Moderni SharePoint intranet-alustana (Utajärven kunta)

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella ja rakentaa intranet Utajärven kunnalle. SharePoint-alustalle toteutettavan intranetin tulisi tukea organisaation sisäistä viestintää paremmin kuin organisaation vanha intranet. SharePoint-alustan valintaan päädyttiin monipuolisen käytettävyyden ja hinnan takia. Organisaatio oli myös valmiiksi sitoutunut vahvasti Microsoftin Office-tuoteperheeseen ja SharePointilla toteutettu intranet sulautuisi hyvin muihin jo käytössä oleviin työkaluihin. Opinnäytetyön teoriaosuudessa perehdytään viestinnän teoriaan. Teoriaosuudessa tutkitaan sisäistä viestintää, sen tehtäviä ja tavoitteita organisaation toiminnassa. Tulosviestinnän mallin mukaan viestintä jaetaan neljään osa-alueeseen: arkiviestintään, kiinnittämiseen, tiedottamiseen ja profilointiin. Mallin mukaan viestinnän tavoitteena on tuottaa tulosta ja tukea organisaation toimintaa. Vuorovaikutuksen edistäminen on yksi tärkeimmistä sisäisen viestinnän tehtävistä. Avoimella vuorovaikutuksella edistetään työntekijöiden motivaatiota työtä ja työpaikkaa kohtaan. Viimeisenä sisäisen viestinnän tehtävänä on muutosviestintä, joka nähdään vaikeimpana viestinnän tehtävänä, koska siinä joudutaan viestimään myös negatiivisista asioista. Onnistuneessa sisäisessä viestinnässä osataan valita oikea viestintäkanava sanomalle. Opinnäytetyö rajattiin koskemaan sähköisiä viestintäkanavia, joista tutkittiin sähköpostia, intranetiä, WhatsApp-sovellusta ja Microsoft Teams -sovellusta. Eniten käytetty viestintäkanava kunnassa on sähköposti, joka on tietoturvallinen oman organisaation sisällä toimiessa. Eri sähköpostipalvelintarjoajan kanssa toimiessa sähköpostin tietoturva huononee huomattavasti. Teams ja intranet ovat tietoturvan kannalta turvallisia, koska tieto ei lähde palvelimilta. WhatsApp-sovellus on hyvin ongelmallinen hallinnan ja tietoturvan kannalta. Se onkin kielletty monissa organisaatioissa. Seuraavassa osiossa käsitellään saavutettavuusdirektiiviä. Saavutettavuusdirektiivin tarkoituksena on mahdollistaa verkkopalveluiden käyttö jokaiselle käyttäjälle riippumatta heidän vammoistansa tai rajoitteista. Jopa 15 % maailman väestöstä ei pysty käyttämään verkkosivustoja ja palveluita, joissa ei ole huomioitu saavutettavuutta. Käytännön osuudessa tutkitaan SharePointin ominaisuuksia. Viestintäsivustojen ulkoasun muokattavuus on rajallista, mutta SharePointilla saadaan tuotettua hyvin toimivia intranet-sivustoja. Tärkeää on kuitenkin seurata Microsoftin hyviä käytäntöjä, kun intranetiä rakennetaan. Projektin tavoitteissa onnistuttiin hyvin. Organisaatiolle toteutettiin intranet, joka on nykyaikainen ja laajennettavissa tulevaisuudessa suuremmaksi kokonaisuudeksi, jos sille on tarvetta. Projektissa toteutettiin myös intranetin ylläpitäjille ohjeistus, jonka avulla ylläpito onnistuu myös henkilöltä, joka ei ole SharePointiin syvemmin perehtynyt.