Varautumisen ketjuttaminen : miten kuljetusyrityksen ostopalvelut tukevat huoltovarmuutta

Abstract

Tämä opinnäytteenä tehty tutkimustyö tukee Huoltovarmuuskeskuksen Logistiikka 2030 -ohjelman valmistelua. Tutkimuksessa halutaan selvittää, mihin kuljetusyritysten varautumisen kehittämistarpeeseen tulee vaikuttaa ympäristössä, jossa kuljetuspalveluun liittyviä toimintoja on ketjutettu ostosopimuksilla palveluntuottajille. Aihetta lähestytään Maakuljetuspoolin huoltovarmuuskriittisen yrityksen näkökulmasta.

Tutkimuksen kirjallisuusanalyysissä tarkastellaan huoltovarmuuden käsitettä kokonaisturvallisuuden osatekijänä, liiketoimintasopimusten ja jatkuvuuden hallinnan merkitystä varautumisen toteutumiseen sekä vastuullisuutta. Merkittävänä lähteenä työssä käytetään alan normeja. Lisäksi työssä viitataan pääosin julkishallinnon alan selvityksiin ja ohjeisiin sekä SFS-EN ISO 22301:2019 Turvallisuus ja kriisinkestävyys -standardiin.

Työn tutkimusosuuteen sisältyy neljä tutkimuskysymystä. Tuloksena kriittisen kuljetusyrityksen huoltovarmuuden minimitavoitteiden teoriapohjainen määrittely avaa näkökulmaa siihen, että säädösperusteisten vastuiden lisäksi yrityksiin kohdistuu odotuksia ja suosituksia muista lähtökohdista. Kolmen muun kysymyksen osalta tutkimus toteutettiin yritysten johtohenkilöille osoitetulla puolistrukturoidulla teemahaastattelulla. Kriittisille kuljetusyrityksille ja niiden nimeämille kriittisille palveluntuottajille esitettiin kolmeen teemaan jaettuja kysymyksiä. Puolistrukturoidun haastattelun kautta tutkimukseen oli mahdollista saada ajankohtaista tietoa siitä, vastaako kuljetusyrityksen ostopalvelusopimuksen varautumisen ehtojen tilanne tavoitetilaa, mitä taustatekijöitä yrityksen varautumiseen vaikuttaa ja mitä kehittämistarpeita jatkuvuuden hallinnassa sopimuksellisesti on.

Tuloksissa korostuu keskinäisriippuvuus ja kommunikoinnin tarve. Kriittiselle kuljetusyritykselle asetetut varautumisen tavoitteet vaativat täsmennyksiä ja tiivistä yhteistyötä sidosryhmän organisaatioiden kanssa. Huoltovarmuuden varmistamisen, jatkuvuuden hallinnan sekä vastuullisuustyön omistajuuden ja työnjaon ymmärtäminen ei ole vielä tavoitetilassa. Jotta yhteiskunnan huoltovarmuus ja varautumisen edellytykset toteutuvat poikkeusoloissa ja vakavissa häiriöissä, kriittisen kuljetusyrityksen palveluiden ja hankintojen ostosopimuksiin tulee neuvotella niihin liittyviä ehtoja ja sitoumuksia nykyistä laajemmin. Tämän lisäksi yrityksen sidosryhmien sitoutumista huoltovarmuuteen on mitattava myös muilla kriteereillä. Näitä ovat yritysten vastuullisuuteen tähtäävät toimenpiteet, jotka osaltaan tukevat jatkuvuutta ja varautumista. Yritykset, joiden strategia ja organisaatiomalli tukevat jatkuvuuden hallintaa erityisesti vastuullisuustyön avulla, toteuttavat edelläkävijän tavoin hyviä varautumiseen johtavia keinoja.

Kehitysehdotuksena on Huoltovarmuusorganisaation taholta varmistaa, että yhteiskunnan varautumisvelvollisuutta varmistamaan valittu kuljetusyritys tietää valintansa perusteet huoltovarmuuden kriittisenä tekijänä. Tällä tavoin yritys sisäistää roolinsa ja vastuunsa, ja tuntee sidosryhmänsä sekä hyödyntää standardoituja prosesseja varautumisen toteutumiseksi.

This research work supports the preparation of the Logistics 2030 program of the National Emergency Supply Agency. The aim of the study is to find out how to develop transport companies’ emergency preparedness considering an environment where transport service-related functions have been chained through agreements to service providers. The topic is approached from the perspective of the critical transport company in the Land Transport Pool.

The study examines the concept of security of supply as a component of concept for comprehensive security. The focus is on the importance of business agreements and continuity management for the implementation of preparedness and sustainability. Industry standards are used as a significant source in the work. In addition, the work strongly refers to reports and instructions in the field of public administration and the SFS-EN ISO 22301:2019 Security and resilience -standard.

The research part of the thesis includes four questions. As a result, the theory-based definition of minimum security of supply objectives for a critical transport company opens the perspective that, in addition to regulatory responsibilities, companies have expectations and recommendations from other points of view. For the other three questions, the study was conducted through a semi-structured thematic interview addressed to company executives. Critical transport companies and the critical service providers they designated were asked questions divided into three themes. Through a semi-structured interview, it was possible to obtain up-to-date information on whether the situation of the transport company's purchasing contract conditions corresponds to the target state, what background factors affect the company's preparation and what needs there are in the contract to develop continuity management.

The results emphasize interdependence and need for communication. The preparedness targets set for a critical transport company require clarification and close cooperation with stakeholder organizations. In topics such as understanding the objectives of security of supply, continuity management and the ownership and responsibilities the work is not yet in line with the target. In order to ensure the security of supply and the preconditions for preparedness to be realized in state of emergency and serious disruptions, the conditions and commitments related to the purchase of services and procurement of a critical transport company must be negotiated more extensively. In addition to this, the commitment of the company's stakeholders to security of supply must also be measured by other criteria. These include corporate sustainability measures, which help to support continuity and preparedness. Companies whose strategy and organizational model support the management of continuity, in particular through sustainable development work, like the pioneer, implement good tools for preparedness.

The development proposal is to ensure that the selected transport company knows the rationale for its choice as a critical factor in security of supply by the Security of Supply Organization. This way, company internalizes its role and responsibilities, and knows its stakeholders, as well as utilizes standardized processes to implement preparedness.