Kohti digitaalista taloushallintoa: ostolaskujen käsittelyn sähköistäminen valtionhallinnossa

Abstract

Taloushallinnon sähköistäminen on ajankohtainen haaste valtionhallinnossa. Sen vuoksi olen valinnut opinnäytetyöni aiheeksi sähköisen ostolaskujärjestelmän käyttöönoton valtionhallinnon näkökulmasta. Opinnäytetyössä esitellään sähköisen laskujen ja asiakirjojen kierrätyksen sekä arkistoinnin järjestelmän käyttöönottoprojekti Oikeusministeriössä. Opinnäytetyön tarkoituksena on esittää järjestelmän käyttöönoton vaikutus menojen maksamisen - prosessiin. Opinnäytetyön teoriaosuus pyrkii antamaan käsityksen taloushallinnon sähköistymisestä, sähköisestä ostolaskusta sekä valtion palvelukeskusmallista ja valtion paperittomasta ympäristöstä. Opinnäytetyön empiirinen osio suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja siinä tutkittiin ostolaskujärjestelmän käyttöönoton vaikutusta ostolaskuprosessiin, järjestelmän käyttöönoton vaikutuksia laskujen käsittelijöiden työhön sekä kuvataan miten ostolaskujärjestelmän käyttöönotto on toteutettu valtionhallinnossa. Tutkimuksen tulosten perusteella voidaan todeta, että sähköisen ostolaskujärjestelmän käyttöönotto toi Oikeusministeriön tavoittelemia kustannussäästöjä sekä toiminnan tehostumista.

One of the biggest challenges in the Government`s business administration is digital accounting. That is why I have chosen the implementation of an e-flow system within Ministry of Justice to be the topic of my Master`s thesis. In my Master`s thesis the implementation of an e-flow system including handling of invoices and other business documents as well as archiving of those documents will be presented in the Ministry of Justice. The purpose of the Master`s thesis is to present the impact of the e-flow systems to the invoice handling process.

The theory part describes four topics related to the implementation of an e-flow system: - the process development in business administration - e-invoices - Shared services model in Finnish state administration - e-flow systems

The empirical part of the Master`s thesis was conducted as a qualitative research. The influences of the implementation of an e-flow system to the process of handling invoices and to the work of system users who handle electronic invoices were studied in the empirical part. It also describes the way the implementation was carried out in Finnish state administration.

The results indicate that the introduction of an electronic invoice system resulted in cost savings and process improvements which were pursued by the Ministry of Justice.