Kehityskeskusteluprosessin uudistaminen BTJ Finland Oy:ssä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli uudistaa BTJ Finland Oy:n käytössä oleva kehityskes-kusteluprosessi. Tutkimuksen päätutkimusongelmana oli selvittää miten kehityskeskustelujen avulla voidaan tukea organisaation kehittymistä kohti oppivan organisaation ideaalikuvaa.

Ilmiön teoreettinen tarkastelu perustuu lähdeaineiston pohjalta rakentamaani malliin, jossa kehityskeskustelut nähdään muiden tehtäviensä lisäksi myös yhtenä välineenä työntekijöiden motivointiin sekä mahdollisuutena tunnistaa kehitystarpeisiin sopivia oppimistapoja. Malli lähtee siitä oletuksesta, että motivoituneet työntekijät kehittävät osaamistaan aktiivisemmin ja ovat valmiimpia hyödyntämään erilaisia oppimisen keinoja. Kun oppimisesta tulee osa normaaliin työhön kuuluvaa toimintaa, organisaatio voi kehittyä oppivaksi organisaatioksi.

Tutkimusstrategiaksi valitsin toimintatutkimuksen, joka mahdollisti tutkimuksellisuuden ja yrityksen toiminnan kehittämisen yhdistämisen. Toimintatutkimus mahdollisti myös aktiivisen osallistumiseni kehittämistyöhön tutkimusta vaarantamatta. Kehittämishanke jakaantui lopulta neljään toisiaan seuraavaan toimintatutkimuksen sykliin, joiden avulla tutkittava ilmiö voitiin pilkkoa hallittaviin osiin. Tutkimus ja siihen kuulunut kehittämishanke toteutettiin vuosien 2010-2012 aikana.

Kehittämishankkeen aikana koottiin kehityskeskusteluprosessiin kohdistuvat odotukset, tutustuttiin erilaisiin kehityskeskustelumalleihin ja lopulta muodostettiin sopivia elementtejä yhdistelemällä yrityksen tarpeiden mukainen kehityskeskustelumalli. Tässä yhteydessä arvioitiin myös emoyhtiön käytössä olevan kehityskeskustelumallin soveltuvuus ja todettiin se vain joiltain osin hyödyntämiskelpoiseksi. Mallin valmistumisen jälkeen esimiehet koulutettiin ja aloitettiin uudistetun kehityskeskusteluprosessin käyttäminen. Tutkimukselle käytettävissä oleva aika mahdollisti myös prosessin jatkokehityksen ja toisen keskustelukierroksen seuraamisen.

Tutkimuksen tuloksena löydettiin tapa tukea kehityskeskusteluilla organisaation kehittymistä oppivaksi organisaatioksi. Kehittämishankkeen aikana tehdyt havainnot oma-aloitteisuuden ja innovatiivisuuden lisääntymisestä tukivat muodostamani teoreettisen mallin perusoletuksien paikkaansa pitävyyttä tässä organisaatiossa.

Tutkimuksen lopputuloksena tunnistettiin lisäksi kaksi kehityskeskusteluprosessin uudistamiseen liittyvää parasta käytäntöä. Kehityskeskustelumallista pitää tehdä oman organisaation ”näköinen”, edes konsernin sisältä tuleva malli ei välttämättä ole suoraan sopiva. Kehityskeskustelujen onnistumisen ja oppivan organisaation syntymisen kannalta esimiesten motivointi ja muu valmistaminen kehityskeskustelumallin hyödyntämiseen on avainasemassa.

Renewal of development discussion process at BTJ Finland Oy

The purpose of this thesis was to renew the development discussion process used at BTJ Finland Oy. The main research problem of this study was to clarify how development discussions can support the organization’s transformation towards an ideal model of the learning organization.

The theoretical framework used to study this phenomenon was based on a model constructed by the author from the source material. The model sees development discussions as a tool to improve employee motivation and as a way to identify suitable learning methods to address the development needs of the employee. Furthermore, the model assumes motivated employees are more active in developing themselves and more prepared to apply various learning methods. As learning becomes an essential aspect of work, the organization can ultimately transform into learning organization.

Action research was chosen as a research strategy because of its suitability as a way of combining research work and development work. Action research also allowed the author to participate in development work without sacrificing the research work. The development project was divided into four consecutive cycles, each representing an easily manageable part of the phenomenon. Research work and the attached development project were conducted from 2010 to 2012.

During the development project expectations regarding the development discussion process were collected, various existing development discussion models studied carefully and finally by combining suitable elements a new model was created for the company. An existing development discussion model from the parent company was also studied, but it was not found to be suitable for this purpose. After the new model was created all line managers were trained to use it. During the research it was possible to follow two yearly rounds of development discussions and do further development on the process in between them.

As a result it was found that development discussion can actually be used to support the or-ganization’s transformation into a learning organization. It was also discovered that the customised theoretical model was accurate for this organization as innovativeness and self-imposed activity were increased.

During the research two best practices for renewing the development discussion were also identified. Firstly, it is essential that the development discussion process be tailored for the organization, as even a model from the parent company is not a perfect fit. Training and mo-tivating the line managers is a key to successful development discussions and only after this can the transformation to learning organization begin.