Tietojärjestelmien käyttöönottomallin kehittäminen: case Yritys X
Paappanen, Henri (2012)
Paappanen, Henri
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205239388
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205239388
Tiivistelmä
Tietojärjestelmien määrä lisääntyy yrityksissä jatkuvasti ja niiden käyttöönottoja voi olla useita jopa saman vuoden aikana. Tämä aiheuttaa paineita erityisesti yrityksien tietohallinnoille, sillä käyttäjät odottavat saavansa järjestelmän heti käyttöönsä kaikilla ominaisuuksilla. Käyttöönoton merkitys on suuri ja pahimmassa tilanteessa kaikki tehty työ voidaan tuhota käyttöönottovaiheessa. Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin erään suuren yrityksen käyttöönottomalliin pilottiprojektin avulla ja kehitettiin sitä tutkimuksen ja teoreettisen tiedon kautta.
Tavoitteena oli tuottaa toimiva käyttöönottomalli yritykselle ja antaa jatkokehityksen aiheita. Yrityksen tämänhetkiset suunnitelmat painottuvat pääosin järjestelmätoimittajan tuottamaan tekniseen suunnitelmaan. Opinnäytetyön myötä malli tulee olemaan läpinäkyvämpi myös liiketoiminnan eli loppukäyttäjien suuntaan. Tarkoituksena on kuvata erilaisia lähestymistapoja käyttöönottoon ja avata vaiheen prosessia. Opinnäytetyön lopputuloksena valmistui uusi malli, jonka yritys voi ottaa käyttöönsä.
Pääasiallisina lähteinä toimi informaatioteknologiaan keskittynyt sekä projektitoiminnan yleinen kirjallisuus. Teoriaosuudessa keskitytään avaamaan käyttöönottoprosessia ja siihen liittyviä ongelmakohtia. IT-alan yleisenä de facto –standardina tunnettu ITIL avaa prosessia antamalla ohjeita, joita tulee ottaa huomioon käyttöönoton aikana. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole implementoida mallia ITIL:n pohjalta, vaan ottaa huomioon myös alan muu kirjallisuus ja erityisesti käyttäjien kokemukset käyttöönotoista.
Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena pilottiprojektin avulla ja mukana tässä tutkimuksessa oli kaksitoista henkilöä. Osaa haastateltiin vielä teemahaastattelun muodossa, jotta saatiin tarkentavia tietoja lomakekyselyn tueksi. Tutkimus suoritettiin vuosien 2009-2010 aikana ja lähestulkoon kaikki projektissa mukana olleet avainhenkilöt saatiin tutkimukseen mukaan.
Tutkimuksen tulosten ja teoreettisen viitekehyksen pohjalta käyttöönottomallia kehitettiin ja lopuksi malli luovutettiin yrityksen käyttöön. Malli tulee osaltaan tukemaan yrityksen jo olemassa olevaa projektimallia ja yrityksen päätettäväksi jää, otetaanko käyttöönottomalli yleiseen käyttöön kaikissa yrityksen projekteissa. Tämän opinnäytetyön tuotoksena syntynyt malli voisi toimia myös muissa yrityksissä, joissa suoritetaan tietojärjestelmien käyttöönottoja. Vaikka mallia on kehitetty osittain myös yrityksen käyttäjien kokemusten perusteella, se toimii myös erilaisissa käyttöönotoissa ja näin ollen mallia voisi käyttää myös eri yrityksissä.
Tavoitteena oli tuottaa toimiva käyttöönottomalli yritykselle ja antaa jatkokehityksen aiheita. Yrityksen tämänhetkiset suunnitelmat painottuvat pääosin järjestelmätoimittajan tuottamaan tekniseen suunnitelmaan. Opinnäytetyön myötä malli tulee olemaan läpinäkyvämpi myös liiketoiminnan eli loppukäyttäjien suuntaan. Tarkoituksena on kuvata erilaisia lähestymistapoja käyttöönottoon ja avata vaiheen prosessia. Opinnäytetyön lopputuloksena valmistui uusi malli, jonka yritys voi ottaa käyttöönsä.
Pääasiallisina lähteinä toimi informaatioteknologiaan keskittynyt sekä projektitoiminnan yleinen kirjallisuus. Teoriaosuudessa keskitytään avaamaan käyttöönottoprosessia ja siihen liittyviä ongelmakohtia. IT-alan yleisenä de facto –standardina tunnettu ITIL avaa prosessia antamalla ohjeita, joita tulee ottaa huomioon käyttöönoton aikana. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole implementoida mallia ITIL:n pohjalta, vaan ottaa huomioon myös alan muu kirjallisuus ja erityisesti käyttäjien kokemukset käyttöönotoista.
Tutkimus suoritettiin toimintatutkimuksena pilottiprojektin avulla ja mukana tässä tutkimuksessa oli kaksitoista henkilöä. Osaa haastateltiin vielä teemahaastattelun muodossa, jotta saatiin tarkentavia tietoja lomakekyselyn tueksi. Tutkimus suoritettiin vuosien 2009-2010 aikana ja lähestulkoon kaikki projektissa mukana olleet avainhenkilöt saatiin tutkimukseen mukaan.
Tutkimuksen tulosten ja teoreettisen viitekehyksen pohjalta käyttöönottomallia kehitettiin ja lopuksi malli luovutettiin yrityksen käyttöön. Malli tulee osaltaan tukemaan yrityksen jo olemassa olevaa projektimallia ja yrityksen päätettäväksi jää, otetaanko käyttöönottomalli yleiseen käyttöön kaikissa yrityksen projekteissa. Tämän opinnäytetyön tuotoksena syntynyt malli voisi toimia myös muissa yrityksissä, joissa suoritetaan tietojärjestelmien käyttöönottoja. Vaikka mallia on kehitetty osittain myös yrityksen käyttäjien kokemusten perusteella, se toimii myös erilaisissa käyttöönotoissa ja näin ollen mallia voisi käyttää myös eri yrityksissä.