EDI Kemira Oyj:n AIV-tilausten käsittelyn edistäjänä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on kuvailla Kemira Oyj:n AIV-tilauksissa käytettävä EDI- eli sähköinen tilausjärjestelmä ja sen tuoma lisäarvo tilaustenkäsittelyyn. EDI tulee sanoista Electronic Data Interchange, jonka suomenkielinen käännös on OVT – Organisaatioiden välinen tiedonsiirto. Yksinkertaisesti määriteltynä EDI on sähköistä tiedonsiirtoa. EDI-tilausmahdollisuus otettiin käyttöön Kemirassa vuoden 2010 syksyllä ja toistaiseksi se on käytössä vain AIV-tilausten kohdalla kahden suurimman välittäjäkaupan, Hankkija-Maatalouden ja Rautakeskon kanssa. Kemiran tavoitteena on hyödyntää EDI-tilausmahdollisuutta myös muiden tuotteiden tilausten käsittelyssä, jotta aikaa jäisi enemmän asiakkaiden palvelemiseen.

Opinnäytetyön teoria avaa oikeanlaista lähestymistapaa EDI:n käyttöönottoon ja tuo esille näkökulmia, jotka siinä on syytä huomioida. Tutkimusaineistona käytettiin pitkälti 90-luvulle sijoittuvaa EDI-aiheista kirjallisuutta, jota päivitettiin nykyaikaisilla (internetissä julkaistuilla) tutkimusraporteilla. Työssä kuvaillaan EDI-tilausjärjestelmä, mikä perustuu Kemiran AIV-tilaustenkäsittelijän työn kautta tulleisiin kokemuksiin ja havaintoihin. Aihealueen syventämi-seksi on osallistuttu EDI- ja tilaustenkäsittelyaiheisiin palavereihin sekä tutustuttu yhteistyökumppaneiden – Movere Oy:n ja Hankkija-Maatalous Oy:n – tilausjärjestelmiin.

EDI-tilauksen mallintaminen ja vertailu perinteisiin tilausmenetelmiin vahvistivat käsitystä siitä, että EDI-tilauksen käsittely on nopeampaa ja vaatii vähemmän toimenpiteitä. Myös virheiden mahdollisuus vähenee merkittävästi. Teorian antamaan käsitykseen pohjattuna EDI:n seuranta ja sen vaatima paneutuminen eivät ole Kemiralla vielä priorisoituna korkealle. Yrityksen kehityssuunnan tilaustenkäsittelyssä ollessa EDI-painotteinen voidaan olettaa EDI:in vaatiman perehtymisen ja mielenkiinnon kasvavan viimeistään siinä vaiheessa, kun EDI-kumppaneita pyritään saamaan lisää. EDI:n mallintaminen tilaustenkäsittelyssä toimii pohjatietona EDI:n laajentamiseen sekä tietopakettina esimerkiksi perehdytystilanteissa.

Työssä esitetyt esimerkit ja kuvaukset osoittavat, että EDI-tilaus toimii aikaa säästävänä tekijänä niin Kemiran AIV-tilaustenkäsittelijälle kuin yhteistyökumppaneillekin. EDI:n käyt-töönottoa tulisi kuitenkin pohtia tapauskohtaisesti, sillä kaikenlaiseen toimintaan se ei välttämättä tuo lisäarvoa. AIV-tilausten lukumäärän ollessa suuri, on hyöty eritoten huo-mattavissa – käytettiin tilausten käsittelystä vapautunut aika sitten asiakkaiden palvelemiseen tai johonkin muuhun yrityksen priorisoimaan asiaan.

EDI Order System in Kemira Ltd’s AIV Ordering

The purpose of this bachelor’s was to describe the EDI order system in Kemira Ltd’s AIV ordering and also the benefits which EDI ordering brings to customer service. The EDI order system was introduced in the autumn of 2010 and so far only the pilot customer groups Hankkija-Maatalous and Rautakesko are ordering via the EDI. Kemira’s target is to take advantage of the EDI order possibility also for Kemira’s other products to provide better customer service.

The theory part of the thesis work offers a good way to approach the EDI innovations and brings up important things, which should be noticed when innovating it. EDI literature as researching material was mainly used from the 1990s, which was complemented with newer research reports. The thesis work describes the EDI ordering system, which is based on Kemira’s Customer Service Representative’s experiences and findings in her work. Specified information has also been received by participating in meetings where these topics were discussed and by getting acquainted oneself with the EDI partner’s ordering systems.

Modeling and comparing the EDI order’s to the traditional ordering strengths the impression that ordering via EDI is more fast and simple. Also the chance of mistakes will decrease. Based on the theoretical material it looks as though EDI’s monitoring and the involvement which it insists are not prioritized on the top in Kemira. In the future it will be accepted to assume that the prioritizing rises when Kemira will be looking for new EDI partners. EDI modeling serves basic information for the EDI ordering extension and as an information material for new users and employees.

The examples and descriptions in the thesis work are demonstrating that the EDI ordering saves time for both parts. EDI will not always bring added value and therefore it should always be discussed case-by-case before making decisions. In Kemira`s AIV orders the benefit is huge because the number of incoming orders is so high. This gives the company a great opportunity to prioritize the saved time in customer service or in other important tasks.