Tarjouspyyntöjen ja tarjousten kohtaamattomuus, case Seutuhankinta Oy

Abstract

Julkisten hankintojen ongelmista on saatavilla runsaasti tutkimustietoa. Nämä tutkimukset keskittyvät etupäässä koko hankintaprosessin virheiden kartoittamiseen. Tarkempaa tietoa saataisiin rajaamalla tarkastelunäkökulma tiettyyn prosessin vaiheeseen. Tässä tutkimuksessa tuloksena saatiin yksityiskohtaisempaa tietoa keskittymällä vain yhteen prosessin alueeseen eli tarjouspyyntöön. Yhteishankintayksikkö Seutuhankinnan toimeksiannosta toteutetun työn tarkoituksena oli selvittää, millaiset tekijät vaikuttavat siihen, että tarjoajat tekevät sellaisia tarjouksia, joita hankintayksikkö ei voi hyväksyä. Tarkoituksena oli nostaa esiin aiheita, jotka tarjoajat kokevat tarjouspyyntöihin ja tarjouksiin liittyen haastaviksi. Saatujen tulosten avulla Seutuhankinnalla on mahdollisuus kehittää toimintaansa. Tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena vuosien 2010 - 2011 aikana Seutuhankinnalle tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen tehneiden tarjoajien keskuudessa. Kysymykset käsittelivät tarjouspyyntöä ja siihen liittyviä hankintaprosessin osa-alueita. Lisäksi kysyttiin vastaajien toimintaan ja tarjouksen tekoon liittyviä kysymyksiä. Työn teoriaosuudessa käsiteltiin julkisen hankinnan periaatteita keskittyen erityisesti tarjouspyyntöön ja tarjoukseen. Tuloksista ilmeni, että tarjoajat kokevat tarjouspyyntöihin liittyvän ongelmia. Lisäksi todettiin, että tarjoajat tuntevat paikoin huonosti julkisen hankinnan periaatteita. Tuloksien perusteella löydettiin kehitettävää sekä tarjoajien että hankintayksiköiden tarjouspyyntö- ja tarjousosaamiseen liittyen.

Public procurement is a sector that has been studied a lot. These studies are mainly focused on finding problems considering the whole purchasing process. It has been noted that more detailed information would be reached by limiting perception view on specific part of the process. Therefore the intention of this study was to create more detailed information by focusing on just one stage of the process which was the request for quotation. This study was commissioned by joint purchase department Seutuhankinta. The aim was to find out in which reasons the bidder makes a quotation that cannot be accepted by buyer. The idea was to find out themes that bidders find challenging considering the request for quotation and tenders. By using the results of the study Seutuhankinta will be able to develop its operations. Study was carried out as an inquiry research among the bidders that had made a disqualified tender to Seutuhankinta in years 2010 and 2011. The survey consisted of questions about request for quotation and some other parts of the purchasing process. There were also questions about bidders operations and their process of making the tender. The theory of this study includes basic principles of public procurement especially about request for quotation and tendering. As a conclusion to this research bidders experience some difficulties in request for quotation. Their lack of information considering the public procurement was also noted. According to the study there’s room for improvement both on buyers and on bidders side.