was limited to a minimum. Four different PDM systems were chosen for final comparison. The third step was the comparison and selection of the system. In this step the chosen system suppliers were invited to introduce their systems to the project team. During the presentations the qualities of the systems were evaluated. Finally, a summary of the systems was made. The company selected the PDM system with the best scores and started negotiating with the provider about piloting the system and about a possible acquisition of the system for their company.