Palkanlaskennan ulkoistaminen : hyödyt, riskit ja päätöksenteko

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt, riskit ja päätöksenteko. Taloushallinnon palvelut toimialana on jatkanut kasvuaan taantumasta huolimatta, joten aihe on ajankohtainen ja yrityksille hyödyllinen. Ulkoistamispäätöksen teossa on kuitenkin eri vaiheita, jotka tulee suorittaa huolellisesti parhaan lopputuloksen aikaansaamiseksi. Opinnäytetyön tavoitteena onkin koota yhteen monipuolinen tietopohja kaikille yrityksille, jotka harkitsevat tai suunnittelevat palkanlaskennan ulkoistamista.

Selvityksessä käydään läpi monipuolisesti palkanlaskentaa ja sen yksityiskohtia, kuten palkan muodostumista lisineen ja vähennyksineen. Myös työnantajan velvollisuudet selvitetään. Ulkoistamiseen tutustutaan käyden läpi muun muassa sen historiaa ja kehitystä, sekä ulkoistamisprosessin eri vaiheet. Ulkoistamisessa saavutettavat hyödyt ja sen mukanaan tuomat riskit eritellään, samoin kuin ulkoistamisen päätöksenteossa huomioitavat vaiheet.

Tämä opinnäytetyö on suoritettu kirjallisuustutkimuksena. Lähteenä on käytetty niin painettua kirjallisuutta kuin internet-lähteitäkin. Myös tekijän oma havainnointi työelämässä on toiminut pohjana selvitykselle.

Selvitys osoitti, että palkanlaskennan ulkoistamisen suurimpia hyötyjä ovat esimerkiksi mahdollisuus keskittyä yrityksen ydinosaamiseen, sekä osaamisen kartuttaminen. Suurimpien riskien joukkoon pääsivät muun muassa henkilöstöongelmat ja viestinnän toimimattomuus. Päätöksenteon eri vaiheista tärkeimmiksi erottautui lähtötasoanalyysi, markkinaselvitys ja riskianalyysi.

This thesis deals with the benefits and risks as well as the decision-making of outsourcing payroll calculations. The financial services as an industry has been growing in spite of the recession. That makes the subject current and useful for companies. There are different stages in the decision-making of outsourcing that have to be completed thoroughly in order to achieve the best outcome. The aim of this thesis is to produce a coherent guide for companies to use when making the decision to outsource payroll calculations.

The theoretical basis explores diversely the details of payroll calculations, for example what the salaries consists of with all the additionals and reductions. Also the employer’s responsibilities concerning payroll calculations are explained. The thesis also studies outsourcing and for example its history and evolution, as well as the different stages in the outsourcing process. Also the benefits and risks in outsourcing are described as well as the stages in the decision-making phase.

This study has been done as a literature research using literature of payroll calculations and outsourcing, as well as the internet. Also the author’s observations in working life have worked as a basis for this study.

The study showed that outsourcing payroll calculations gives more resources for the company to focus on its core competence. Another benefit is that outsourcing adds to the company’s knowhow because in the future the payroll calculations are being taken care of by the professionals of the accounting company. The major risks in outsourcing payroll calculations are personnel problems and defunctional communication between the two companies. The most important phases in the decision-making are analyzing how the payroll calculations work at the moment so that it is possible to compare it to the available services on the market, and also the market analysis and the risk analysis.