Kululaskutuksen sähköistäminen ja laskun kierto - Case: Bauhaus & Co Ky

Abstract

Suomessa tällä hetkellä hyvää vauhtia edistyvä taloushallinnon sähköistyminen on tämänkin toiminnallisen opinnäytetyön taustalla. Tämän hetkistä kehitystä voidaankin kutsua siirtymävaiheeksi, koska vain osa yrityksistä on ottanut käyttöön sähköisen taloushallinnon ja verkkolaskutuksen. Näin ollen laskutusprosesseissa täytyy olla valmiudet käsitellä sekä verkkolaskuja että paperisia laskuja.

Sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä saadaan monia etuja. Näitä ovat kustannussäästöt, taloushallinnon toimintojen tehostuminen sekä ympäristöystävällisyys. Verkkolaskutuksen käyttöönotto vähentää monia manuaalisia työtehtäviä ja taloushallinnon tehtävät ovat muuttumassa enemmänkin kontrolloiviksi.

Opinnäytetyö on työprojektin tarpeiden mukaan rajattu yrityksen kululaskutuksen sähköistämiseen ja laskun kierto -toimintoon. Teoriaosiossa käsitellään taloushallinnon kehitysprojektia, sähköistä kululaskuprosessia, verkkolaskutusta sekä sähköiseen taloushallintoon liittyvää lainsäädäntöä. Opinnäytetyössä kuvataan uudistunut kululaskuprosessi aina laskun saapumisesta, maksatukseen ja sähköiseen arkistointiin asti. Tämän opinnäytetyön tuotos on ohjeistukset eri toimijoille kululaskuprosessin eri vaiheisiin.

Case-yrityksessä kululaskut sähköistetään skannaamalla laskut liitteineen sähköiseen arkistoon. Laskujen kierto hoidetaan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään asennetun lisäosan (laskunkierrätysjärjestelmän) avulla. Kustannussäästöt ja tehokkuus syntyvät, kun laskuja ei tarvitsekaan enää postittaa yrityksen sisällä ja laskut siirtyvät sähköisesti välittömästi käsittelijältä toiselle. Uusien toimintatapojen käyttöönotto vaatii eri tahojen informoimista, kouluttamista ja tukemista. Jossain vaiheessa tulevaisuudessa yrityksessä on tarkoitus ottaa käyttöön verkkolaskutus kululaskuille.

Electrification of cost invoicing and the invoice cycle: a case study of Bauhaus & Co

The progressive electrification of financial management, already relatively advanced in Finland, is the background for this functional thesis. The current situation can be described as a transition period, as not all enterprises have implemented electronic financial management and electronic invoicing. Thus invoicing processes must be well equipped to deal with e-invoices and paper invoices.

The transition to electronic financial management can have a number of advantages. These include cost savings, improved efficiency of operations and environmental friendliness. The introduction of e-invoicing reduces many manual tasks and financial management tasks are becoming more controlled.

The thesis is restricted to company cost invoicing and the invoice cycle function based on the needs of a work project. The theoretical section discusses development projects of financial management, the electronic cost invoicing process, e-invoicing and electronic financial management legislation. This thesis describes a renewed cost invoicing process including the arrival of the invoice, payment and electronic archiving. The output of this thesis is in the form of guidelines for various participants in the different stages of the process.

In the case company cost invoices are electrified by scanning the invoices with attachments to electronic archives. The invoicing cycle is managed through the company's enterprise resource planning system which is installed as an add-on (invoices recycling system). Cost savings and efficiency arise when the invoices do not need longer be mailed within the company and invoices will electronically transfer directly to another handler. Introducing new practices requires distribution of information to different parties, training and support. At some point in the future the company is to introduce e-invoicing for cost invoices.