Sähköisen laskun käytön tutkimus Case: Arkhimedes Liiketoimintasovellus

Abstract

Tämä opinnäytetyö tutkii Arkhimedes Liiketoimintasovelluksen käyttäjien sähköistä laskuttamista ja siihen vaikuttavia tekijöitä. Sähköinen laskuttaminen on ollut Arkhimedeksella mahdollista jo usean vuoden ajan, mutta sen käyttö ei ole yleistynyt odotetulla tavalla. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mikä on Arkhimedeksen käyttäjien sähköisen laskun käytön tilanne, miksi palvelu on otettu käyttöön, miksi palvelua käytetään ja mistä syystä palvelua ei käytetä. Arkhimedes on mikro- ja pienyrityksille suunnattu ilmainen laskutusohjelma, jonka työkalut laajenevat käyttäjän tarpeiden mukaan.

Opinnäytetyö jakaantuu tutkimuksen johdantoon, sähköisen laskutuksen esittelyyn, tutkimuksen teoriaosioon ja varsinaiseen tutkimukseen. Opinnäytetyön teoriapohjaksi on valittu muu-tosvastarinta ja verkostojen vaikutus. Teoriassa verrataan niiden vaikutusta sähköisen laskun käyttöönottoon. Opinnäytetyössä on käytetty kvantitatiivista tutkimusta.

56 % lähettää Arkhimedeksella sähköisiä laskuja, 43 % ei ja 1 prosentti on lopettanut palvelun käytön. Palvelun käyttöönottoon vaikuttaa vahvasti yrityksen asiakaskunta. Sähköinen lasku otetaan käyttöön asiakkaansa pyynnöstä tai vaatimuksesta. Palvelun käyttö vakiintuu yrityksen toimintatavaksi käyttöönoton jälkeen. Sähköisten laskujen lähettäminen on halvempaa ja tehokkaampaa kuin paperisten laskujen. 39 % vastanneista, jotka eivät lähetä sähköisiä laskuja, ottaisi palvelun käyttöön, jos heidän asiakkaansa sitä pyytäisivät.

Suurimmaksi ongelmaksi, miksi palvelua ei käytetä, ilmenee tietotaidon puute palvelusta ja sen käytöstä. 34 % ei ole ottanut sähköistä laskua käyttöön, koska ei ole tutustunut siihen. Vain 34 % tietää, miten sähköinen lasku otetaan käyttöön ja 29 % miten sähköinen lasku lähetetään. Muutosvastarintaa aiheuttaa perinteiseen laskutustapaan juurtuminen sekä palvelun maksullisuus. 22 % ei ole siirtynyt sähköiseen laskutukseen tyytyväisyydesta vanhaan toimintatapaan. 21 % siirtyisi sähköiseen laskutukseen, jos se olisi maksutonta.

Sähköisiä laskuja vastaanottavat yritykset levittävät palvelun käyttöä. Jotta sähköinen laskut-taminen yleistyisi, sähköisten laskujen lähettäjien tulisi vastaanottaa sähköisiä laskuja. Kun yritys sähköistää ostolaskujen käsittelyn, se muuttuu sähköisen laskutuksen palvelun käyttäjästä sen levittäjäksi pyytämällä laskuttajiltaan sähköistä laskua.

Usage of electronic invoicing Case: Arkhimedes Liiketoimintasovellus

This Bachelor’s thesis examines Arkhimedes Liiketoimintasovellus application’s users electronic invoicing and the factors influencing it. Electronic invoicing has been in use in general in Finland and with Arkhimedes for several years but its use is not as widespread as expected. The primary aim of the study was to determine the main reason why companies have taken electronic invoicing into use, why they use it and why not. Arkhimedes is a free invoicing program for small companies. The software can be upgraded to contain more features if needed.

The thesis is divided into introduction of the study, electronic invoice information part, theory section and the main research part. The theory for the thesis is resistance to change and network influence. The theories are viewed on how they affect companies’ invoicing methods. The research method for this thesis is quantitative research and it was conducted as a survey.

56 % of the respondents send electronic invoices with Arkhimedes. 43 % do not and 1 % has stopped using the service. The company’s clientele has a strong influence on the company’s invoicing method. The users of Arkhimedes take electronic invoicing into use because their clients request or demand invoice in an electronic form. The use of the service stabilizes as a standard after the introduction. Sending electronic invoices is cheaper and more efficient than paper invoices. 39 % of respondents who do not send electronic invoices would also use the service if their clients asked for it.

The main reason why the service has not been taken into use is the lack of knowledge of the service and its use. 34 % of the respondents have not taken the service into use since they are not familiar with it. Only 34 % knew how to take the service into use and 29 % how to send and electronic invoice. Strong resistance on chancing the company’s invoicing method was also caused by comfort in the old invoicing method and the price of the service. 22 % had not changed their invoicing method due to satisfaction with their old way of invoicing. 21 % would take the service into use if it was free.

Companies that receive electronic invoices spread the use of the service. In order for electronic invoicing to proliferate, the companies that send electronic invoices should also receive them. When a company digitizes its purchase invoice processing and starts to demand invoices in an electronic form, it starts to spread the use of the service.