Työajan kohdistamisen vaikutukset projektin kannattavuuden arviointiin - Case Konsulttiyritys Oy

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdytään kehitysyhteistyöalalla toimivan konsulttiyrityksen projektien kannattavuuden arviointiin. Konsulttiyrityksen toiminta perustuu asiakkaiden toimeksi antamien kehitysyhteistyöhankkeiden eli projektien toteuttamiseen asiantuntijapalveluiden kautta. Yrityksessä kesällä 2012 käyttöönotettava toiminnanohjausjärjestelmä muuttaa yrityksen työajanseurantakäytäntöjä niin, että yrityksen työntekijöiden työaikaa aletaan kohdistaa projekteille ja muille eri työtehtäville palkanlaskentaa varten toteutettavan työajan laskennan lisäksi.

Uusi työajanseurantatapa mahdollistaa entistä tarkemman projektikohtaisen kustannuslaskennan. Kustannuslaskennan avulla saadaan tietoja projektin budjetointia varten ja budjetin myyntikatteen perusteella arvioidaan projektin kannattavuutta. Tulevaisuudessa myyntikatteen laskemisessa on siis mahdollista ottaa huomioon myös yrityksen työntekijöiden palkkakustannukset, joita laskelmissa ei aikaisemmin ole tarkasteltu. Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, miten työntekijöiden palkkakustannusten käsitteleminen projektilaskennassa välillisen yleiskulun sijasta välittömänä projektiin liittyvänä kuluna vaikuttaa yrityksen toteuttamien projektien kannattavuuteen.

Opinnäytetyön tutkimusongelmana ja tavoitteena on selvittää konsulttiyrityksen tarpeisiin, miten työajan kohdistamisessa tapahtuva muutos vaikuttaa projektien kannattavuuden arviointiin. Työajan kohdistamisen vaikutuksia projektin kannattavuuteen tarkastellaan erityisesti siitä näkökulmasta, millaisia olettamuksia konsulttiyrityksellä on ollut aiheesta. Tutkimuksen aineistona käytetään yrityksen työntekijöiden työajanseurantalomakkeista sekä projektien budjeteista saatavia tietoja. Tutkimus suoritetaan edellä mainittuja tietoja numeerisesti analysoimalla sekä yrityksen talousjohtajaa haastattelemalla.

Tutkimuksen tärkein johtopäätös on se, että kotitoimiston palkkakustannukset vaikuttavat merkittävästi projektin kannattavuuteen vastoin konsulttiyrityksen olettamuksia. Työajan kohdistaminen projekteille muuttaa projektin kannattavuuden arviointia ja luo sille todenmu-kaisemman pohjan. Palkkakustannusten huomioiminen budjetissa on välttämätöntä projektin kannattavuutta arvioitaessa ja kannattavuuden kehityksen seuraaminen vaatii budjettiseurannan säännöllistä toteuttamista. Kannattavuutta ei voida arvioida pelkästään määrällisillä mittareilla, vaan projektin yritykselle tarjoamat laadulliset hyödyt on otettava huomioon projektin kokonaiskannattavuutta arvioitaessa.

The effects of work time allocation on the evaluation of a project’s profitability: a case- study of Consultancy Company Ltd

This thesis focuses on a project profitability evaluation of a consultancy company, which operates in development cooperation field. The consultancy’s operations are based on providing support to donor-funded development projects through expertise services. In summer 2012 the company will introduce a new enterprise resource planning system which changes the work time tracking by allocating the work time to the projects and other assignments in addition to work time tracking for payroll computation.

The new work time tracking enables more accurate project-based cost accounting. Cost ac-counting offers information for budgeting and the budget’s sales margin provides the base for the project’s profitability evaluation. Thus in the future it is possible to take employees’ salary expenses into consideration when calculating the sales margin. The purpose of this thesis is to explore how the processing of the employees’ salary expenses as direct costs related to the project, instead of processing them as indirect costs, affects the projects profitability.

The research problem and the objective of this thesis is to examine on behalf of the consultancy how the change in work time allocation affects the project’s profitability evaluation. The effects are studied particularly from the perspective of the previous assumptions held by the consultancy towards this subject. The studied materials consist of information from the employees’ timesheets and the projects’ budgets. The study was conducted by analyzing the above-mentioned information and by interviewing the consultancy’s financial manager.

The most important conclusion of the study is that the employees’ salary expenses have a remarkable effect on the project’s profitability, contrary to the assumptions of the consultancy. Allocating the work time to the projects changes the project’s profitability evaluation and creates a more realistic base for it. Considering the salary expenses in the budget is essential for evaluating the project’s profitability, and monitoring the profitability development requires regular budget follow-up. Profitability can not only be evaluated by numerical indicators, but the qualitative benefits that the project offers to the company have to be taken into consideration when evaluating the overall profitability of the project.